แผนธุรกิจ กับ SMEs ตอน….การนำเสนอแผนธุรกิจ

การนำเสนอแผนธุรกิจถือเป็นการสื่อสาร แบบเผชิญหน้า ระหว่างผู้ประกอบการซึ่งอาจเป็นผู้จัดทำหรือผู้เขียนแผนธุรกิจ กับผู้พิจารณาซึ่งอาจเป็นเจ้าหน้าที่ของธนาคารหรือสถาบันการเงิน หรือเป็นบุคคลภายนอก

การนำเสนอแผนธุรกิจ (Business plan presentation) โดยแท้จริงแล้วถือได้ว่าเป็นขั้นตอนสำคัญขั้นตอนหนึ่ง ไม่น้อยกว่าขั้นตอนหรือกระบวนการจัดทำหรือการเขียนแผนธุรกิจ และในปัจจุบันที่แผนธุรกิจถือเป็นเรื่องสำคัญสำหรับผู้ประกอบการ ที่ต้องมีความรู้ความเข้าใจอย่างถูกต้อง เนื่องจากแผนธุรกิจถือได้ว่าเป็นเอกสารหรือเครื่องมือสำคัญ ในการขอรับการสนับสนุนทางการเงินของผู้ประกอบการหรือธุรกิจ แต่ส่วนใหญ่แล้วมักจะมุ่งเน้นในเรื่องของวิธีการ หรือความสามารถในการเขียนแผนธุรกิจ ว่าจะเขียนอย่างไร มีโครงสร้างของแผนธุรกิจอย่างไร จะแสดงข้อมูลรายละเอียดใดจึงจะถูกต้องเหมาะสม

โดยละเลยในเรื่องของการนำเสนอแผนธุรกิจ ซึ่งถือเป็นขั้นตอนสำคัญภายหลังจากได้จัดทำแผนธุรกิจเป็นที่เรียบร้อย และนำส่งแผนธุรกิจที่ได้จัดทำขึ้น ไปยังธนาคารหรือสถาบันการเงิน หรือหน่วยงานที่ให้การสนับสนุนผู้ประกอบการแล้ว ทำให้จากการละเลยหรือไม่ให้ความสำคัญในขั้นตอนการนำเสนอแผนธุรกิจดังกล่าวนี้ ส่งผลให้ผู้ประกอบการได้รับการปฏิเสธ หรือผู้พิจารณาแผนไม่สามารถเข้าใจรายละเอียดต่างๆ ที่ระบุไว้ในแผนธุรกิจอย่างถูกต้อง ในขณะที่ถ้าผู้ประกอบการสามารถนำเสนอแผนธุรกิจได้ดี ก็จะเป็นสิ่งที่ช่วยทำให้ธุรกิจได้รับการสนับสนุนจากผู้พิจารณาแผน หรือจากทางธนาคารหรือสถาบันการเงินด้วยเช่นกัน

นอกจากนี้ในกรณีที่ผู้จัดทำแผนอาจเป็นนักเรียน นักศึกษา ในสถาบันการศึกษา ที่มีหลักสูตรเกี่ยวกับการจัดทำแผนธุรกิจในการเรียน หรือใช้เพื่อการประกวดแข่งขัน หรือแม้แต่ผู้ประกอบการที่เข้ารับการอบรมในโครงการพัฒนาผู้ประกอบการ เช่น ศูนย์บ่มเพาะธุรกิจ หรือ โครงการผู้ประกอบการใหม่ เป็นต้น ที่ต้องมีการนำเสนอแผนธุรกิจที่จัดทำขึ้นเมื่อจบหลักสูตร ก็มักจะขาดทักษะในการนำเสนอแผนธุรกิจที่ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ประกอบกับไม่มีการสอนหรือกล่าวถึงเรื่องของการนำเสนอแผนธุรกิจนี้ ว่ามีส่วนสำคัญอย่างไรต่อการพิจารณาแผนธุรกิจของผู้ประกอบการ

ดังนั้นผู้เขียนจึงเห็นสมควรจะกล่าวถึงเรื่องของการนำเสนอแผนธุรกิจ (Business plan presentation) ว่ามีรายละเอียดและความสำคัญอย่างไร โดยหวังว่าจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ประกอบการ และนักศึกษาในการจัดทำแผนธุรกิจต่อไปในอนาคต

การนำเสนอแผนธุรกิจถือเป็นการสื่อสารแบบเผชิญหน้า (Face to face communication) ระหว่างผู้ประกอบการซึ่งอาจเป็นผู้จัดทำหรือผู้เขียนแผนธุรกิจ กับผู้พิจารณาซึ่งอาจเป็นเจ้าหน้าที่ของธนาคารหรือสถาบันการเงิน หรือเป็นบุคคลภายนอก เช่น ผู้ทรงคุณวุฒิ กรรมการพิจารณาแผนธุรกิจ ผู้ร่วมลงทุน ลูกค้า หรือคู่ค้าในธุรกิจ เป็นต้นซึ่งการนำเสนอแผนธุรกิจสามารถแบ่งได้เป็น 2 ลักษณะ คือการนำเสนอแบบเป็นทางการ (Formal presentation) กับการนำเสนอแบบไม่เป็นทางการ (Informal presentation) โดยรูปแบบการนำเสนอแบบเป็นทางการ จะเป็นรูปแบบที่นำเสนอแผนธุรกิจต่อหน้าคณะกรรมการ เจ้าหน้าที่ ผู้ทรงคุณวุฒิ หรือบุคคลภายนอก ภายในสถานที่เฉพาะ เช่น ห้องประชุม ห้องสัมมนา มีวาระการนำเสนอ ที่มีข้อกำหนดและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน โดยอาจมีการกำหนดระยะเวลาการนำเสนอ หรือกำหนดเวลาในการซักถามหรือไม่ก็ได้ หรือถ้าจะให้เห็นภาพอย่างง่ายๆ ก็จะมีลักษณะเหมือนการนำเสนอหน้าชั้นในสมัยเรียนหนังสือนั่นเอง

ซึ่งการนำเสนอในรูปแบบเป็นทางการนี้มักจะเกิดขึ้นสำหรับการประกวดหรือการแข่งขันด้านแผนธุรกิจ หรือการนำเสนอแผนธุรกิจของผู้ประกอบการที่เข้าอบรมในหน่วยงานเท่านั้น ในขณะที่รูปแบบการนำเสนอที่ไม่เป็นทางการ จะอยู่ในรูปแบบการพูดคุย การสัมภาษณ์ การซักถามหรือตอบข้อสงสัย ระหว่างผู้นำเสนอแผนกับผู้พิจารณาแผน

ซึ่งโดยปกติแล้วการนำเสนอแผนธุรกิจสำหรับผู้ประกอบการ SMEs จะอยู่ในรูปแบบของการนำเสนอที่ไม่เป็นทางการเกือบทั้งสิ้น เพราะแทบจะไม่มีเหตุการณ์ที่ผู้ประกอบการ หรือผู้จัดทำแผนธุรกิจ ได้มีการนำเสนอที่เป็นทางการ ต่อหน้าคณะกรรมการของธนาคารหรือสถาบันการเงินที่ให้การสนับสนุนเลย โดยจะเป็นหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ของหน่วยงาน เป็นผู้นำเสนอแผนธุรกิจแทนผู้ประกอบการ

แต่ในปัจจุบันที่ผู้ประกอบการรุ่นใหม่ส่วนมากมักจะใช้ Notebookประกอบการนำเสนอแผนธุรกิจ ให้กับเจ้าหน้าที่ธนาคารหรือสถาบันการเงิน เพราะมีข้อมูลรายละเอียดต่างๆทั้งหมดของแผนธุรกิจ รวมถึงสามารถแสดงข้อมูลเพิ่มเติมต่างๆได้ดี โดยเฉพาะด้านภาพ และข้อมูลประกอบอื่นๆของธุรกิจ

ซึ่งวิธีการและรูปแบบการนำเสนอดังกล่าวนี้ จะคล้ายคลึงกับการนำเสนอแบบเป็นทางการ ดังนั้นถ้าผู้ประกอบการหรือผู้จัดทำแผนธุรกิจ ทราบถึงวิธีการนำเสนอแผนธุรกิจแบบเป็นทางการอย่างถูกต้อง ก็จะเป็นประโยชน์ต่อการนำเสนอแผนธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพได้ในอนาคต แม้จะอยู่ในรูปแบบไม่เป็นทางการตลาด ซึ่งวัตถุประสงค์ที่ต้องมีการนำเสนอแผนธุรกิจของผู้ประกอบการ หรือผู้จัดทำแผนธุรกิจนั้น ส่วนใหญ่แล้วจะมีวัตถุประสงค์หลัก 5 ประการประกอบด้วย

เพื่อเป็นการอธิบายแนวคิดสำคัญของธุรกิจ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้นำเสนออธิบายถึงที่มาของแนวความคิดในการเริ่มต้นหรือการดำเนินธุรกิจ หรืออาจเป็นประเด็นสำคัญในตัวผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการของธุรกิจ อันมาจากแนวความคิดใหม่ (New business idea) ซึ่งอาจมาจากจุดเด่นในการแก้ปัญหาของลูกค้า หรือผู้บริโภคในการใช้ผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการที่มีอยู่ในตลาด หรือไม่เคยมีมาก่อนในตลาดก็ตาม หรือเป็นผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการที่สอดคล้องกับความต้องการของตลาด ซึ่งผู้พิจารณาแผนจะได้ประเมินถึงความเป็นไปได้ของธุรกิจ (Business feasibility) โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นธุรกิจใหม่หรือผู้ประกอบการใหม่ ว่าจากแนวความคิดดังกล่าวนั้น ธุรกิจดังกล่าวมีความเป็นไปได้จริงมากน้อยเพียงใด รวมถึงสามารถแข่งขันได้กับผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการของธุรกิจอื่นที่มีอยู่ในตลาดได้หรือไม่

เพื่อทราบถึงการวางแผนและการดำเนินธุรกิจ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้พิจารณาแผนทราบถึงวิธีการดำเนินการของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นด้านการบริหารจัดการ ด้านการตลาด ด้านการผลิตและด้านการเงิน ว่าเหมาะสมกับธุรกิจ มีเหตุผลมากน้อยเพียงใด ซึ่งรายละเอียดบางอย่างผู้นำเสนออาจ มิได้ระบุไว้ในเอกสารแผนธุรกิจ หรือต้องการให้รายละเอียดเพิ่มเติม เนื่องจากถือเป็นกลยุทธ์หรือเคล็ดลับสำคัญที่อาจมิได้ระบุไว้โดยตรงในเอกสารแผนธุรกิจ

เพื่อสอบทานความถูกต้องและข้อมูลในแผนธุรกิจ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้นำเสนออธิบายถึงข้อมูลต่างๆในแผนธุรกิจ เพื่อเป็นการสอบทานข้อมูลของผู้พิจารณาแผน ว่าผู้นำเสนอหรือตัวผู้ประกอบการนั้นมีความรู้ความเข้าในแผนธุรกิจที่จัดทำขึ้น เนื่องจากในปัจจุบันที่ผู้ประกอบการมีการว่าจ้างที่ปรึกษา หรือผู้เชี่ยวชาญในการจัดทำแผนธุรกิจให้แก่ตนเอง ซึ่งอาจเขียนรายละเอียดต่างๆของแผนธุรกิจจนดีเกินกว่าความเป็นจริง หรือไม่เหมือนกับการวางแผนของผู้ประกอบการ หรือแตกต่างจากการดำเนินงานจริงของธุรกิจ โดยผู้พิจารณาแผนซึ่งมักเป็นเจ้าหน้าที่ของธนาคารหรือสถาบันการเงิน จะได้ใช้ประเมินความสามารถ ในการวางแผนและการบริหารจัดการของผู้ประกอบการได้อย่างถูกต้อง

เพื่อให้ข้อมูลเพิ่มเติม หรือตอบข้อสงสัยเกี่ยวกับธุรกิจ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้พิจารณาแผนสอบถามผู้นำเสนอเกี่ยวกับข้อมูลบางส่วน ที่อาจมีข้อสงสัยหรือยังไม่มีความชัดเจนเพียงพอ ภายหลังจากการอ่านรายละเอียดในแผนธุรกิจแล้ว ซึ่งส่วนใหญ่แล้วจะเป็นเรื่องของประมาณการ หรือสมมติฐานต่างๆที่ระบุไว้ เช่น ที่มาของรายได้ ยอดขาย ต้นทุน หรืออัตราการเปลี่ยนแปลงต่างๆ รวมถึงเหตุผลสำคัญต่างๆในการกำหนดกลยุทธ์หรือวิธีการดำเนินการของธุรกิจในแผนธุรกิจ

เพื่อการตัดสินใจให้การสนับสนุน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อใช้ในการตัดสินใจขั้นสุดท้าย หรือตัดสินใจเลือกในการสนับสนุน การตัดสินต่างๆ ซึ่งมักใช้ในการประกวดแข่งขันด้านแผนธุรกิจ เช่น แผนธุรกิจที่มีคะแนนใกล้เคียงกัน การตัดสินผลแพ้ชนะในการแข่งขัน ก็อาจจะขึ้นอยู่กับความสามารถในการนำเสนอแผนของผู้จัดทำ ว่าสามารถสื่อสาร สามารถแสดงรายละเอียดของแนวคิดสำคัญของธุรกิจ หรือสามารถแสดงให้เห็นจุดเด่น หรือข้อแตกต่างของกระบวนการในการวางแผนของธุรกิจอย่างไร รวมทั้งการตัดสินให้คะแนนของการจัดทำแผนธุรกิจ ถ้าเป็นการนำเสนอที่ใช้ในการศึกษา เป็นต้น
การนำเสนอแผนธุรกิจมีองค์ประกอบสำคัญ 4 ส่วนประกอบด้วย
1. เอกสารแผนธุรกิจ (Business plan document)

2. การนำเสนอด้วยภาพ (Visual presentation)

3. การนำเสนอด้วยคำพูด (Verbal Presentation)

4. การตอบข้อซักถาม (Answering from questions)

เอกสารแผนธุรกิจ ถือเป็นองค์ประกอบแรกและอาจถือได้ว่าเป็นองค์ประกอบสำคัญที่สุดของการนำเสนอ เพราะเอกสารแผนธุรกิจถือเป็นจุดเริ่มต้นในการนำเสนอ ไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบการนำเสนอแบบเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ตาม แม้ว่าในเบื้องต้นผู้ประกอบการอาจจะให้รายละเอียดแก่ผู้พิจารณาแผน หรือเจ้าหน้าที่ธนาคารหรือสถาบันการเงิน จากการพูดคุยชี้แจงเกี่ยวกับธุรกิจ โดยไม่มี เอกสารแผนธุรกิจประกอบเลยก็ตาม แต่ก็จะเป็นได้เพียงการนำเสนอความคิด หรือรายละเอียดทั่วไปของธุรกิจเท่านั้น ซึ่งผู้พิจารณาแผนหรือเจ้าหน้าที่ก็จำเป็นต้องร้องขอให้ผู้ประกอบการ หรือผู้นำเสนอไปดำเนินการจัดทำแผนธุรกิจ ซึ่งเป็นลายลักษณ์อักษรมาส่งอีกครั้งหนึ่ง เพราะการพิจารณาแผนธุรกิจนั้นจะยึดถือตามข้อมูลหรือรายละเอียดต่างๆที่ระบุไว้เอกสารแผนธุรกิจ โดยองค์ประกอบอื่นๆในการนำเสนอนั้นเป็นส่วนเสริม เพื่อให้ผู้พิจารณาแผนมีความเข้าใจในรายละเอียดต่างๆ ที่ระบุไว้ในเอกสารแผนธุรกิจมากขึ้น

ดังนั้นสำหรับผู้ประกอบการแล้ว จึงควรดำเนินการจัดทำแผนธุรกิจให้เป็นที่เรียบร้อย หรืออย่างน้อยก็มีรายละเอียดสำคัญหรือจำเป็น ให้แล้วเสร็จก่อนที่จะไปทำการนำเสนอ เพื่อมิให้เป็นการเสียเวลาทั้งสองฝ่าย อีกทั้งผู้พิจารณาแผนหรือเจ้าหน้าที่ธนาคารหรือสถาบันการเงิน ก็จะมีความสะดวกในการพิจารณาข้อมูลต่างๆ จากการนำเสนอได้อย่างถูกต้องและเป็นลำดับ แต่ก็ยังมีผู้ประกอบการบางส่วนที่มักดำเนินการไปนำเสนอแผนธุรกิจ กับทางธนาคารหรือสถาบันการเงินก่อนที่จะจัดทำแผนธุรกิจ เพื่อดูว่าตนเองมีโอกาสมากน้อยเพียงใดในการได้รับการสนับสนุน

ซึ่งถ้ามีโอกาสจึงจะไปดำเนินการจัดทำแผนธุรกิจ เพราะไม่ต้องการเสียค่าใช้จ่าย หรือเสียเวลาในการจัดทำแผนธุรกิจ ซึ่งเป็นความเข้าใจที่ผิดเป็นอย่างยิ่ง เพราะไม่มีผู้พิจารณาแผนหรือเจ้าหน้าที่ธนาคารหรือสถาบันการเงินใด ที่สามารถตัดสินใจได้ว่าธุรกิจนั้นดีหรือไม่ จากเพียงคำพูดหรือจากการนำเสนอเพียงอย่างเดียว เพราะต้องพิจารณาจากรายละเอียดต่างๆ โดยเฉพาะความถูกต้อง ตัวเลข ผลคำนวณ ประมาณการต่างๆ ซึ่งต้องเป็นลายลักษณ์อักษร และใช้เวลาในการตรวจสอบพอสมควร ซึ่งในช่วงเวลาจากการนำเสนอนั้นไม่สามารถลงลึก หรือผู้พิจารณาสามารถจดจำในรายละเอียดในระดับดังกล่าวได้ ถึงแม้ว่าจะมีการใช้ Notebook ประกอบการนำเสนอก็ตาม

ดังนั้นผู้ประกอบการควรตระหนักถึงความสำคัญของเอกสารแผนธุรกิจที่ควรจัดทำให้เรียบร้อย หรือมีข้อมูลเพียงพอสำหรับผู้พิจารณาแผนหรือเจ้าหน้าที่ของธนาคารหรือสถาบันการเงิน ในการพิจารณาเกี่ยวกับธุรกิจได้อย่างถูกต้อง จากข้อมูลในเอกสารแผนธุรกิจเป็นสำคัญ

การนำเสนอด้วยภาพ จัดเป็นองค์ประกอบที่สองจากเอกสารแผนธุรกิจ โดยการนำเสนอด้วยภาพนี้หมายถึงสิ่งที่ผู้นำเสนอแผนนำเสนอรายละเอียดต่างๆของธุรกิจ ให้กับผู้พิจารณาแผนธุรกิจหรือเจ้าหน้าที่ของธนาคารหรือสถาบันการเงิน เช่น ผลิตภัณฑ์ สินค้า ของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นรูปถ่าย สินค้าตัวอย่าง สถานประกอบการ กระบวนการในการผลิตสินค้าหรือบริการ กิจกรรมต่างๆของธุรกิจ เป็นต้น ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วก็จะมีภาพดังกล่าวอยู่แล้วในเอกสารแผนธุรกิจ โดยภาพดังกล่าวนี้จะเป็นสิ่งที่ช่วยอธิบายหรือสร้างความเข้าใจให้ผู้พิจารณาแผน เข้าใจในรายละเอียดต่างๆของธุรกิจได้ดียิ่งขึ้นมากกว่าการอธิบายหรือแปลความหมายจากตัวอักษร โดยเฉพาะเกี่ยวกับตัวสินค้าหรือบริการ

นอกจากเรื่องของภาพถ่ายดังกล่าวแล้ว การนำเสนอด้วยภาพยังรวมถึงภาพลักษณ์สิ่งที่ปรากฏ หรือรูปแบบในการนำเสนอแผนธุรกิจ ระหว่างผู้นำเสนอแผนกับผู้พิจารณาแผนอีกด้วย เช่น บุคลิกของผู้นำเสนอแผน การแต่งกายที่เหมาะสม ท่าทางหรือการใช้ภาษากาย (Body language) การนำเสนอด้วยการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์สำหรับการนำเสนอ เช่น PowerPoint การใช้วีดีโอ การสาธิต การทดสอบ เป็นต้น โดยเฉพาะการนำเสนอแผนธุรกิจในปัจจุบัน ที่ผู้ประกอบการมักใช้ Notebook ประกอบการนำเสนอ โดยการใช้ PowerPoint ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบเป็นทางการหรือไม่ก็ตาม เพราะถือเป็นวิธีการที่แพร่หลายในปัจจุบัน ทั้งที่เป็นการนำเสนอของธุรกิจต่อธนาคารหรือสถาบันการเงิน หรือการนำเสนอในการเรียน หรือการศึกษาอบรมในหน่วยงานต่างๆ โดยสำหรับการจัดทำ PowerPoint ที่ใช้ในการนำเสนอแผนธุรกิจ ควรมีแนวทางในการจัดทำดังนี้คือ

– อย่าคัดลอกข้อมูลทั้งหมดของแผนธุรกิจมาจัดทำ Slide ในการนำเสนอ เพราะจะทำให้ Slide มีจำนวนมาก และใช้เวลานานในการนำเสนอ รวมถึงไม่มีความจำเป็นเพราะผู้พิจารณาแผนสามารถอ่านได้จากเอกสารแผนธุรกิจอยู่แล้ว
– อย่าใช้วิธีการอ่าน Slide ที่จัดทำมา แต่ควรใช้การสรุปเฉพาะประเด็นเนื้อหาสำคัญ หรืออาจกล่าวได้ว่า “ไม่ต้องเขียนทุกอย่างที่พูด และไม่ต้องพูดทุกอย่างที่เขียน”

– ใน Slide 1 แผ่น ในส่วนเนื้อหาควรมีประมาณ 5-7 บรรทัด โดยเป็นการสรุปเฉพาะประเด็น (Topic) หรือเนื้อหาสำคัญ ที่จะนำเสนอหรือกล่าวถึงเท่านั้น

– ผู้นำเสนอควรใช้เวลานำเสนอประมาณ 10-15 นาที โดยมากที่สุดไม่ควรเกิน 20 นาที เพราะผู้พิจารณาจะมีความสนใจ หรือสามารถติดตามเนื้อหาของแผนธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพในช่วงเวลาดังกล่าวเท่านั้น โดยใช้เวลาส่วนที่เหลือในการตอบข้อซักถามจะเป็นประโยชน์มากกว่า

– จำนวน Slide หลักในการนำเสนอประมาณ 10-15 Slide แต่อาจจัดทำ Slide สำหรับข้อมูลประกอบหรือข้อมูลสนับสนุนเตรียมไว้ในกรณีตอบข้อซักถาม ซึ่งอาจใช้ Function-Hide slides ในโปรแกรม PowerPoint เพื่อไม่ให้แสดง Slide ในส่วนดังกล่าวไว้ก่อน หรืออาจเตรียมข้อมูลสนับสนุนไว้ในรูปเอกสารก็ได้

– พื้นหลัง (Background) ของ Slide ถ้าเลือกใช้สีเข้ม เช่น น้ำเงิน ดำ น้ำตาล ให้เลือกใช้ตัวอักษร (Text) สีอ่อน เช่น ขาว เหลือง ครีม เป็นต้น โดยในทางกลับกันถ้าพื้นหลัง Slide สีอ่อนให้ใช้ตัวอักษรสีเข้ม และอย่าใช้สีที่ตัดกันหรือเป็นคู่สีตรงข้ามหลายๆสีใน Slide เดียวกัน และผู้พิจารณาแผนจะเห็นหรืออ่านรายละเอียดได้โดยยาก

– ขนาดของตัวอักษรต้องเห็นได้ชัดเจนในระยะพอสมควร เพราะอาจต้องมีการนำไปฉายผ่าน Projector เพราะอาจมีผู้พิจารณาแผนหลายคน โดยถ้าใช้ Font ภาษาไทย เช่น Font ตระกูลAngsana, Cordia, Browallia ขนาดอักษรหัวเรื่อง (Heading) ควรมีขนาดตั้งแต่ 40-48 point ขนาดอักษรเนื้อหา (Context) ควรมีขนาดตั้งแต่ 28-36 point แต่สำหรับ Font ภาษาอังกฤษ เช่น Font ตระกูล Arial, Times New Roman ควรใช้ขนาดที่เล็กลงมา เนื่องจากในขนาด Point เดียวกัน Font ภาษาอังกฤษจะมีขนาดใหญ่กว่า Font ภาษาไทย เช่น ขนาดอักษรหัวเรื่องถ้าใช้ Font ควรมีขนาดตั้งแต่ 32-36 point ขนาดอักษรเนื้อหา ควรมีขนาดตั้งแต่ 24-30 point แต่ทั้งนี้ให้พิจารณาตามความเหมาะสมและความสวยงาม

– การใช้ภาพถ่าย กราฟ แผนภูมิ ตาราง ที่เกี่ยวข้องอย่างเหมาะสม ประกอบ Slide ในการนำเสนอ จะเป็นการช่วยอธิบายให้ผู้พิจารณาเข้าใจในรายละเอียดต่างๆ ของธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น แต่ต้องไม่มีรายละเอียดมากจนเกินไปในการแปลความหมาย

– หลีกเลี่ยงการใช้ Clipart ที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ โดยเฉพาะที่เป็น Clipart ประเภทการ์ตูนภาพเคลื่อนไหว หรือ Animation เนื่องจากจะดึงความสนใจของผู้พิจารณาแผนออกไป และ Clipart ประเภทนี้เหมาะกับการบรรยายในการเรียนการสอน มากกว่าที่จะใช้ในการนำเสนอแผนธุรกิจ

– ถ้ามีผลิตภัณฑ์ หรือสินค้าตัวอย่าง ควรนำมาใช้ประกอบให้ผู้พิจารณาแผนได้เห็น ประกอบการอธิบายจาก Slide ในการนำเสนอด้วย

การนำเสนอด้วยเสียง จัดเป็นองค์ประกอบที่สามต่อจากการนำเสนอด้วยภาพ แต่จะเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นพร้อมกัน คือในขณะที่มีการนำเสนอด้วยภาพผู้นำเสนอก็จะนำเสนอด้วยเสียงไปพร้อมๆกัน หรือกล่าวง่ายๆก็คือ การอธิบายหรือชี้แจงข้อมูลรายละเอียดต่างๆ ของธุรกิจ จาก Slide ที่ใช้ในการนำเสนอ หรือจากข้อมูลในเอกสารแผนธุรกิจนั่นเอง

การนำเสนอโดยการอธิบายในขั้นตอนนี้ ดูจะเป็นปัญหาสำคัญสำหรับผู้ประกอบการในการนำเสนอแผนธุรกิจ โดยเฉพาะการนำเสนอในรูปแบบที่เป็นทางการ เพราะผู้ประกอบการส่วนใหญ่จะไม่มีความคุ้นเคยต่อการพูดหน้าสาธารณชน หรือต่อหน้าคนที่ไม่รู้จัก โดยเฉพาะในการพูดถึงรายละเอียดต่างๆของธุรกิจ จึงมักใช้วิธีการอ่านเนื้อหาทั้งหมดจาก Slide ที่จัดทำขึ้น ซึ่งก็มักจะเป็นการคัดลอกข้อมูลทั้งหมดในแผนธุรกิจ มาจัดทำเป็น Side เพื่อการนำเสนอนั่นเอง โดยเชื่อว่าจะสามารถให้รายละเอียดที่ครบถ้วนสมบูรณ์และถูกต้อง เพราะเป็นข้อมูลทั้งหมดของของแผนธุรกิจ หรือ “พูดทุกอย่างที่เขียนหรือเขียนทุกอย่างที่พูด”

ซึ่งวิธีการดังกล่าวจัดได้ว่าไม่ถูกต้องอย่างยิ่ง เพราะจากการใช้วิธีคัดลอกข้อมูลและอ่าน Slide ดังกล่าวนี้ จะทำให้มี Slide จำนวนมาก และผู้นำเสนอก็ต้องใช้เวลานานมากในการนำเสนอกว่าที่จะนำเสนอได้ครบถ้วน และแท้จริงแล้วข้อมูลทั้งหมดในการนำเสนอนี้ ผู้พิจารณาแผนก็สามารถอ่านได้จากเอกสารแผนธุรกิจที่มีอยู่แล้ว ดังนั้นผู้ประกอบการจึงควรตระหนักว่า การนำเสนอหรืออธิบายรายละเอียดต่างๆของแผนธุรกิจนั้น คือการนำเสนอเรื่องราวของธุรกิจ (Business story) ซึ่งผู้ที่จะรู้ดีที่สุดย่อมเป็นตัวผู้ประกอบการ หรือผู้จัดทำแผนธุรกิจนั่นเอง

การเล่าเรื่องของธุรกิจนั้นควรเป็นการบอกถึงประเด็นสำคัญต่างๆ เช่น แนวความคิดของธุรกิจ จุดเด่นของธุรกิจ ความสามารถทางการแข่งขันกับธุรกิจ การวางแผนและการกำหนดกลยุทธ์ในการดำเนินการต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น ด้านการตลาด การผลิตหรือการบริการ ด้านการเงิน รวมถึงเคล็ดลับหรือปัจจัยแห่งความสำเร็จของธุรกิจ ซึ่งถือเป็นประเด็นสำคัญที่ผู้พิจารณาแผน ต้องการทราบจากผู้ประกอบการซึ่งเป็นเจ้าของธุรกิจหรือผู้จัดทำแผน โดยสรุปเฉพาะประเด็นหรือเนื้อหาสำคัญทั้งที่ระบุไว้ในแผนธุรกิจ หรือไม่ระบุไว้ก็ตาม โดยส่วนที่ผู้พิจารณาแผนยังมีข้อสงสัย หรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม ผู้นำเสนอจะได้ให้รายละเอียดหรือชี้แจงเพิ่มเติมในภายหลัง ซึ่งหลักสำคัญสำหรับการพูดหรือการนำเสนอแผนธุรกิจ ควรมีแนวทางในการดำเนินการดังนี้คือ

– เตรียมเนื้อหาหรือโครงเรื่องในการนำเสนอก่อนล่วงหน้า โดยอาจจัดทำเป็นบท (Script) สำหรับการนำเสนอ

– มีการซ้อมการนำเสนอก่อนล่วงหน้า ทั้งรายละเอียดในเอกสารแผนธุรกิจ การพูด การแสดงและการเปลี่ยน Slide และการอธิบายข้อมูลสำคัญต่างๆ ที่สนับสนุน

– อย่าใช้วิธีการอ่าน Slide แต่ใช้ Slide ในการเป็นตัวช่วยในการอธิบาย เพื่อให้ผู้พิจารณาแผนสามารถติดตามเรื่องที่พูดอธิบายได้เป็นลำดับ

– อธิบายด้วยน้ำเสียงที่ชัดเจน โดยให้คิดว่าเหมือนเล่าเรื่องกับเกี่ยวกับธุรกิจของตนเอง มิใช่การนำเสนอแผนธุรกิจที่เป็นเรื่องราวที่ซับซ้อนยุ่งยาก

– ควบคุมเวลาในการนำเสนอประมาณ 10-15 นาที และมากที่สุดให้ใช้เวลาไม่เกิน 20 นาที

การตอบข้อซักถาม จัดเป็นองค์ประกอบสำคัญสุดท้ายในการนำเสนอแผนธุรกิจ เพราะจะเป็นสิ่งที่บอกว่าผู้ประกอบการหรือผู้จัดทำแผนธุรกิจนั้น มีความเข้าใจในสิ่งที่นำเสนอนั้นมากน้อยเพียงใด รวมถึงคำตอบของผู้นำเสนอที่ผู้พิจารณาแผนนั้น อาจเป็นปัจจัยสำคัญที่ผู้พิจารณาแผนใช้ตัดสินใจว่าจะให้การสนับสนุนต่อธุรกิจของผู้ประกอบการหรือไม่ โดยคำถามดังกล่าวก็มักมาจากข้อมูลในเอกสารของแผนธุรกิจนั่นเอง เนื่องจากในแผนธุรกิจอาจให้รายละเอียดที่ไม่เพียงพอ หรือมีความขัดแย้งกันเอง รวมถึงในการนำเสนอก็มิได้มีการกล่าวถึงในเรื่องดังกล่าว ทำให้ผู้พิจารณาแผนต้องมีการซักถามหรือขอข้อมูลเพิ่มเติมจากผู้นำเสนอ ซึ่งถ้าผู้นำเสนอแผนได้ศึกษารายละเอียดในเอกสารแผนธุรกิจ และจัดเตรียมข้อมูลสนับสนุนทั้งภาพหรือการอธิบายไว้แล้วล่วงหน้า ก็จะทำให้สามารถตอบข้อซักถามหรือให้ข้อมูลต่อผู้พิจารณาแผนได้อย่างชัดเจน และเป็นการสร้างความน่าเชื่อถือในความสามารถของผู้ประกอบการ หรือผู้นำเสนอแผนต่อผู้พิจารณาแผนอีกด้วย

ซึ่งคำถามส่วนใหญ่แล้วก็จะมาจากรายละเอียดของแผนงานต่างๆ หรือจากกิจกรรมดำเนินการของธุรกิจนั่นเอง โดยตัวอย่างคำถามของผู้พิจารณาแผนจะประกอบด้วยตัวอย่างดังต่อไปนี้

รูปแบบการจัดตั้งธุรกิจเหมาะสมหรือไม่? ธุรกิจประเภทนี้มีข้อดีและข้อเสียอย่างไร? แน่ใจอย่างไรว่าสินค้าหรือบริการจากธุรกิจเป็นที่ต้องการของตลาด? ข้อกำหนดหรือกฎหมายที่เกี่ยวข้องเป็นอย่างไร? สามารถจัดตั้งได้ในวงเงินลงทุนที่กำหนดได้หรือไม่?

สภาวะตลาดหรืออุตสาหกรรมของธุรกิจเป็นอย่างไร และมีผลกระทบต่อธุรกิจอย่างไร? รายละเอียดของธุรกิจที่เป็นคู่แข่งขัน? ข้อแตกต่างระหว่างสินค้าหรือบริการของคุณกับคู่แข่ง? อัตราการเติบโตของความต้องการของตลาดเป็นอย่างไร?

รายละเอียดทั้งหมดของลูกค้าในธุรกิจเป็นอย่างไร? เหตุผลที่ลูกค้าตัดสินใจซื้อสินค้าหรือใช้บริการของธุรกิจ? ราคาขายสินค้าหรือบริการที่ตั้งไว้เหมาะกับลูกค้าหรือไม่? สถานที่ขายสินค้าหรือให้บริการของคุณสะดวกสำหรับลูกค้าหรือไม่? เหตุผลที่เลือกวิธีการโฆษณาประชาสัมพันธ์?

ขั้นตอนการผลิตหรือการให้บริการในธุรกิจเป็นอย่างไร? เป้าหมายของการผลิตหรือการให้บริการเป็นอย่างไร? ต้นทุนการผลิตหรือบริการคำนวณอย่างไร? ต้นทุนขายสินค้าเป็นเท่าใด? แน่ใจหรือไม่ว่ายอดการผลิตหรือบริการเหมาะสมกับเป้าหมายการตลาดที่ตั้งไว้?

โครงสร้างการบริหารที่กำหนดขึ้นเหมาะกับธุรกิจของคุณหรือไม่? เป้าหมายต่างๆของธุรกิจในอนาคตเป็นเช่นใด? จำนวนพนักงานในธุรกิจเหมาะสมหรือไม่? ค่าใช้จ่ายต่างในการบริหารจัดการเป็นเท่าใด? เป้าหมายในระยะสั้น ระยะกลาง และระยาวของธุรกิจ จะเป็นจริงได้หรือไม่? ปัจจัยที่คิดว่าจะทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จหรือแข่งขันได้มาจากไหน?

ประมาณการต่างๆเกี่ยวกับธุรกิจในอนาคตเป็นไปได้จริงหรือไม่? รายละเอียดเกี่ยวกับรายรับ-รายจ่ายของธุรกิจเป็นอย่างไร? ตัวเลขต่างๆที่ปรากฏในบดุล งบกำไรขาดทุน และงบกระแสเงินสดมาจากอะไร? ผลกำไรของธุรกิจ อยู่ในเกณฑ์อัตราผลตอบแทนที่ดีหรือไม่? จะดำเนินการอย่างไร ถ้าธุรกิจไม่ได้กำไรตามเป้าหมาย?

จะเห็นได้ว่าคำถามต่างๆส่วนใหญ่นี้ ถ้าผู้ประกอบการและผู้นำเสนอได้มีการจัดเตรียมศึกษามาก่อนล่วงหน้า ก็จะสามารถตอบคำถามเหล่านี้ได้ไม่ยากนัก รวมถึงถ้ามีการศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับธุรกิจ เช่น จุดแข็งหรือจุดอ่อนของธุรกิจ สิ่งที่ทำให้ธุรกิจล้มเหลว การหาข้อมูลสนับสนุนโดยเฉพาะด้านตัวเลข สถิติ ที่อ้างอิงได้อย่างน่าเชื่อถือ ก็จะเป็นสิ่งสนับสนุนต่อการนำเสนอแผนธุรกิจเป็นอย่างดี

โดยคำถามต่างๆเหล่านี้มักจะไม่ใช่การถามคำถามเพื่อได้รับคำตอบโดยตรง ประเภท ใช่หรือไม่ใช่ (Yes or No) แต่จะเป็นคำถามในแง่ของ ถ้า…แล้วจะเกิดอะไรขึ้นกับธุรกิจ (What if…Business will..) และมักจะเป็นในทางไม่ดีหรือมีผลร้ายต่อธุรกิจเป็นส่วนใหญ่ เพราะถ้าผู้ประกอบการหรือผู้นำเสนอสามารถตอบคำถาม หรือแสดงให้เห็นได้ว่าธุรกิจยังสามารถดำเนินการหรืออยู่รอดได้ แม้ว่าจะเป็นสถานการณ์เลวร้ายที่สุด (Worst case scenario) ก็จะหมายถึงประสิทธิภาพในการวางแผนของธุรกิจนั่นเอง

จากที่ได้เคยกล่าวมาแล้วว่าการนำเสนอแผนธุรกิจในข้อเท็จจริงแล้ว ก็คือการเล่าหรือการนำเสนอเรื่องราวของธุรกิจ (Tell a story of business) ซึ่งการนำเสนอจะดีเพียงใด ก็ขึ้นอยู่กับว่าผู้นำเสนอแผนมีศิลปะหรือความสามารถในการถ่ายทอดเรื่องราว ให้ผู้พิจารณาแผนมีความเข้าใจในกระบวนการของการวางแผนธุรกิจมาน้อยเพียงใด ซึ่งบางครั้งเป็นปัญหาสำคัญอย่างหนึ่งสำหรับผู้นำเสนอที่ยังไม่มีประสบการณ์ว่า จะมีลำดับการนำเสนอแผนธุรกิจของตนเองอย่างไรจึงจะเหมาะสม การเรียงลำดับจากสิ่งที่เขียน หรือตามหัวข้อของแผนธุรกิจจะเป็นการเหมาะสมหรือไม่ รวมถึงประเด็นต่างๆที่ผู้พิจารณาแผนต้องการทราบคืออะไร ดังนั้นผู้เขียนจึงขอกล่าวถึงลำดับเนื้อหาต่างๆ ที่ผู้นำเสนอควรใช้ในการนำเสนอแผนธุรกิจ เป็นขั้นตอนตามลำดับที่เหมาะสม และมีข้อมูลครบถ้วนสำหรับการใช้ในการนำเสนอแผนธุรกิจ และจำนวนการจัดทำ Slide และใช้เวลาที่เหมาะสม โดยประกอบด้วย 10 หัวข้อ ดังต่อไปนี้

1. ข้อมูลพื้นฐานหรือรายละเอียดทั่วไปของธุรกิจ – (จำนวน 1 Slide)
โดยเป็นการกล่าวถึงถึงชื่อโครงการ / บริษัท / ห้างหุ้นส่วน / กิจการ กล่าวถึงที่ตั้งของธุรกิจ กล่าวถึงชื่อผู้นำเสนอว่าเป็นใคร มีตำแหน่งใดในกิจการ
2. แนวความคิดในการดำเนินธุรกิจ – (จำนวน 1 Slide)
โดยเป็นการกล่าวถึงเหตุผลในการเลือกดำเนินธุรกิจ เหตุผลในการเลือกผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ ซึ่งเป็นสิ่งที่ธุรกิจในการแก้ปัญหาของลูกค้า หรือการสอดคล้องกับสภาวะความต้องการของตลาด

3. ผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการของธุรกิจ – (จำนวน 1-2 Slide)
โดยเป็นการกล่าวถึงรายละเอียดของผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ เช่น แบบ ขนาด การใช้ประโยชน์ สี คอร์ส เป็นต้น ราคาขายของผลิตภัณฑ์ หรือสินค้า ราคาค่าบริการ สถานที่จำหน่าย หรือสถานที่ให้บริการผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ รูปแบบการโฆษณา ประชาสัมพันธ์ ผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ ในส่วนนี้ถ้ามีสินค้าตัวอย่างควรมีการอธิบาย หรือแสดงวิธีการใช้งานให้ผู้พิจารณาแผนได้สัมผัสหรือได้ทราบโดยละเอียด

4. สภาวะตลาด – (จำนวน 1 Slide)
โดยเป็นการกล่าวถึงสภาพทั่วไปของตลาดหรืออุตสาหกรรมว่าเป็นเช่นใด สภาวะการแข่งขันในธุรกิจรุนแรงหรือไม่ กล่าวถึงข้อมูลของคู่แข่งขัน เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ โดยถ้ามีตัวอย่างภาพถ่ายผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ ควรนำเสนอประกอบ แต่อาจไม่จำเป็นต้องนำมาให้ผู้พิจารณาแผน ถ้าไม่มั่นใจว่ามีข้อแตกต่างระหว่างผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ ของธุรกิจ เมื่อเปรียบเทียบกับของคู่แข่งขัน

5. ความสามารถทางการแข่งขัน – (จำนวน 1 Slide)
โดยเป็นการกล่าวถึงวิธีการที่ธุรกิจเลือกในการแข่งขันกับผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ ของคู่แข่ง หรือธุรกิจอื่นในตลาด โดยการเปรียบเทียบตาม 4Ps คือ ด้านผลิตภัณฑ์ ด้านราคา ด้านช่องทางจัดจำหน่าย หรือด้านการส่งเสริมการตลาด เช่น คุณสมบัติหรือรูปแบบผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ ราคาขายหรือราคาค่าบริการที่ถูกกว่า การใช้ช่องทางจัดจำหน่ายที่ครอบคลุม และมีประสิทธิภาพมากกว่า การใช้วิธีการส่งเสริมการตลาดที่เหมาะสมกับลูกค้ามากกว่า โดยควรเน้นในส่วนที่เป็นจุดเด่นสำคัญที่ผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ เหนือกว่าผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการอื่น หรือเป็นเหตุผลหลักที่ลูกค้าใช้ตัดสินใจในการเลือกซื้อผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ ของธุรกิจ

6. ลูกค้าเป้าหมาย – (จำนวน 1 Slide)
โดยเป็นการกล่าวถึงลักษณะของลูกค้าเป้าหมายของธุรกิจที่กำหนด โดยควรระบุรายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เช่น เพศ อายุ รายได้ จำนวน รายได้ การศึกษา พฤติกรรม เหตุผลในการตัดสินใจซื้อผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ เป็นต้น

7. กลยุทธ์ทางการตลาด – (จำนวน 1-2 Slide)
โดยเป็นการกล่าวถึงวิธีการและเหตุผลในการกำหนดในการสร้างรูปแบบ ผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ ว่าเพราะเหตุใดจึงสามารถแก้ปัญหาและสามารถสร้างความพึงพอใจของลูกคาให้เกิดขึ้นได้ วิธีการและเหตุผลในการตั้งราคาขาย ผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ ที่เป็นต้นทุนของลูกค้าว่าเพราะเหตุใจลูกค้าจึงยอมจ่ายเงินเพื่อซื้อผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการของธุรกิจในราคาขายที่ตั้ง วิธีการและเหตุผลในการเลือกช่องทางจัดจำหน่าย ผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ ที่เป็นการสร้างความสะดวกต่อลูกค้า และวิธีการและเหตุผลในการเลือกวิธีการส่งเสริมการตลาด ผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ ที่เหมาะสมกับการเข้าถึงลูกค้าเป้าหมายที่กำหนดไว้

8. แผนการผลิตหรือการบริการ (จำนวน 1-2 Slide)
โดยเป็นการกล่าวถึงรายละเอียดสถานที่ตั้งโรงงาน หรือสถานที่ให้บริการ เช่น รูปแบบ ขนาด พื้นที่ จำนวนเครื่องจักร อุปกรณ์ ในการผลิตถ้าเป็นธุรกิจการผลิต หรือเป็นการจัดผังบรรยากาศ การตกแต่ง การจัด Lay-out ถ้าเป็นธุรกิจบริการ กล่าวถึงประมาณการเกี่ยวกับยอดการผลิตผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือเป้าหมายการให้บริการว่ามีความสัมพันธ์กับเป้าหมาย หรือกลยุทธ์ทางการตลาดที่กำหนดไว้อย่างไร รวมถึงรายละเอียดขั้นตอนเกี่ยวกับกระบวนการในการผลิตผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือเป้าหมายการให้บริการ โดยสังเขป

9. การบริหารจัดการ (จำนวน 1-2 Slide)
โดยเป็นการกล่าวถึงรายละเอียดโครงสร้างการบริหารจัดการ หรือการแสดงให้เห็นถึง Organization Chart ที่แสดงสายงานบังคับบัญชา จำนวนพนักงานในธุรกิจ นโยบายหรือแผนการในอนาคตของธุรกิจ วิสัยทัศน์ พันธกิจ เป้าหมายระยะสั้น ระยะกลาง ระยะยาว และปัจจัยแห่งความสำเร็จ ซึ่งมาจากการวางแผนและการดำเนินการที่ได้กล่าวถึงมาก่อนหน้านี้ทั้งหมด

10. สรุปผลทางการเงิน (จำนวน 1-2 Slide)
โดยเป็นการกล่าวถึงประมาณการเกี่ยวตัวเลขยอดขาย หรือต้นทุน สรุปผลกำไรของธุรกิจ ผลจากการวิเคราะห์ทางการเงิน เช่น ระยะเวลาคืนทุน จุดคุ้มทุน NPV IRR เป็นต้น ซึ่งมีความสัมพันธ์หรือมีที่มาจากการวางแผนและการดำเนินการของธุรกิจ ซึ่งในการกล่าวถึงตัวเลขต่างๆนี้ ไม่จำเป็นต้องกล่าวถึงหรือแสดงตัวเลขโดยละเอียด เป็นเพียงการกล่าวถึงตัวเลขแบบง่ายๆ เช่น หลักล้าน หลักแสน หลักหมื่นก็เพียงพอ เพื่อให้ผู้พิจารณาแผนเข้าใจได้โดยง่าย และอาจจะไม่ต้องกล่าวลึกไปถึงรายละเอียดในระดับจุดทศนิยมถ้าเป็นเรื่องของ ร้อยละหรือเปอร์เซนต์

ซึ่งเนื้อหาทั้งหมดจะใช้เวลาประมาณ 1-2 นาทีต่อหัวข้อ แล้วแต่จะมีเนื้อหาหรือรายละเอียดในหัวข้อนั้นมากน้อยเพียงใด รวมถึงระดับความเร็วของการพูดหรือการอธิบายของผู้นำเสนอ ซึ่งโดยเฉลี่ยแล้วถ้าเรียงลำดับตามหัวข้อดังกล่าว และมีการซักซ้อมการนำเสนอ และตรียมพร้อมมาเป็นอย่างดี จะใช้เวลาประมาณ 10-15 นาทีเท่านั้น โดยเนื้อหาการนำเสนอก็จะมีความสัมพันธ์เชื่อมโยงต่อเนื่องกันโดยตลอด และง่ายต่อการทำความเข้าใจของผู้พิจารณาแผน ซึ่งแท้จริงแล้วลำดับหัวข้อดังกล่าวทั้งหมดก็คือรายละเอียดทั้งหมด ที่ควรมีอยู่ในบทสรุปผู้บริหาร (Executive summary) ของแผนธุรกิจนั่นเอง และการนำเสนอนั้นไม่จำเป็นต้องกล่าวรายละเอียดทุกอย่างที่ระบุไว้ในแผนธุรกิจ โดยกล่าวเฉพาะประเด็นสำคัญที่ผู้พิจารณาใช้ประเมินประสิทธิภาพของการวางแผนของธุรกิจเท่านั้น

สุดท้ายนี้หวังว่ารายละเอียดทั้งหมดของการนำเสนอแผนธุรกิจนี้ จะเป็นประโยชน์ต่อผู้ประกอบการ ผู้จัดทำแผนธุรกิจ นักเรียน นักศึกษา ในการนำเสนอแผนธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งในเรื่องของรูปแบบการนำเสนอ การใช้เวลา รวมถึงเข้าใจและตระหนักถึงความสำคัญของการนำเสนอแผนธุรกิจว่ามีความสำคัญไม่น้อยกว่าการเขียนหรือการจัดทำแผนธุรกิจ และเป็นปัจจัยหนึ่งต่อโอกาสในความสำเร็จในการขอรับการสนับสนุนของธุรกิจอีกด้วย

รัชกฤช คล่องพยาบาล
ที่ปรึกษา ส่วนบริการปรึกษาการเงินและการร่วมลงทุน
ฝ่ายประสานและบริการ SMEs สำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (สสว.)

แผนธุรกิจ กับ SMEs ตอน….ขั้นตอนเริ่มต้นเขียนแผนธุรกิจ

ขั้นตอนในการเริ่มต้นการเขียนแผนธุรกิจ แบบง่ายๆ ไม่ซับซ้อน ซึ่งจะช่วยเป็นแนวทางเริ่มต้นในการจัดทำหรือการเขียนแผนธุรกิจ

สำหรับผู้ประกอบการ SMEs ส่วนใหญ่แล้ว การจัดทำแผนธุรกิจหรือการเขียนแผนธุรกิจขึ้นมาสักหนึ่งฉบับ ถือได้ว่าเป็นปัญหาหรือสิ่งที่สร้างความกังวลให้กับผู้ประกอบการ หรือผู้จัดทำแผนธุรกิจที่ยังไม่เคยมีประสบการณ์เป็นอย่างมาก หรือแม้แต่ผู้ประกอบการที่ได้เคยผ่านการอบรมเกี่ยวกับการจัดทำแผนธุรกิจจากหน่วยงานอบรมต่างๆมาบ้างแล้วก็ตาม เนื่องจากไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไร หรือแม้แต่กรณีที่มีคู่มือการเขียนแผนธุรกิจประกอบการจัดทำแผนธุรกิจ แต่ก็ยังไม่รู้จะเริ่มต้นเขียนอย่างไรดี

จากปัญหาดังกล่าวผู้เขียนจึงเห็นว่า ควรจะได้กล่าวถึงขั้นตอนในการเริ่มต้นการเขียนแผนธุรกิจ แบบง่ายๆไม่ซับซ้อนซึ่งจะช่วยเป็นแนวทางเริ่มต้นในการจัดทำหรือการเขียนแผนธุรกิจ สำหรับผู้ประกอบการเป็นลำดับ ให้สามารถใช้เป็นแนวทางเริ่มต้นก่อนที่จะได้กล่าวถึงรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการในการจัดทำหรือการเขียนแผนธุรกิจโดยละเอียดในโอกาสต่อไป โดยขั้นตอนการเริ่มต้นในการเขียนแผนธุรกิจสามารถแบ่งออกได้โดยสังเขปเป็น 5 ขั้นตอน ประกอบด้วย
– เลือกธุรกิจ

– รวบรวมข้อมูล

– วิเคราะห์ตลาด วิเคราะห์ธุรกิจ

– กำหนด Business Model

– เริ่มต้นเขียนแผน

เลือกธุรกิจ การเลือกธุรกิจในที่นี้หมายถึงถ้าผู้ประกอบการ มีความประสงค์ต้องการจะเป็นผู้ประกอบการหรือผู้จัดทำแผนธุรกิจ ยังไม่รู้ว่าจะทำธุรกิจอะไรดีหรือจะเลือกธุรกิจใดมาจัดทำหรือเขียนแผนธุรกิจ สิ่งแรกที่ต้องคิดก่อนเป็นลำดับแรก คือจะเลือกธุรกิจอะไรที่เหมาะสมกับตนเอง หรือเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ในการเขียน โดยถ้าแบ่งประเภทหรือลักษณะธุรกิจตามข้อกฎหมายของ SMEs คือ กฎกระทรวง กำหนดจำนวนการจ้างงานและมูลค่าสินทรัพย์ถาวรของวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม พ.ศ. 2545

ซึ่งได้กล่าวถึงลักษณะของกิจการ SMEs รวม 4 ลักษณะ อันประกอบด้วย กิจการการผลิต กิจการให้บริการ กิจการค้าส่ง กิจการค้าปลีก หรือถ้าไม่แบ่งตามลักษณะของข้อกฎหมาย โดยแบ่งตามลักษณะรูปแบบการดำเนินการ เช่น

ธุรกิจด้านผลิตภัณฑ์ (Product business)
ธุรกิจด้านผลิตภัณฑ์เฉพาะบุคคล (Personal product business)
ธุรกิจบริการ (Service business)
ธุรกิจบริการเฉพาะบุคคล (Personal service business)
ธุรกิจการค้า (Retail business)
ธุรกิจด้านการจัดจำหน่าย (Distribution business)
ธุรกิจด้านเทคโนโลยีหรือด้านอินเตอร์เน็ต (Technology-based business or Internet-based business)

หรืออาจจะแบ่งลักษณะธุรกิจตามเกณฑ์กำหนดอื่นๆ เช่น เกณฑ์ของธนาคารแห่งประเทศไทย เกณฑ์ของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยก็ตาม แต่ละลักษณะของธุรกิจนั้นก็จะมีชนิดของรูปแบบกิจการแยกย่อยออกไปอย่างมากมาย ซึ่งผู้ประกอบการจะเลือกทำธุรกิจอะไรนั้น ก็ขึ้นอยู่กับองค์ประกอบหลายประการ ซึ่งจะขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของผู้ประกอบการด้วย เช่น อุปนิสัย ความรู้ความชำนาญ การศึกษา ความชอบ สภาพครอบครัว ทุนทรัพย์ รวมถึงปัจจัยประกอบอื่นๆ เช่น เครือข่ายทางการค้า ความสัมพันธ์กับคู่ค้า เป็นต้น

ในการตัดสินใจเลือกว่าจะดำเนินธุรกิจอะไร แต่สิ่งที่สำคัญเป็นอย่างยิ่งก็คือ การเลือกธุรกิจถือเป็นก้าวแรก ที่จะตัดสินว่าผู้ประกอบการจะมีโอกาสประสบความสำเร็จหรือไม่ เพราะธุรกิจแต่ละชนิดหรือแต่ละประเภท จะมีลักษณะที่แตกต่างกันออกไป มีจุดเด่นและจุดด้อยของธุรกิจที่แตกต่างกัน มีโครงสร้างการลงทุนที่แตกต่างกัน มีลักษณะลูกค้าที่แตกต่างกัน มีลักษณะของการได้มาซึ่งรายได้ และค่าใช้จ่ายในต้นทุนของธุรกิจที่แตกต่างกัน รวมถึงกฎระเบียบข้อบังคับต่างๆที่เข้ามาเกี่ยวข้องในการดำเนินการ ทำให้ธุรกิจแต่ละประเภทมีวิธีการกำหนดกลยุทธ์ และวิธีการดำเนินการที่แตกต่างกันออกไป แม้ว่าจะเป็นธุรกิจประเภทเดียวกันก็ตาม

โดยเป็นผลเกี่ยวข้องจากพื้นฐานของผู้ประกอบการตามที่กล่าวมาแล้ว ดังนั้นถ้าผู้ประกอบการได้มีการกำหนด และเลือกประเมินธุรกิจจากองค์ประกอบของตนอย่างรอบคอบ ก็จะสามารถเลือกธุรกิจที่เหมาะสมในการดำเนินการได้ไม่ยากนัก ถ้าผู้ประกอบการดำเนินธุรกิจที่เหมาะสมกับตนเอง ก็จะมีโอกาสประสบความสำเร็จ หรือเกิดปัญหาน้อยกว่าผู้ประกอบการที่ดำเนินธุรกิจที่ตนเองไม่ถนัด หรือไม่มีความชำนาญ หรือไม่เหมาะสมกับข้อจำกัดที่ตนเองมีอยู่ โดยธุรกิจที่เลือกนั้นควรจะเป็นธุรกิจที่มีลักษณะพื้นฐานอย่างใดอย่างหนึ่งใน 2 ประการนี้ คือ สามารถตอบสนองต่อความต้องการ หรือสามารถแก้ปัญหาที่เป็นอยู่ของลูกค้าหรือผู้บริโภคได้ หรือเป็นธุรกิจที่อยู่ในกระแสความต้องการของตลาด ซึ่งลักษณะพื้นฐานทั้ง 2 ประการนี้ จะเป็นตัวเสริมให้ธุรกิจสามารถดำเนินการ หรือสามารถแข่งขันกับธุรกิจอื่นๆที่มีอยู่ได้

โดยสำหรับประเด็นของการเลือกธุรกิจนี้ อาจจะมิได้ถือเป็นสาระสำคัญนักของการเริ่มต้นการเขียนแผนธุรกิจสำหรับผู้ประกอบการโดยทั่วไป เนื่องจากก่อนหน้าที่จะได้มีการเขียนแผนธุรกิจ ผู้ประกอบการก็มักจะมีธุรกิจที่เลือกจะดำเนินการมาเรียบร้อยก่อนหน้าแล้ว แต่ที่ต้องมีการเขียนแผนธุรกิจ เนื่องจากต้องใช้เป็นเครื่องมือในการขอรับการสนับสนุนทางการเงิน จากธนาคารหรือสถาบันการเงิน หรือใช้เพื่อการขอรับการสนับสนุนจากหน่วยงานต่างๆ อย่างที่ได้เคยกล่าวมาแล้วการใช้ประโยชน์จากแผนธุรกิจ

ซึ่งถ้าเป็นกรณีดังกล่าวอาจข้ามขั้นตอนแรกในการเลือกธุรกิจ ไปสู่ขั้นตอนที่สอง คือการรวบรวมข้อมูลธุรกิจได้เลย แต่ขั้นตอนการเลือกธุรกิจนี้ จะมีความสำคัญเป็นอย่างมาก ถ้าเป็นการเขียนแผนธุรกิจสำหรับการเรียนในสถาบันการศึกษา การอบรมจากหน่วยงานให้การอบรมและพัฒนาผู้ประกอบการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นการประกวดแข่งขันการเขียนแผนธุรกิจ เพราะการเลือกธุรกิจที่อยู่ในความต้องการของตลาด เป็นธุรกิจใหม่หรือมีแนวคิดทางการตลาดใหม่ๆ เป็นธุรกิจที่เน้นความเป็นนวัตกรรม หรือเป็นธุรกิจยุทธศาสตร์หรือเป็นธุรกิจที่มีความจำเป็นต่อประเทศ ย่อมสร้างความได้เปรียบในการจัดทำแผนธุรกิจ และการนำเสนอเพื่อการแข่งขันมากกว่าธุรกิจพื้นฐานโดยทั่วไป

โดยการเลือกธุรกิจดังกล่าวนี้ต้องเป็นการเลือกธุรกิจที่ดี (Choose a good business) ซึ่งธุรกิจที่ดีนั้นหมายถึงเป็นธุรกิจซึ่งเหมาะสมกับตัวผู้ประกอบการ หรือมีความเหมาะสมหรือมีความได้เปรียบ เมื่อใช้ในการศึกษาหรือการประกวดแข่งขัน เพราะจะทำให้ผู้ประกอบการหรือผู้จัดทำแผนธุรกิจสามารถหา หรือรวบรวมข้อมูลต่างๆที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจได้อย่างเหมาะสมในขั้นตอนต่อไป

ซึ่งถ้าผู้ประกอบการยังไม่มีแนวทางหรือความคิดเกี่ยวกับธุรกิจอะไรที่เหมาะสมกับตนเอง ก็อาจใช้วิธีการดูตัวอย่างรูปแบบธุรกิจ หรือการดำเนินธุรกิจจากแหล่งข้อมูลภายนอกต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการไปตลาดนัด งานแสดงสินค้า งานแสดงนิทรรศการ เป็นต้น หรือการดูรายการทีวี หรือรายการวิทยุที่เกี่ยวกับการประกอบธุรกิจ ตัวอย่างธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ การสัมภาษณ์ผู้ประกอบการ หรือการศึกษาจากแหล่งข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจ SMEs เช่น จากสำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม www.sme.go.th กรมส่งเสริมอุตสาหกรรม www.dip.go.th หรือจากหน่วยงานเกี่ยวข้องอื่นๆ เป็นต้น จากนิตยสารด้านการประกอบธุรกิจ เช่น SMEs Today SMEs Thailand จากหนังสือพิมพ์ด้านธุรกิจ เช่น ฐานเศรษฐกิจ ประชาชาติธุรกิจ ผู้จัดการ ในคอลัมน์ต่างๆที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ SMEs จากนิตยสารด้านการตลาด เช่น Brand Age Marketteer Positioning หรือจากหนังสือในด้านธุรกิจ SMEs ที่มีวางขายตามร้านหนังสือทั่วไป ก็จะช่วยให้ผู้ประกอบการมีแนวความคิดใหม่ๆ ในการเลือกธุรกิจที่ดีหรือเป็นธุรกิจที่เหมาะสม ในการเริ่มต้นเขียนแผนธุรกิจได้เป็นอย่างดี

รวบรวมข้อมูล การรวบรวมข้อมูลในที่นี้หมายถึงการเก็บ คัดเลือก หรือรวบรวมข้อมูลต่างๆที่เป็นข้อมูลพื้นฐาน ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และเป็นข้อมูลที่จำเป็นของธุรกิจ เพื่อใช้ในการเขียนหรือใช้เพื่อเป็นเอกสารประกอบของแผนธุรกิจที่จัดทำขึ้น ทั้งที่เป็นส่วนของเอกสารหลักฐานสำคัญของธุรกิจ เอกสารประกอบ สถิติ ข้อมูลอ้างอิงต่างๆ โดยข้อมูลที่ต้องรวบรวมในขั้นตอนนี้ สามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ ข้อมูลภายใน (Internal data) และข้อมูลภายนอก (External Data) โดยมีรายละเอียดดังนี้คือ

ข้อมูลภายใน (Internal Data) เป็นข้อมูลของธุรกิจหรือเป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในตัวธุรกิจเอง ข้อมูลประเภทนี้ได้แก่ ข้อมูลหรือเอกสารพื้นฐานที่จำเป็นต้องมีของธุรกิจ ได้แก่ เอกสารสำคัญต่างๆ เช่น หนังสือรับรองจากกระทรวงพาณิชย์ ทะเบียนผู้ถือหุ้น สำเนาบัตรประชาชนของกรรมการผู้มีอำนาจลงนาม สำเนาบัตรประชาชนและสำเนาทะเบียนบ้านของกรรมการผู้มีอำนาจลงนาม ใบอนุญาตประกอบกิจการ งบการเงินย้อนหลัง สำเนาบัญชีเงินฝากธนาคารย้อนหลัง ซึ่งถือเป็นเอกสารหรือข้อมูลพื้นฐานโดยทั่วไป

นอกจากนี้อาจมีเอกสารเกี่ยวกับการตัดสินใจของธุรกิจ หรือข้อมูลการแสดงรายละเอียดของธุรกิจอื่นๆ เช่น รายงานการประชุม มติผู้ถือหุ้น รายงานประจำปี เป็นต้น นอกจากเอกสารพื้นฐานแล้ว ยังอาจมีการเตรียมเอกสารบางอย่างที่ธุรกิจได้จัดทำขึ้นไว้ เพื่อใช้ในการโฆณาประชาสัมพันธ์หรือแจ้งข้อมูลให้แก่ลูกค้าทราบ เช่น Company Profile โบรชัวร์ แผ่นพับ เมนู เอกสารแสดงรายการราคาสินค้า เป็นต้น ข้อมูลหรือเอกสารที่มีความเกี่ยวโยงกับบุคคลภายนอก ไม่ว่าจะเป็นคู่ค้า เจ้าหนี้ หรือบุคคล หน่วยงาน หรือองค์กรใดๆก็ตาม เช่น สัญญาการใช้วงเงินกู้จากธนาคารหรือสถาบันการเงิน ทั้งระยะสั้นหรือระยะยาว สัญญาเช่าต่างๆ เช่น สัญญาเช่าที่ดิน สัญญาเช่าอาคาร สัญญาเช่าพื้นที่ สัญญาข้อตกลงทางการค้า ใบรับรองมาตรฐานคุณภาพต่างๆ เช่น มาตรฐาน มผช. มาตรฐาน มอก. มาตรฐาน ISO มาตรฐาน HACCP มาตรฐานการผลิต GMP มาตรฐานด้านสิ่งแวดล้อมที่ได้รับ หรือรางวัลต่างๆที่ธุรกิจได้รับจากหน่วยงานอื่นๆ เป็นต้นแล้วแต่กรณี

นอกจากข้อมูลในรูปเอกสารดังกล่าว ยังมีข้อมูลประเภทอื่นๆที่ควรจัดเตรียมหรือรวบรวมไว้ เช่น ภาพถ่ายสินค้า ผลิตภัณฑ์ หรือบริการของธุรกิจ ภาพถ่ายสถานประกอบการทั้งภายนอกและภายใน ซึ่งควรบันทึกในแบบ File digital แผนผังขั้นตอนกระบวนการในการผลิตสินค้าหรือการให้บริการ ข้อมูลเกี่ยวกับการจัดองค์กร เช่น แผนผังองค์กร (Organization Chart) อัตราเงินเดือน ค่าจ้าง ค่าแรง และประวัติบุคคล (Resume) ไม่ว่าจะเป็นการศึกษา การทำงาน ของผู้จัดการหรือกรรมการหรือผู้บริหารหลักของธุรกิจ ประวัติความเป็นมาของธุรกิจ หรือแนวคิดถึงเหตุผลในการจัดตั้งธุรกิจ อุปสรรค ความสำเร็จ การเปลี่ยนแปลง โดยอาจมาจากการสัมภาษณ์หรือให้ข้อมูลโดยเจ้าของกิจการ

ซึ่งข้อมูลเหล่านี้มักถูกใช้เขียนในส่วนของแผนบริหารจัดการ และเป็นเอกสารแนบในภาคผนวก นอกจากข้อมูลพื้นฐานและข้อมูลทั่วไปในการดำเนินการของธุรกิจ ยังควรมีการเตรียมข้อมูลด้านเงื่อนไขการค้า และสถิติต่างๆในการดำเนินการของธุรกิจประกอบด้วย นโยบายเครดิตการค้า ทั้งฝั่งลูกหนี้การค้าและฝั่งเจ้าหนี้การค้า นโยบายการบริหารเงินสด นโยบายการบริหารเงินทุนหมุนเวียน เป็นต้น สถิติเกี่ยวกับสินค้าแต่ละประเภท ยอดขายสินค้าในแต่ละเดือน ต้นทุนการผลิตหรือค่าใช้จ่ายของธุรกิจในแต่ละเดือนที่ผ่านมา รายชื่อคู่ค้า เป็นต้น โดยถ้าสามารถแยกรายการต่างๆได้โดยละเอียดจะเป็นสิ่งดีมากถ้าทำได้ เพราะแม้ว่าจะมีข้อมูลที่มีลักษณะคล้ายกันระบุไว้ในงบการเงินของกิจการ แต่เนื่องจากงบการเงินเป็นการสรุปผลรายปี และมักไม่แยกค่าใช้จ่ายในทุกๆรายการ ทำให้อาจจะไม่เห็นภาพของข้อมูลดังกล่าวของธุรกิจได้อย่างชัดเจน

ข้อมูลภายนอก (External Data) เป็นข้อมูลจากแหล่งภายนอกธุรกิจที่มีความสัมพันธ์หรือมีความเกี่ยวข้องกับธุรกิจทั้งทางตรงและทางอ้อม เช่น รายละเอียดของธุรกิจคู่แข่งขัน ไม่ว่าจะเป็น ชื่อของธุรกิจ ลักษณะและรายละเอียดของผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ รูปแบบ ลักษณะ การตั้งราคา เงื่อนไขทางการค้า จุดเด่นหรือจุดด้อยต่างๆที่มีอยู่ หรือถ้าสามารถหาข้อมูลเกี่ยวกับยอดขาย หรือต้นทุนค่าใช้จ่ายต่างๆของธุรกิจคู่แข่งได้จะเป็นสิ่งที่ดีมาก โดยเฉพาะถ้าจะต้องนำมาเปรียบเทียบกับผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ ของผู้ประกอบการเอง

ซึ่งข้อมูลดังกล่าวควรมีรายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพราะข้อมูลต่างๆของธุรกิจคู่แข่งนี้ จะถูกนำมาใช้เปรียบเทียบในส่วนของการวิเคราะห์ตลาดและอุตสาหกรรม การจัดทำ SWOT Analysis หรือการวิเคราะห์คู่แข่งขัน เพื่อใช้ในการกำหนดกลยุทธ์ในแผนการตลาดต่อไป โดยข้อมูลของคู่แข่งขันนี้ควรรวบรวมโดยแบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือคู่แข่งขันหลัก (Major competitor) ได้แก่ ธุรกิจที่มีลักษณะและรายละเอียดของผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ แบบเดียวกันกับธุรกิจของผู้ประกอบการ และคู่แข่งขันรอง (Minor competitor) ซึ่งเป็นธุรกิจที่อาจมีลักษณะและรายละเอียดของผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ แตกต่างจากธุรกิจของผู้ประกอบการ แต่อาจถือได้ว่าเป็นสินค้าทดแทน ที่ลูกค้าสามารถซื้อหรือเลือกใช้ได้ ในกรณีที่ไม่ซื้อสินค้าหรือใช้บริการของผู้ประกอบการ โดยการหาหรือรวบรวมข้อมูลของคู่แข่งขันนี้ อาจแบ่งจากเขตพื้นที่ครอบคลุมในการขายสินค้าหรือให้บริการแก่ลูกค้า จากจำนวนยอดขาย จากขนาดของธุรกิจ จากระยะทางหรือระยะการเดินทางของลูกค้า ตามความเหมาะสม

โดยควรให้มีลักษณะที่ใกล้เคียงกับขนาดธุรกิจของผู้ประกอบการ เพื่อให้สามารถเปรียบเทียบกันได้ ซึ่งข้อมูลของธุรกิจคู่แข่งขันนี้ควรมีทั้งที่ดีกว่าหรือใหญ่กว่า เทียบเท่าหรือใกล้เคียง และที่ด้อยกว่าหรือเล็กกว่า จึงจะถือเป็นข้อมูลที่เหมาะสม

นอกจากนี้ยังมีข้อมูลอ้างอิงต่างๆ เพื่อใช้ประกอบในการสร้างความน่าเชื่อถือของแผนธุรกิจ เช่น ข้อมูลสภาวะเศรษฐกิจ ข้อมูลสภาวะตลาดและอุตสาหกรรม แนวโน้มต่างๆของธุรกิจ ข้อมูลบทวิจัยหรือผลงานวิจัยต่างๆ กฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับของธุรกิจ ซึ่งข้อมูลอ้างอิงต่างๆเหล่านี้ สามารถหาได้จากแหล่งข้อมูลจากหน่วยงานของรัฐ หรือหน่วยงานเอกชนต่างๆ เช่น ธนาคารแห่งประเทศไทย กระทรวงพาณิชย์ กระทรวงอุตสาหกรรม สำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม ศูนย์วิจัยกสิกรไทย เป็นต้น และข้อมูลด้านการตลาด ผลสำรวจหรือข้อมูลพฤติกรรมผู้บริโภค ผลการดำเนินการต่างๆของธุรกิจ ซึ่งมีทั้งจากในส่วนของหน่วยงานของรัฐหรือหน่วยงานเอกชนต่างๆ และจากหนังสือพิมพ์ นิตยสารด้านการตลาด การดำเนินธุรกิจ เช่น ฐานเศรษฐกิจ ประชาชาติธุรกิจ ผู้จัดการ ในคอลัมน์ต่างๆที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ SMEs หรือนิตยสารด้านการตลาด เช่น Brand Age Marketteer Positioning เป็นต้น

ซึ่งข้อมูลอ้างอิงเหล่านี้มักจะใช้ประกอบ ในส่วนของการระบุถึงสภาวะตลาดและอุตสาหกรรม การเปลี่ยนแปลงของธุรกิจในภาพรวม การแสดงถึงแนวโน้มการเติบโต ซึ่งจะใช้เป็นสิ่งสนับสนุนเกี่ยวกับการกำหนดการเปลี่ยนแปลงในประมาณการต่างๆ เช่น จำนวนลูกค้า จำนวนยอดขายสินค้า มูลค่าของรายได้ เป็นต้น และข้อมูลจากแหล่งภายนอกที่กล่าวถึงธุรกิจ เช่น บทสัมภาษณ์หรือบทความที่กล่าวถึงตัวธุรกิจ รายการวิทยุ หรือรายการโทรทัศน์ที่ได้เชิญผู้ประกอบการไปสัมภาษณ์ เป็นต้น

โดยถ้าผู้ประกอบการหรือผู้เขียนแผนธุรกิจ สามารถหาหรือรวบรวมข้อมูลทั้งจากภายนอกและภายในได้เป็นจำนวนที่เพียงพอและเหมาะสม จะเป็นประโยชน์ต่อตัวผู้เขียนแผนในการวิเคราะห์ตลาดอย่างถูกต้องในขั้นตอนต่อไป รวมถึงเป็นการสะดวกในการเขียนรายละเอียดต่างๆในแผนธุรกิจ รวมถึงการจัดทำภาคผนวกหรือเอกสารแนบของแผนธุรกิจในภายหลังอีกด้วย

วิเคราะห์ตลาด วิเคราะห์ธุรกิจ จะหมายถึงการนำข้อมูลที่ได้เก็บรวบรวม มาทำการวิเคราะห์สภาพของตลาดโดยทั่วไป และสภาพของธุรกิจที่เป็นอยู่หรือที่เลือกจะดำเนินการนั้น ว่ามีสภาพเป็นเช่นใด โดยขั้นตอนการวิเคราะห์นี้จะแบ่งออกเป็น 2 ส่วนคือการวิเคราะห์ตลาดซึ่งถือเป็นปัจจัยภายนอก และการวิเคราะห์ธุรกิจซึ่งถือเป็นปัจจัยภายใน ซึ่งมีลักษณะคล้ายคลึงกับการวิเคราะห์ปัจจัยของธุรกิจหรือสถานการณ์ของธุรกิจ ที่มักเรียกกันโดยทั่วไปว่าการวิเคราะห์ SWOT หรือ SWOT Analysis อันเป็นการวิเคราะห์ จุดแข็ง (Strengths) จุดอ่อน (Weaknesses) โอกาส (Opportunities) และอุปสรรคหรือภาวะคุกคาม (Threats) ของธุรกิจ

แต่ในขั้นตอนนี้จะไม่ลงลึกในรายละเอียด เพราะเป็นการพิจารณาตามที่มีอยู่เท่านั้น ซึ่งการพิจารณาหรือการวิเคราะห์นี้จะเป็นด้านใดก่อนก็ได้ คือพิจารณาหรือวิเคราะห์จากธุรกิจ แล้วจึงค่อยไปดูในส่วนของตลาดก็ได้ แต่ที่เหมาะสมคือการวิเคราะห์จากภายนอกเข้ามาภายในคือ การวิเคราะห์จากสภาพตลาดตามข้อมูลที่มีอยู่ แล้วจึงมาวิเคราะห์ว่าธุรกิจมีความพร้อมหรือเหมาะสม กับสภาพตลาดหรือไม่ หรือเป็นการคิดแบบ Outside In ขั้นตอนการวิเคราะห์ตลาดและวิเคราะห์ธุรกิจนี้ ไม่จำเป็นต้องทำการวิเคราะห์ในเชิงลึก เพียงแต่ให้ทราบรายละเอียดโดยสังเขปว่า ตามข้อมูลที่ผู้ประกอบการหรือผู้จัดทำแผนมีอยู่นั้น สามารถบอกได้ว่าสภาวะตลาดและอุตสาหกรรมเป็นเช่นใด อยู่ในภาวะการขยายตัวหรือหดตัว สภาพของการแข่งขัน รายละเอียดของคู่แข่ง มีความเพียงพอที่จะกำหนดกลยุทธ์ในการดำเนินการหรือไม่

ซึ่งในส่วนของข้อมูลด้านคู่แข่งขันนี้ถือเป็นข้อมูลสำคัญที่ควรจะมี เนื่องจากในการกำหนดกลยุทธ์ต่างๆของธุรกิจในแผนการตลาด มีจุดประสงค์เพื่อให้สามารถแข่งขันได้กับธุรกิจอื่นที่มีอยู่ ซึ่งถ้ามีข้อมูลไม่เพียงพอที่จะใช้วิเคราะห์หรือบอกเกี่ยวกับคู่แข่งขันได้ ผู้ประกอบการหรือผู้เขียนก็ควรจะไปทำการหาข้อมูลเพิ่มเติม และข้อมูลด้านการตลาดเหล่านี้ ไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลสภาวะเศรษฐกิจ ข้อมูลสภาวะตลาดและอุตสาหกรรม แนวโน้มต่างๆของธุรกิจ ข้อมูลบทวิจัยหรือผลงานวิจัยต่างๆ กฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับของธุรกิจ ถ้าใช้แหล่งอ้างอิงจากภายนอก ควรบันทึกรายละเอียดถึงที่มาของแหล่งข้อมูลดังกล่าวไว้ด้วย

เพราะแหล่งข้อมูลอ้างอิงเหล่านี้ จะเป็นสิ่งที่สร้างความน่าเชื่อถือให้กับแผนธุรกิจ โดยแหล่งข้อมูลจากหน่วยงานของรัฐ จะถือเป็นแหล่งข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือในการอ้างอิงมากที่สุด และผลลัพธ์หรือข้อสรุปจากการวิเคราะห์ต่างๆนี้ ไม่สมควรใช้ความคิดส่วนตัวหรือเป็นการคาดการณ์ของผู้ประกอบการเอง เช่น การระบุว่าตลาดจะขยายตัวปีละ 10% เพราะจากประมาณการดังกล่าวจะทำให้ธุรกิจมีผลกำไรที่ดีตามที่ตนเองต้องการ โดยไม่มีเอกสารหรือหลักฐานใดๆรองรับเกี่ยวกับประมาณการดังกล่าว เพราะจะส่งผลให้แผนธุรกิจขาดความน่าเชื่อถือ

เมื่อมีข้อซักถามเกิดขึ้นว่าตัวเลขหรือประมาณการต่างๆ ที่ระบุไว้ในแผนธุรกิจนั้นมีที่มาอย่างไรจากเจ้าหน้าที่ของธนาคาร หรือผู้อ่านแผนส่วนของการวิเคราะห์ธุรกิจนั้น จะเป็นการพิจารณาว่าผู้จัดทำหรือผู้เขียนแผน มีเอกสารครบถ้วนหรือไม่ เนื่องจากมีความจำเป็นต้องนำไปใช้เขียนในแผนการบริหารจัดการ ซึ่งส่วนใหญ่แล้วในส่วนข้อมูลด้านเอกสารมักมิใช้ประเด็นปัญหา เนื่องจากเป็นเอกสารสำคัญที่ทุกธุรกิจต้องมีอยู่ แต่ที่มักจะสร้างปัญหาให้เกิดขึ้นในส่วนของการวิเคราะห์ธุรกิจ จะเป็นในเรื่องของข้อมูลสถิติต่างๆ เช่น ยอดขาย รายได้ ต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายของธุรกิจ ที่แม้ว่าธุรกิจจะมีอยู่มักไม่มีการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ โดยมีเฉพาะในส่วนของเอกสารบันทึกเท่านั้น ทำให้ในการวิเคราะห์ข้อมูลในส่วนดังกล่าวมักจะต้องใช้เวลานาน ในการแปลผลจากข้อมูลดิบหรือตัวเลขต่างๆที่มีอยู่ในเอกสาร ให้เป็นผลสรุปของผลการดำเนินการของธุรกิจได้ เช่น การเปลี่ยนแปลง แนวโน้ม สัดส่วนหรือเปอร์เซนต์ของ ยอดขาย รายได้ จำนวนลูกค้า ต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายต่างๆ เป็นต้น เพราะจะใช้ประกอบในเรื่องของการวางแผนการดำเนินการ และการกำหนดกลยุทธ์ในแผนการตลาด แผนการผลิตหรือการให้บริการ และแผนการเงิน

เนื่องจากการดำเนินการของธุรกิจโดยแท้จริงแล้ว มักจะมีรูปแบบคล้ายคลึงหรือมีแนวทางจากการดำเนินการที่ผ่านมา หรือในรูปแบบเดิมของธุรกิจ เพียงแต่อาจจะมีการปรับปรุงในการดำเนินการบางส่วนบ้างเท่านั้น ซึ่งการเปลี่ยนวิธีการบริหารจัดการ หรือเปลี่ยนโครงสร้างการดำเนินการของธุรกิจใหม่ โดยไม่อยู่ในพื้นฐานเดิมเลยย่อมเป็นไปได้โดยยาก หรือเป็นไปไม่ได้เลยในข้อเท็จจริง ดังนั้นสำหรับธุรกิจที่ดำเนินการมาก่อนหน้าแล้ว รูปแบบของธุรกิจเดิมจะมีความสัมพันธ์ กับการดำเนินการต่างๆที่ระบุไว้ในแผนธุรกิจด้วย

นอกจากเรื่องของการดำเนินการ แล้ว ในส่วนที่ต้องนำข้อมูลที่มีอยู่มาวิเคราะห์ จะเป็นเรื่องของสภาพธุรกิจว่าอยู่ในสภาพใด สามารถแข่งขันกับคู่แข่งขันอื่นได้หรือไม่ มีผลดำเนินการเป็นอย่างใดเมื่อเทียบกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ และพิจารณาเกี่ยวกับแผนผังองค์กรว่า มีสายงานบังคับบัญชาที่เหมาะสมหรือไม่ กล่าวคือมีบุคลากรครบถ้วนที่จะดูแลหรือดำเนินกิจกรรมต่างๆของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นด้านการบริหารจัดการ ด้านการผลิตหรือการให้บริการ ดานการตลาด และด้านการเงิน โดยบุคลากรเหล่านี้มีความรู้ความสามารถเพียงพอหรือไม่ ในการบริหารจัดการ เพราะความรู้ความสามารถของบุคลากรนี้จะมีความสัมพันธ์กับอัตราเงินเดือน ค่าแรง ค่าจ้าง ซึ่งอยู่ในอัตราที่เหมาะสม

นอกจากนี้ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงในประมาณการต่างๆ เช่น ด้านการผลิต หรือด้านการตลาด บุคลากรหรือพนักงานที่มีอยู่ มีความสามารถในการรองรับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวที่จะเกิดขึ้นหรือไม่ ทั้งในแง่ของจำนวนและประสิทธิภาพ การหาข้อมูลเกี่ยวกับการลงทุนในสินทรัพย์ว่าจะต้องใช้การลงทุนเริ่มต้นในมูลค่าเท่าใด หรือถ้าเป็นธุรกิจที่ดำเนินการมาแล้ว ก็ควรจะหามูลค่าปัจจุบันของสินทรัพย์ของธุรกิจที่มีอยู่ ไม่ว่าจะเป็นที่ดิน อาคาร สิ่งปลูกสร้าง เครื่องจักร อุปกรณ์ สินค้าคงเหลือ หรือสินทรัพย์หมุนเวียนประเภทอื่นๆ เช่น เงินสด ซึ่งแม้ว่าจะมีข้อมูลดังกล่าวระบุไว้ในงบการเงิน แต่มักพบว่ามูลค่าสินทรัพย์ในงบการเงินจะต่างกับมูลค่าสินทรัพย์ที่แท้จริง เนื่องจากเงื่อนไขต่างๆในการจัดทำบัญชี หรือการจัดทำงบการเงิน เช่น การตัดค่าเสื่อมราคา หรือวิธีการคำนวณมูลค่าสินค้า เป็นต้น

ดังนั้นการหามูลค่าสินทรัพย์จึงเป็นการหามูลค่าตลาด (Market Value) หรือมูลค่ายุติธรรม (Fair Value) เพื่อให้รู้ว่าสินทรัพย์ที่แท้จริงในปัจจุบันของธุรกิจมีมูลค่าเท่าใด นอกจากนี้ในส่วนของวงเงินสินเชื่อต่างๆ กับสถาบันการเงินหรือธนาคารที่มีอยู่ ผู้ประกอบการหรือผู้เขียนแผนควรศึกษา หรือทำการวิเคราะห์เกี่ยวกับการผ่อนชำระคืน ไม่ว่าจะเป็นในส่วนของเงินต้น ดอกเบี้ย รวมถึงเงื่อนไขต่างๆตามสัญญาให้ถูกต้อง รวมถึงเงื่อนไขทางการค้าต่างๆที่ธุรกิจมีอยู่ เช่น ลูกหนี้การค้า เจ้าหนี้การค้า หนี้สูญ เป็นต้น เพราะมีความสัมพันธ์กับกระแสเงินสดรับ-จ่ายของกิจการ เพื่อจะใช้วางแผนในส่วนของการจัดทำแผนการเงินต่อไปอีกด้วย

ซึ่งขั้นตอนในการวิเคราะห์ตลาด และวิเคราะห์ธุรกิจนี้ จะเป็นขั้นตอนที่ทำให้ผู้ประกอบการหรือผู้เขียนแผนธุรกิจได้ทราบว่า ตนเองมีข้อมูลหรือเอกสารประกอบต่างๆเพียงพอ ที่จะนำไปกำหนด Business Model หรือกำหนดแนวทางในการดำเนินกลยุทธ์ต่างๆของธุรกิจ โดยถ้าผู้ประกอบการหรือผู้เขียนแผน สามารถบอกได้ว่าข้อมูลที่มีอยู่มีความเพียงพอ หรือมีรายละเอียดครบถ้วนแล้ว ก็สามารถไปสู่ขั้นตอนที่สี่ในการกำหนด Business Model ของธุรกิจได้เลย แต่ถ้ามีข้อมูลไม่เพียงพอหรือยังไม่ชัดเจน ซึ่งมักจะเป็นในส่วนของข้อมูลภายนอกเช่น เรื่องของคู่แข่งขัน หรือรายละเอียดอื่นๆ ก็สมควรจะหาข้อมูลเพิ่มเติมให้มีความครบถ้วนสมบูรณ์

Business Model ถือเป็นหัวใจสำคัญในการกำหนดแนวทางการดำเนินการของธุรกิจ ว่าธุรกิจจะดำเนินการในรูปแบบใด มิ่งใดที่เป็นจุดเด่น หรือเป็นความสามารถในการแข่งขันกับธุรกิจอื่นๆ สิ่งใดถือเป็นปัจจัยของความสำเร็จของธุรกิจ ซึ่งผู้เขียนได้เคยเขียนถึงเรื่องของการพัฒนา Business Model to Business Plan ไว้ในปี 2549 ซึ่งถ้าผู้อ่านมีความสนใจ สามารถอ่านเพิ่มเติมได้จาก Website ของสำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม www.sme.go.th SMEs@click ในหัวข้อศูนย์ความรู้ SMEs ด้านการจัดการ ก็จะช่วยให้เข้าใจในภาพรวมของการพัฒนา Business Model ไปสู่แผนธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น

รูปแบบขององค์ประกอบของ Business Model จะถูกกำหนดใช้แตกต่างกันออกไป เพราะในแต่ละธุรกิจจะมีลักษณะองค์ประกอบ ปัจจัย ข้อจำกัด ที่แตกต่างกัน ซึ่งขึ้นกับตัวผู้ประกอบการและนโยบายในการบริหารจัดการ ดังนั้นจึงมิได้หมายความว่า ทุกธุรกิจจะต้องมีองค์ประกอบของ Business Model ที่เหมือนกัน หรือต้องมีองค์ประกอบทั้งหมดของ Business Model ตามที่ระบุไว้ข้างต้น แต่ควรกำหนดใช้เฉพาะองค์ประกอบบางข้อ ที่เหมาะสมกับธุรกิจของตนเองเท่านั้น เช่น ธุรกิจที่เลือกใช้ Business Model ด้าน Value proposition อาจมุ่งเน้นในเรื่องของกลยุทธ์ด้านผลิตภัณฑ์ การพัฒนาสินค้า ให้ตอบสนองความพึงพอใจของลูกค้าให้มากที่สุด

ถ้าเลือกด้าน Market segments อาจมุ่งเน้นในการกำหนดกลยุทธ์การตลาดทั้งหมด ในการนำเสนอสินค้าหรือบริการ ให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าแต่ละประเภทตามที่กำหนดไว้ ถ้าเลือกด้าน Distribution channels อาจมุ่งเน้นในการขยายช่องทางจัดจำหน่าย เพื่อให้ลูกค้ามีความสะดวกในการซื้อสินค้า หรือใช้บริการ ถ้าเลือกด้าน Cost structure อาจมุ่งเน้นในการบริหารจัดการต้นทุนในการผลิตสินค้า หรือบริการให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด เพื่อการแข่งขันในด้านของราคา หรือถ้าเลือกด้าน Revenue model อาจมุ่งเน้นในด้านของแนวทางการตลาดใหม่ หรือการหารายได้จากตลาดใหม่ เป็นต้น

โดยองค์ประกอบเหล่านี้ในบางธุรกิจอาจใช้ในหลายๆองค์ประกอบผสมผสานกัน แต่พึงระลึกว่าองค์ประกอบของ Business Model ที่ธุรกิจเลือกนั้น ถือเป็นแนวทางสำคัญ ที่จะส่งผลไปยังการวางแผนในการดำเนินการของธุรกิจ หรือสิ่งที่ระบุไว้ในแผนธุรกิจ เพราะถือเป็นปัจจัยแห่งความสำเร็จและความสามารถในการแข่งขัน ดังนั้นถ้าธุรกิจเลือกองค์ประกอบใดของ Business Model รายละเอียดต่างๆของแผนธุรกิจก็จะสอดรับกับ Business Model ที่กำหนดขึ้น ในที่นี้จะเป็นตัวอย่างของแนวความคิดหลังจากการกำหนด Business Model

“จากการที่ธุรกิจได้มีการกำหนดกลยุทธ์ในการพัฒนาผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ เพื่อตอบสนองความพึงพอใจของลูกค้า เป็นหัวใจสำคัญในการขางขัน โดยธุรกิจได้ทำการศึกษาพฤติกรรมผู้บริโภคและกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย ประกอบกับธุรกิจมีทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญด้านการออกแบบผลิตภัณฑ์ ซึ่งเคยได้รับรางวัลในการประกวดด้านการออกแบบผลิตภัณฑ์ระดับโลกมาแล้ว ธุรกิจจึงได้ตั้งเป้าหมายในการออกผลิตภัณฑ์ใหม่อย่างน้อย 3 แบบ ตามประเภทของลูกค้าทุกๆ 6 เดือน และเนื่องจากยังไม่มีผลิตภัณฑ์ในลักษณะเดียวกัน ที่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ในตลาด ดังนั้นผลิตภัณฑ์จึงสามารถตั้งราคาผลิตภัณฑ์ได้ในระดับสูงกว่าสินค้ารายอื่น โดยคาดว่าการเพิ่มขึ้นของยอดขายสินค้าโดยเฉลี่ย 20% จากปี 2549 เมื่อสิ้นปี 2550 และรายได้โดยเฉลี่ยเพิ่มขึ้น 25% จากยอดรายได้ในปี 2550”

ซึ่งรายละเอียดหรือการประมาณการดังกล่าวนี้มาจากการที่ธุรกิจใช้ Business Model โดยมุ่งเน้นด้าน Value proposition Market Segments และ Core capabilities ทำให้ในแผนธุรกิจฉบับนี้จะมีรายละเอียดต่างๆ ด้านกลยุทธ์ผลิตภัณฑ์ ข้อมูลลูกค้า การศึกษาพฤติกรรมผู้บริโภค รายละเอียดเกี่ยวกับทีมงานหรือผู้ออกแบบผลิตภัณฑ์ ที่มีรายละเอียดหรือให้ความสำคัญกับข้อมูลส่วนนี้เป็นพิเศษ นอกเหนือจากรายละเอียดในหัวข้ออื่นๆของแผนธุรกิจ ดังนั้นการกำหนด Business Model จึงถือเป็นจุดกำหนดแนวทางว่า ในขั้นตอนต่อไปในการเริ่มต้นดารเขียนแผนธุรกิจ จะแสดงรายละเอียดอะไร จะใช้ข้อมูลใดในการนำเสนอ และผลจากการวิเคราะห์ตลาดและวิเคราะห์ธุรกิจนั้น จะนำมาสรุปผล หรือใช้เป็นข้อมูลสนับสนุนตาม Business Model ที่ผู้ประกอบการหรือผู้เขียนแผนอย่างไรอีกด้วย

เริ่มต้นเขียนแผน ในขั้นตอนนี้จะเป็นขั้นตอนสุดท้ายภายหลังจากการกำหนด Business Model เป็นที่เรียบร้อยแล้วว่า ธุรกิจจะมีแนวทางในการดำเนินธุรกิจในรูปแบบใด และจะใช้กลยุทธ์หรือวิธีการใด ในการสร้างจุดเด่น และความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจ จากองค์ประกอบของ Business Model ที่ธุรกิจกำหนดขึ้น โดยการเริ่มต้นเขียนแผนธุรกิจในขั้นตอนที่ 5 นี้ สำหรับผู้ประกอบการที่เคยผ่านการศึกษาหรือการอบรม อาจจะไม่มีความยุ่งยากนัก เนื่องจากมีความคุ้นเคยหรือได้เคยจัดทำมาก่อนบ้างแล้ว แต่สำหรับผู้ประกอบการใหม่หรือผู้ที่ยังไม่เคยผ่านการศึกษาอบรมมาเลย อาจจะไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไรดีจึงจะเหมาะสม โดยถ้าเป็นกรณีดังกล่าวนี้ผู้ประกอบการควรศึกษาจากโครงร่าง หรือตัวอย่างรูปแบบของแผนธุรกิจ เช่น จากตำราวิชาการ หรือหนังสือเกี่ยวกับการเขียนแผนธุรกิจ

ซึ่งในปัจจุบันก็มีการวางจำหน่ายตามศูนย์หนังสือ หรือร้านหนังสือทั่วไป ซึ่งอาจมี CD ซึ่งบันทึกข้อมูลไฟล์ตัวอย่างของแผนธุรกิจ และไฟล์สำหรับการคำนวณทางการเงินอีกด้วย หรือ Download ตัวอย่างของโครงร่างแผนธุรกิจจาก Website ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับการสนับสนุนผู้ประกอบการ เช่น สำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม www.sme.go.th หรือ Website กรมส่งเสริมอุตสาหกรรม www.dip.go.th ซึ่งนอกจากจะมีไฟล์ข้อมูลของโครงร่างแผนธุรกิจ ยังมีตัวอย่างแผนธุรกิจของผู้ประกอบการ และแบบการลงทุนในธูรกิจประเภทต่างๆ เพื่อเป็นข้อมูลของผู้ประกอบการ แต่โครงร่างหรือวิธีการเขียนแผนธุรกิจในแต่ละแหล่ง อาจจะมีรายละเอียดที่แตกต่างกันออกไป ซงอาจทำให้ผู้ประกอบการมีความสับสนว่า ควรจะเลือกใช้โครงร่างของแผนธุรกิจจากแหล่งใดจึงจะดีที่สุด หรือมีโอกาสในการกู้เงินถ้าใช้เพื่อการนำเสนอต่อธนาคารหรือสถาบันการเงินได้มากที่สุด

ในข้อเท็จจริงแล้วผู้ประกอบการพึงระลึกไว้ก่อนเป็นเบื้องต้นว่า ไม่มีโครงร่างคู่มือการเขียนแผนธุรกิจใดที่ดีที่สุด หรือสามารถใช้ได้กับทุกธุรกิจ เพราะธุรกิจแต่ละประเภทนั้นไม่เหมือนกันหรือมีความแตกต่างกันในการดำเนินการ วัตถุประสงค์ของการจัดทำแผนธุรกิจที่แตกต่างกัน รวมถึงหน่วยงานที่ผู้ประกอบการนำเสนอแผนธุรกิจ ซึ่งอาจมีข้อจำกัดหรือความต้องการข้อมูลในแผนธุรกิจที่แตกต่างกัน ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะทำให้แผนธุรกิจที่เขียนขึ้น อาจมีรายละเอียดที่แตกต่างกันแม้ว่าจะเป็นการเขียนขึ้นโดยธุรกิจเดียวกัน เมื่อมีวัตถุประสงค์หรือการนำเสนอไปยังหน่วยงานที่แตกต่างกัน

ดังนั้นผู้ประกอบการสามารถเลือกโครงร่างของแผนธุรกิจจากแหล่งใดก็ได้ แต่ควรพิจาณาเลือกใช้ให้มีความเหมาะสมกับธุรกิจของตนเอง หรือผู้เขียนมีความเข้าใจในโครงร่างของแผนธุรกิจที่เลือก และสามารถกรอกรายละเอียดต่างๆในโครงร่างของแผนธุรกิจนั้นได้อย่างครบถ้วนเท่าที่เป็นไปได้ ซึ่งส่วนใหญ่ของโครงร่างของแผนธุรกิจไม่ว่าจะมาจากแหล่งข้อมูลใดก็ตาม จะประกอบด้วยส่วนสำคัญต่างๆ ประกอบด้วย

บทสรุปผู้บริหาร
ข้อมูลของธุรกิจ
ประวัติของธุรกิจ หรือแนวคิดในการดำเนินธุรกิจ
ผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการของธุรกิจ
สภาวะตลาดหรือสภาวะอุตสาหกรรม
การดำเนินการแข่งขันกับผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการของธุรกิจอื่น
ลูกค้าเป้าหมายของธุรกิจ
แผนการบริหารจัดการ
แผนการตลาด
แผนการผลิตหรือการบริการ
แผนการเงิน
ภาคผนวกหรือเอกสารแนบ

ซึ่งถ้าผู้ประกอบการทำการเก็บรวบรวมข้อมูลได้อย่างเหมาะสมตามขั้นตอนที่ 2 ก็จะสามารถกรอกรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลของธุรกิจ ประวัติของธุรกิจ หรือแนวคิดในการดำเนินธุรกิจ ผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการของธุรกิจได้อย่างสะดวก เพราะเป็นสิ่งที่มาจากข้อมูลภายใน (Internal Data) ของธุรกิจเอง รวมถึงสภาวะตลาดหรืออุตสาหกรรม และการดำเนินการแข่งขันกับผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการของธุรกิจอื่นได้เบื้องต้นจากข้อมูลภายนอก (External Data) ที่รวบรวมข้อมูลเอาไว้แล้ว รวมถึงข้อมูลหรือเอกสารสำคัญต่างๆ เพื่อไว้ใช้ในส่วนของภาคผนวกหรือเอกสารแนบ และถ้ามีการวิเคราะห์ตลาดหรือวิเคราะห์ธุรกิจในขั้นตอนที่ 3 ก็จะสามารถกรอกรายละเอียดเกี่ยวกับสภาวะตลาดหรือสภาวะอุตสาหกรรม การดำเนินการแข่งขันกับผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการของธุรกิจอื่น ได้โดยละเอียดและมีเหตุผล รวมถึงสามารถกำหนดแนวทางในการวางแผนการบริหารจัดการ การวางแผนการตลาด การวางแผนการผลิตหรือการบริการได้เบื้องต้น

เพราะเป็นการวิเคราะห์จากปัจจัยภายในและภายนอกของธุรกิจที่เป็นอยู่ รวมถึงพอที่จะระบุเกี่ยวกับประมาณการในการลงทุน รายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เป็นอยู่หรือจะมีการกำหนดขึ้นในอนาคตซึ่งต้องระบุไว้ในแผนการเงิน และถ้าสามารถกำหนด Business Model ของธุรกิจตามขั้นตอนที่ 4 ก็จะสามารถระบุเกี่ยวกับลูกค้าเป้าหมายของธุรกิจที่เหมาะสมและเป็นไปได้ แผนการบริหารจัดการซึ่งมีความสัมพันธ์กับรูปแบบของ Business Model ที่ธุรกิจเลือก การกำหนดกลยุทธ์ทางการตลาดต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นด้านผลิตภัณฑ์ ราคา ช่องทางจัดจำหน่าย การส่งเสริมการตลาด ในแผนการตลาด ซึ่งตอบสนองกับแนวคิดในการดำเนินธุรกิจ และลูกค้าเป้าหมายของธุรกิจ ตาม Business Model ที่ระบุไว้ การวางเป้าหมายหรือการดำเนินการเกี่ยวกับการผลิตผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการ เช่น จำนวนการผลิต ต้นทุนค่าใช้จ่ายในการผลิตหรือบริการ ที่สอดรับกับแผนการบริหารจัดการ หรือแผนการผลิตหรือแผนบริการที่กำหนดไว้

โดยส่วนที่ผู้ประกอบการหรือผู้เขียนแผนต้องมีการจัดทำเพิ่มเติมโดยละเอียด ซึ่งอาจต้องใช้ความรู้ความชำนาญโดยเฉพาะ เพราะมีเรื่องเกี่ยวกับการคำนวณ สูตรหรือตัวเลขต่างๆ ได้แก่ประมาณการทางการเงินล่วงหน้าในแผนการเงิน ซึ่งเป็นการประมาณการเกี่ยวกับ รายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่ายต่างๆ ของธุรกิจ ซึ่งมาจากรายละเอียดของกิจกรรมดำเนินการต่างๆ ที่มาจากแผนการบริหารจัดการ แผนการตลาด แผนการผลิตหรือการบริการนั่นเอง เพื่อแสดงผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากการดำเนินการของธุรกิจ ในรูปของ ผลกำไร (Profit) มูลค่าปัจจุบันสุทธิ (Net present value – NPV) มูลค่าอัตราผลตอบแทนภายใน (Internal rate of return – IRR) ระยะเวลาคืนทุน (Payback period) หรือการวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงิน (Financial analysis) เป็นต้น

แต่ในปัจจุบันที่มีไฟล์คำนวณทางการเงินที่จัดทำขึ้นสำหรับแผนธุรกิจให้ Download หรือแถมพร้อมกับหนังสือ ก็เป็นสิ่งที่ช่วยให้มีความสะดวกสำหรับการจัดทำประมาณการทางการเงินในแผนธุรกิจ หรือในปัจจุบันที่มักจะต้องมีการจัดทำแผนประเมินความเสี่ยง (Risk assessment plan) ถ้าผู้ประกอบการดำเนินการตามขั้นตอนอย่างเหมาะสม ก็จะสามารถกรอกรายละเอียดในส่วนดังกล่าวได้เช่นกัน เพราะเป็นความเสี่ยงหรือผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น จากการดำเนินการต่างๆในแผนธุรกิจ โดยในส่วนของบทสรุปผู้บริหารก็เป็นเพียงการสรุปประเด็นสำคัญต่างๆจากแผนธุรกิจที่จัดทำขึ้นมาทั้งหมดนั่นเอง

จากที่กล่าวมาทั้งหมดของขั้นตอนในการเริ่มต้นเขียนแผนธุรกิจ ตั้งแต่ขั้นตอนที่ 1 เลือกธุรกิจ ขั้นตอนที่ 2 รวบรวมข้อมูล ขั้นตอนที่ 3 วิเคราะห์ตลาด วิเคราะห์ธุรกิจ ขั้นตอนที่ 4 กำหนด Business Model และขั้นตอนที่ 5 เริ่มต้นเขียน หวังว่าจะเป็นประโยชน์สำหรับแนวทางในการเริ่มต้น สำหรับผู้ประกอบการ ในการจัดทำหรือการเขียนแผนธุรกิจได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพ

รัชกฤช คล่องพยาบาล
ที่ปรึกษา ส่วนบริการปรึกษาการเงินและการร่วมลงทุน
ฝ่ายประสานและบริการ SMEs สำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (สสว.)

แผนธุรกิจ กับ SMEs ตอน….การจัดทำเอกสารแผนธุรกิจ

งานด้านเอกสารก็ถือเป็นสิ่งสำคัญ ที่เกี่ยวข้องกับการนำเสนอแผนธุรกิจอีกรูปแบบหนึ่งที่ไม่ควรมองข้าม

การจัดทำเอกสารแผนธุรกิจ (Business plan documentation) หรืองานด้านเอกสารของแผนธุรกิจ สามารถถือได้ว่าเป็นเรื่องสำคัญอีกเรื่องหนึ่งในกระบวนการจัดทำแผนธุรกิจ แต่ผู้ประกอบการส่วนใหญ่มักจะละเลยในเรื่องดังกล่าว โดยมุ่งเน้นไปที่การเขียนหรือการจัดทำข้อมูลต่างๆของแผนธุรกิจมากกว่า เนื่องจากมองว่างานด้านเอกสารมิใช่สิ่งสำคัญเกี่ยวกับการตัดสินใจ ในการให้การสนับสนุน จากผู้อ่านหรือผู้พิจารณาแผนธุรกิจ รวมถึงอาจไม่ตระหนักถึงความจำเป็นถึงการใส่ใจเกี่ยวกับเอกสาร หรือรูปเล่มของแผนธุรกิจ ดังนั้นผู้เขียนจึงเห็นสมควรกล่าวถึงเรื่องของการจัดทำเอกสารแผนธุรกิจ

ซึ่งตามความเห็นของผู้เขียนแล้ว งานด้านเอกสารก็ถือเป็นสิ่งสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการนำเสนอแผนธุรกิจอีกรูปแบบหนึ่งที่ไม่ควรมองข้าม โดยเนื้อหาของบทความจะเป็นการปรับปรุงจากข้อคิด 20 ข้อเกี่ยวกับการจัดทำเอกสารแผนธุรกิจ ที่ผู้เขียนได้เคยเขียนประกอบไว้ในคู่มือการเขียนแผนธุรกิจของสำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมโดยจะสรุปประเด็นต่างๆและเพิ่มเติมรายละเอียดบางส่วน เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจในที่มาของเหตุผลที่ต้องใส่ใจในความสำคัญของการจัดทำเอกสารแผนธุรกิจ ว่าถือเป็นส่วนหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับการพิจารณาแผนธุรกิจของผู้ประกอบการอย่างไร

สำหรับธุรกิจหรือองค์กรธุรกิจในต่างประเทศแล้ว ไม่ว่าจะเป็นองค์กรระดับใหญ่ไปจนถึงระดับ SMEs งานด้านเอกสารถือเป็นเรื่องที่ธุรกิจให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง ตั้งแต่หัวจดหมาย นามบัตร จดหมาย เอกสาร แบบฟอร์มต่างๆ ซึ่งสำหรับองค์กรธุรกิจชั้นนำแล้ว งานเอกสารเหล่านี้จะได้รับการออกแบบและสร้างสรรค์จากนักออกแบบด้าน Graphic design โดยเฉพาะ ซึ่งจะมีความสวยงาม และสอดคล้องกับภาพลักษณ์องค์กร หรือรูปแบบของธุรกิจที่ดำเนินการอยู่ โดยเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวข้องหรือต้องมีการนำเสนอต่อบุคคลภายนอก เช่น หัวจดหมาย (Letterhead) นามบัตร (Business card) จดหมายธุรกิจ (Business Letter) เอกสาร (Business document) แบบฟอร์มต่างๆ (Business form) แผ่นพับหรือใบปลิว (Leaflet) โบรชัวร์ (Brochure) รายงานประจำปี (Annual report) ซึ่งก็รวมถึงแผนธุรกิจ (Business plan) ด้วยเช่นกัน

เนื่องจากธุรกิจเหล่านี้ถือว่า งานด้านเอกสารเป็นสิ่งที่สะท้อนภาพลักษณ์ (Business image) และเป็นสิ่งที่สร้างความประทับใจต่อลูกค้า หรือผู้ได้รับเอกสารของธุรกิจ เพื่อให้ทราบได้ว่าองค์กรธุรกิจนั้นเป็นองค์กรแบบใด มีความเป็นมืออาชีพระดับใด ดังนั้นเราจึงมักพบเห็นงานออกแบบเอกสารที่สวยงามจากธุรกิจในต่างประเทศ มากกว่าธุรกิจในประเทศไทยที่ไม่ค่อยได้ให้ความสำคัญในเรื่องดังกล่าวนัก โดยมักพบได้เฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่ หรือถ้าเป็นธุรกิจ SMEs ก็มักจะเป็นธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับด้านการออกแบบหรือด้านงานศิลป์เท่านั้น โดยเป็นการยากที่จะพบในธุรกิจ SMEs โดยทั่วไป อย่างไรก็ตามแม้ว่าในการดำเนินธุรกิจทั่วไป ธุรกิจ SMEs อาจจะไม่ให้ ความใส่ใจในเรื่องงานเอกสารดังกล่าว แต่ถ้าต้องมีการนำเสนอแผนธุรกิจซึ่งถือได้ว่าเป็นเอกสารสำคัญ ไปยังบุคคลหรือหน่วยงานภายนอก เช่น ธนาคารหรือสถาบันการเงิน กองทุนร่วมลงทุน ผู้จัดทำแผนก็ควรจะตระหนักถึงความสำคัญในการจัดทำเอกสารแผนธุรกิจ ที่จะเป็นสิ่งที่ช่วยสะท้อนภาพลักษณ์ของธุรกิจ สะท้อนความเป็นมืออาชีพ และเป็นส่วนเสริมให้ผู้พิจารณาแผนมีความประทับใจในแผนธุรกิจ ที่ผู้ประกอบการได้จัดทำขึ้นอีกด้วย โดยประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำเอกสารแผนธุรกิจควรมีข้อคิดพิจารณาในประเด็นต่างๆ ดังต่อไปนี้คือ

กระดาษ การเลือกชนิดกระดาษที่เหมาะสมสำหรับการจัดทำเอกสารแผนธุรกิจ ถือเป็นสิ่งแรกที่ผู้ประกอบการควรให้ความสำคัญ ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วเอกสารแผนธุรกิจที่จัดพิมพ์ขึ้นโดยทั่วไปมักใช้กระดาษ 80 Gram ซึ่งเป็นกระดาษงานพิมพ์เอกสารที่ใช้กันอยู่ แต่ในปัจจุบันที่มีกระดาษสำหรับงานพิมพ์คุณภาพสูงที่เหมาะสมกับการพิมพ์สำหรับงานเอกสารโดยเฉพาะ ทั้งที่ผลิตขึ้นสำหรับเครื่องพิมพ์แต่ละประเภท หรือผลิตขึ้นตามวัตถุประสงค์ในการใช้งาน ในราคาไม่สูงนักเมื่อเทียบกับราคากระดาษการพิมพ์คุณภาพสูงในอดีต ซึ่งถ้าเทียบต้นทุนกระดาษต่อแผ่น อาจจะแพงกว่าประมาณ 6-7 เท่า เช่นกระดาษ 80 Gram มีราคาเฉลี่ยแผ่นละ 25-30 สตางค์ กระดาษพิมพ์คุณภาพสูงอาจมีราคาเฉลี่ยแผ่นละ 1.50-2.50 บาท แต่ถ้าเทียบการใช้กระดาษทั้งหมดของเอกสารแผนธุรกิจจำนวน 30-40 แผ่น จะมีต้นทุนเพิ่มขึ้นไม่เกิน 100 บาทต่อเอกสารแผนธุรกิจหนึ่งเล่มเท่านั้น

แต่คุณภาพของเอกสารที่ได้มีความแตกต่างที่เห็นได้ชัดเจน หรือเรียกได้ว่า “เอาเงินร้อยไปแลกเงินล้าน” นั่นเอง และควรใช้กระดาษที่มีความหนากระดาษ และคุณภาพที่ดีที่สุดตามแต่ลักษณะการใช้งาน เช่น กระดาษ 210 Gram สำหรับปกหน้า-ปกหลัง ส่วนเนื้อหาของแผนธุรกิจเป็นกระดาษ 80-110 Gram หรือการเลือกใช้กระดาษโดยเฉพาะสำหรับการพิมพ์ Laser ทั้งแบบผิวมัน (Glossy) หรือแบบผิวด้าน (Matt) หรือกระดาษเฉพาะการพิมพ์สำหรับ Inkjet โดยเฉพาะ และสีกระดาษที่ใช้ควรเป็นสีสุภาพหรือสีที่เป็นทางการทางธุรกิจ เช่น สีขาว สีครีม สีฟ้า สีเทาอ่อน เป็นต้น แต่การใช้กระดาษสีขาวจะสะดวกและเป็นที่นิยมที่สุด เนื่องจากเป็นทางการและไม่มีความเพี้ยนของสีในการพิมพ์ขั้นสุดท้าย

เครื่องพิมพ์ ปัจจุบันการพิมพ์เอกสารแผนธุรกิจส่วนใหญ่จะเป็นการพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ Inkjet หรือเครื่องพิมพ์เลเซอร์หรือเครื่อง Laserjet ส่วนเครื่องพิมพ์หัวเข็ม (Dot matrix) นั้น คงไม่มีใครใช้ในการพิมพ์เอกสารทั่วไปยกเว้นเฉพาะการทำเอกสารสำเนาเท่านั้น โดยในส่วนเครื่องพิมพ์ Inkjet จะมีข้อได้เปรียบเครื่อง Laserjet ตรงที่สามารถพิมพ์เอกสารที่มีสีสรรค์ได้ ทำให้แสดงข้อมูลรายละเอียดต่างๆ โดยเฉพาะรูปตัวอย่างของสินค้า ผลิตภัณฑ์ หรือบริการได้เป็นอย่างดี และสามารถใช้สีเป็นสิ่งเน้นข้อมูลรายละเอียดต่างๆในแผนธุรกิจ ทำให้เอกสารมีความสวยงามมากกว่า แต่ก็มีข้อด้อยตรงที่มีคุณภาพความคมชัดเกี่ยวกับตัวอักษร (Text) ไม่ชัดเจนเท่าเครื่องพิมพ์เลเซอร์

ในขณะที่เครื่องพิมพ์ Laserjetที่ใช้กันทั่วไปมักเป็นเครื่องพิมพ์ขาว-ดำ หรือเป็นแบบ Monochrome ที่เหมาะสมกับการพิมพ์เฉพาะงานเอกสารด้านตัวอักษร แต่ไม่สามารถพิมพ์งานที่มีสีสรรค์ได้ แต่ในปัจจุบันที่มีเครื่องพิมพ์เลเซอร์สี หรือ Color Laserjet ที่สามารถพิมพ์งานเอกสารด้านตัวอักษรได้คมชัด และสามารถพิมพ์สีได้เหมือนเครื่องพิมพ์ Inkjet ในราคาที่ไม่สูงนัก จึงถือเป็นตัวเลือกที่ดีในการใช้สำหรับงานพิมพ์เอกสารแผนธุรกิจ แต่ทว่าก็ยังมีข้อจำกัดด้านต้นทุนหมึกพิมพ์ที่ถือว่ายังสูงอยู่มาก ดังนั้นการเลือกใช้เครื่องพิมพ์จึงควรเลือกให้เหมาะสมกับงบประมาณที่มีอยู่ โดยต้องคำนึงว่าคุณภาพของการพิมพ์ถือเป็นส่วนหนึ่งที่สะท้อนของการจัดพิมพ์เอกสารแผนธุรกิจเช่นกัน

จำนวนหน้าเอกสาร โดยปกติตามมาตรฐานของแผนธุรกิจในต่างประเทศซึ่งใช้ภาษาอังกฤษเป็นภาษาหลัก จะระบุจำนวนหน้าของเอกสารแผนธุรกิจมาตรฐานทั่วไป ซึ่งบรรจุข้อมูลหัวข้อของรายละเอียดในแผนธุรกิจได้ครบถ้วน จะมีจำนวนหน้าประมาณ 25-30 หน้า แต่ถ้าเป็นแผนธุรกิจที่ใช้ภาษาไทยในเนื้อหาเท่ากัน จะมีจำนวนหน้าเอกสารประมาณ 30-40 หน้า แต่ไม่เกิน 50 หน้า เนื่องจากลักษณะของภาษาไทยที่มีเรื่องของสระและวรรณยุกต์ รวมถึงระยะบรรทัดที่ห่างมากกว่า ทำให้ใช้จำนวนหน้าเอกสารมากกว่า แต่เรื่องของจำนวนหน้าเอกสารนี้จะขึ้นกับรายละเอียดของธุรกิจของผู้จัดทำด้วย

โดยตามประสบการณ์ของผู้เขียนแล้ว สามารถแบ่งจำนวนหน้าของเอกสารแผนธุรกิจได้เป็น 3 แบบ ตามขนาด รายละเอียดที่ต้องการแสดง และความซับซ้อนของธุรกิจในการจัดทำคือ แผนธุรกิจแบบย่อ ที่ใช้สำหรับวิสาหกิจชุมชน หรือเป็นธุรกิจรายย่อยดำเนินการคนเดียวหรือมีจำนวนบุคลากรเพียง 2-3คน จะมีจำนวนหน้าประมาณ 12-20 หน้า แผนธุรกิจแบบมาตรฐาน ที่ใช้สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก หรือธุรกิจ SMEs โดยทั่วไป ซึ่งอาจไม่มีรายละเอียดการดำเนินธุรกิจที่ซับซ้อนนัก จะมีจำนวนหน้าประมาณ 20-30 หน้า และแผนธุรกิจแบบเต็มรูปแบบ ที่ใช้สำหรับธุรกิจ SMEs หรือแม้แต่ธุรกิจขนาดใหญ่ ที่ต้องการแสดงรายละเอียดอย่างครบถ้วนสมบูรณ์ จะมีจำนวนหน้าประมาณ 30-50 หน้า โดยจำนวนหน้าเอกสารนี้จะขึ้นกับประเภทธุรกิจ ความซับซ้อน ลักษณะการจัดองค์กร และข้อมูลที่ผู้จัดทำต้องการแสดงให้เห็นไว้ตามที่กล่าวมา โดยทั้งนี้ยังขึ้นอยู่กับขนาดของตัวอักษร (Font) ที่เลือกใช้อีกด้วย

ชนิดและขนาดอักษร (Font type and font size) ชนิดและขนาดอักษรก็เป็นสิ่งที่ควรให้ความสำคัญเช่นกัน โดยหลักการพื้นฐานคือควรใช้รูปแบบตัวอักษร (Font type) และขนาดอักษร (Font Size) ที่เหมาะสม เพื่อให้ผู้อ่านสามารถอ่านได้ชัดเจน ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ซึ่งสำหรับผู้ใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์โดยทั่วไป การจัดพิมพ์งานเอกสารมักใช้โปรแกรม Microsoft Word จากชุด Microsoft Office เป็นหลัก ซึ่งจะมีชุดอักษรภาษาไทยที่รองรับการพิมพ์ ทั้งตัวอักษรภาษาไทยและภาษาอังกฤษจากระบบปฏิบัติการ Windows ติดตั้งโดยอัตโนมัติอยู่แล้ว โดยจะมีสกุลของตัวอักษรตามด้วย “New” หรือ “UPC” ตัวอย่างเช่น Angsana New, Cordia New หรือ Browallia UPC เป็นต้น ซึ่งก็เป็นชนิดอักษรที่ใช้กันอยู่ในการพิมพ์เอกสารทั่วไป ส่วน Font ที่ไม่มีนามสกุลดังกล่าวมักเป็น Font ภาษาอังกฤษที่ไม่มีภาษาไทยอยู่ คือสามารถแสดงผลเฉพาะภาษาอังกฤษได้เพียงอย่างเดียว

โดยสำหรับการใช้ Font ภาษาไทยในการจัดพิมพ์ข้อความเอกสารแผนธุรกิจ ควรมีขนาดตั้งแต่ 14-16 Point ส่วนหัวข้อของแผนงานหรือหัวข้อรายละเอียดต่างๆ อาจเพิ่มขนาดเป็น 18-20 Point ตามความเหมาะสม หรืออาจใช้ขนาดอักษรที่เท่ากันคือ 14-16 Point แต่ใช้การเน้นตัวหนา (Bold) หรือขีดเส้นใต้ (Underline) ประกอบ เพื่อความสวยงามก็ได้ โดยส่วนขนาดอักษรที่เล็กกว่านี้ เช่น 10-12 Point จะอ่าน ได้ลำบาก แต่อาจใช้ในส่วนที่ไม่เน้นในลักษณะข้อความทั่วไป หรือเป็นเพราะข้อจำกัดในพื้นที่การพิมพ์ตามปกติ เช่น ใช้เป็นการพิมพ์ที่มาของแหล่งข้อมูลอ้างอิง หรือเป็นข้อมูลในตารางที่ไม่สามารถบรรจุข้อความในขนาดอักษรปกติได้ เป็นต้น แต่ต้องคำนึงว่าขนาดอักษรที่กำหนดนั้น ยังต้องมีขนาดในการแสดงข้อมูลให้สามารถอ่านได้โดยถูกต้อง โดยถ้าเป็น Font ภาษาอังกฤษ เช่น Arial, Times New Roaman อาจใช้ขนาดประมาณ 10-12 Point เนื่องจากในขนาดตัวเลข Font size ที่เท่ากัน Font ภาษาอังกฤษจะมีขนาดที่ใหญ่กว่าภาษาไทย และใช้ขนาด Font ประมาณ 8-10 Point ในส่วนที่ไม่เน้นหรือมีข้อจำกัดเช่นเดียวกัน

โดยทั้งนี้การใช้แบบหรือชนิดอักษรในแผนธุรกิจ ควรเลือกใช้อักษรไม่เกิน 2 แบบหรือ 2 ชนิด ไม่ว่าจะเป็นการจัดพิมพ์ด้วยอักษรภาษาไทยหรืออักษรภาษาอังกฤษก็ตาม ซึ่งส่วนใหญ่จะแบ่งที่ส่วนของหัวข้อ (Heading) กับส่วนของเนื้อหา (Context) และอักษรที่ใช้นี้ไม่ควรใช้อักษรประดิษฐ์ที่มีลวดลาย หรืออักษรศิลป์ที่ยากแก่การอ่านโดยปกติ ซึ่งสำหรับภาษาอังกฤษแล้วส่วนของหัวข้อมักใช้อักษรแบบ Sans-serif หรือแบบไม่มีหาง เช่น Font ตระกูล Arial ส่วนข้อความมักใช้อักษรแบบ Serif หรือแบบมีหาง เช่น Font ตระกูล Times New Roman เป็นต้น ส่วนอักษรไทยอาจใช้ Font จากโปรแกรมโดยปกติ หรือมีการใช้ Font สำหรับงานพิมพ์ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะ นอกเหนือจาก Font ในโปรแกรม Microsoft Word เช่น Font การพิมพ์ตระกูล PSL หรือตระกูล JS, DB, DS เป็นต้น ที่อาจมีความสวยงามมากกว่า Font ของ Windows แต่การเลือกใช้ก็ต้องระวังในเรื่องของการไม่สามารถเปิดอ่าน File ของ Font ดังกล่าวในคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นๆ ที่อาจจะไม่สามารถรองรับหรือเปิดอ่านชนิดของ Font ดังกล่าวได้เช่นกัน หรือที่เมื่อเปิดอ่านจะมีตัวอักษรเป็นสี่เหลี่ยม หรือเครื่องหมายแปลกๆ หรือที่เรียกกันว่าตัวอักษรขยะนั่นเอง

การใช้ Software และการบันทึกไฟล์ข้อมูล จากที่ได้เคยกล่าวถึงมาบ้างแล้วว่า ส่วนใหญ่ของการจัดทำเอกสารแผนธุรกิจในปัจจุบัน มักใช้โปรแกรม Microsoft Word จากชุด Microsoft Office เป็นหลัก ซึ่งการบันทึกไฟล์ข้อมูล (Data file) ของแผนธุรกิจก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่ไม่ควรมองข้าม โดยเฉพาะเนื่องจากในปัจจุบันที่ในบางครั้งผู้จัดทำส่งไฟล์ข้อมูลของแผนธุรกิจทาง E-mail หรือระบบ Internet ซึ่งบางครั้งผู้รับไม่สามารถเปิดอ่านไฟล์ดังกล่าวได้ โดยสาเหตุส่วนใหญ่ที่ปรากฏมักเป็นเรื่องของผู้จัดทำแผนธุรกิจ ใช้โปรแกรม Software รุ่นล่าสุดในการจัดทำเอกสารแผนธุรกิจ ตัวอย่างเช่น ใช้โปรแกรม Microsoft Word 2007 ในการจัดทำเอกสาร ซึ่งไฟล์ข้อมูลจะมีนามสกุล .docx ซึ่งจะไม่สามารถเปิดอ่านได้จากโปรแกรม Microsoft Word 2003 ซึ่งเป็น Software มาตรฐานที่ใช้ในองค์กรธุรกิจส่วนใหญ่ในปัจจุบัน ซึ่งสามารถอ่านไฟล์ข้อมูลที่มีนามสกุล .doc แต่ไม่สามารถอ่านไฟล์ข้อมูลนามสกุล .docx ได้

ดังนั้นผู้จัดทำแผนธุรกิจพึงระลึกว่าในองค์กรขนาดใหญ่ เช่น ธนาคารหรือสถาบันการเงิน มักจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการใช้งาน Software ได้อย่างรวดเร็ว เช่นผู้ใช้งานโดยทั่วไป เนื่องจาก Software ที่ใช้ในองค์กรจะเป็น Software ที่มีลิขสิทธิ์ถูกต้อง ซึ่งองค์กรย่อมจะมีค่าใช้จ่ายสูงในการลงทุนใหม่ หรือมีการเปลี่ยนแปลงการใช้งาน ซงแตกต่างจากผู้ใช้โดยทั่วไปที่มักใช้ Software ละเมิดลิขสิทธิ์ และต้องการความทันสมัยหรือใช้ Software รุ่นล่าสุด ดังนั้นถ้าผู้จัดทำเอกสารแผนธุรกิจใช้ Software รุ่นล่าสุด ในการบันทึกข้อมูลควรบันทึกในลักษณะของการเลือกชนิด
File หรือ Save as type และเลือกชนิด File ที่รองรับชุดโปรแกรมที่ใช้กันเป็นมาตรฐานในองค์กร เช่น Microsoft Office 2003 ซึ่งแม้ว่าองค์กรนั้นจะเปลี่ยนไปใช้ Microsoft Office 2007 แล้ว ก็ยังสามารถอ่านไฟล์จากชุด Microsoft Office 2003 ได้โดยไม่เกิดปัญหา แต่ก็ต้องระวังข้อจำกัดบางประการ เช่น การใช้คุณลักษณะหรือ Features บางอย่างของชุด Microsoft Office 2007 จะไม่สามารถแสดงผลได้ในชุดโปรแกรม Microsoft Office 2003 ได้

นอกจากเรื่องของการใช้ Software หรือการบันทึกไฟล์ข้อมูลแล้ว ในเรื่องของอักษร (Font) ก็เป็นเรื่องที่ต้องระวังเช่นกันสำหรับเอกสารที่มีการใช้อักษรพิเศษ การบันทึกไฟล์ข้อมูลควรใช้การบันทึกโดยฝังไฟล์ Font อักษรนั้นประกอบในไฟล์ข้อมูลด้วย (Embed True Type Font) ใน Menu Tools ตรงส่วนของ Options และเลือก tab “Save” และเช็คเลือก Embed True Type Font เพื่อเป็นการผนวกไฟล์ Font ในไฟล์เอกสารแผนธุรกิจด้วย ซึ่งแม้ว่าจะกินพื้นที่ไฟล์เพิ่มขึ้นบ้าง แต่จะช่วยกันปัญหาในการเปิดอ่านตัวอักษรจากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้ และในกรณีที่ใช้โปรแกรมอื่นๆ ที่เป็นโปรแกรมพิเศษโดยเฉพาะสำหรับการจัดทำแผนธุรกิจ ก็ต้องระมัดระวังในเรื่องของคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น ไม่สามารถเปิดอ่านข้อมูลแผนธุรกิจดังกล่าวได้ หรือถ้าเปิดอ่านได้อาจมีหน้าตาของเอกสารแตกต่างจากต้นฉบับที่จัดทำขึ้น เช่น ระยะห่างระหว่างตัวอักษร ที่อาจชิดหรือห่างเกินไป หรือระยะการเว้นวรรคที่ผิดเพี้ยน รูปภาพที่ไม่สามารถแสดงผลได้ เป็นต้น

นอกจากนี้ในบางครั้งถ้าผู้จัดทำแผนอาจต้องการป้องกันการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในไฟล์ข้อมูลของแผนธุรกิจที่ส่งไปถึงผู้รับ ก็ควรบันทึกไฟล์ข้อมูลโดยเลือก Tools การป้องกันในส่วนของ Securities options… เพื่อใส่ Password ป้องกันการเปลี่ยนแปลงการแก้ไข (Modify) ก็ได้ โดยอนุญาตเป็นการเปิดไฟล์ให้สามารถอ่านได้อย่างเดียว (Read-only) หรือในอีกกรณีหนึ่งก็คือใช้โปรแกรมการแปลงไฟล์ จากไฟล์เอกสาร Microsoft Office ไปเป็น File เอกสาร Acrobat ซึ่งเป็น File นามสกุล .pdf ซึ่งจะมีหน้าตาเหมือนกับต้นฉบับทุกประการ รวมถึงจะมีขนาดไฟล์ที่เล็กกว่า ซึ่งจะเป็นการสะดวกเมื่อทำการส่งผ่าน E-mail หรือ Internet แต่ข้อจำกัดในวิธีดังกล่าวคือ ผู้จัดทำแผนธุรกิจจะต้องมีโปรแกรมแปลงไฟล์จาก Microsoft Office ไปเป็นไฟล์นามสกุล .pdf โดยเฉพาะ

แต่ในปัจจุบันก็มีโปรแกรมแปลงไฟล์ดังกล่าวที่เป็นทั้ง Shareware หรือ Freeware ให้ Download ได้จากหลายแหล่ง โดยไฟล์ข้อมูลดังกล่าวจะสามารถอ่านได้จากโปรแกรม Acrobat Reader ซึ่งเป็นโปรแกรมเอกสารอิเลคทรอนิกส์ ประเภท Freeware ซึ่งสามารถ Download ได้จาก Website: www.adobe.com และโปรแกรม Acrobat Reader ดังกล่าวนี้ถือเป็นโปรแกรม Utilities ที่มีอยู่ในคอมพิวเตอร์เกือบทุกเครื่อง ทั้งที่เป็นคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลหรือขององค์กรก็ตาม ซึ่งเอกสารดังกล่าวจะเป็นเอกสารที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้ หรือถ้าจะสามารถจะแปลงกลับไปเป็นโปรแกรม Microsoft Office ได้ ก็จำเป็นต้องใช้โปรแกรมพิเศษโดยเฉพาะ รวมถึงแม้ว่าจะแปลงกลับได้ แต่ก็มักจะไม่ได้คุณภาพ 100% เหมือนไฟล์ต้นฉบับ ซึ่งก็ถือเป็นการป้องกันการเปลี่ยนแปลงข้อมูลอีกแบบหนึ่ง

ปกหน้า ปกหน้าถือเป็นสิ่งที่ผู้อ่านหรือผู้พิจารณาแผน จะเห็นหรือประเมินแผนธุรกิจก่อนเป็นอันดับแรก โดยปกหน้าของแผนธุรกิจเป็นส่วนที่แสดงรายละเอียดเบื้องต้นของแผนธุรกิจเพื่อให้ผู้อ่านทราบถึงชื่อและรายละเอียดของธุรกิจผู้ดำเนินการจัดทำแผนธุรกิจ โดยรายละเอียดพื้นฐานของหน้าปก
แผนธุรกิจโดยทั่วไป จะประกอบด้วยข้อความระบุถึงการเป็นแผนธุรกิจ (Business plan) ชื่อธุรกิจ ที่อยู่หรือสถานที่ตั้งธุรกิจ หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ หมายเลขโทรสาร Website หรือ E-mail address ของธุรกิจที่นำเสนอแผน ชื่อหน่วยงานที่ผู้ประกอบการนำเสนอแผนธุรกิจ รวมถึงวัตถุประสงค์ในการนำเสนอแผน แต่ทั้งนี้ในส่วนวัตถุประสงค์อาจไม่แสดงไว้ก็ได้ ในกรณีที่ไม่ต้องการเปิดเผยแก่บุคคลภายนอกที่ไม่เกี่ยวข้อง

นอกจากนี้ยังควรมีการเพิ่มเติมรูปภาพ เช่น ภาพถ่ายผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือการให้บริการ Character design หรือ Company logo ของธุรกิจประกอบด้วยก็ได้ เพื่อให้ผู้อ่านแผนทราบถึงลักษณะการดำเนินการของธุรกิจ หรือประเภทของผลิตภัณฑ์ สินค้า หรือบริการของธุรกิจ แต่ทั้งนี้ควรคำนึงว่าปกหน้าควรออกแบบ และจัดวาง Lay-out ให้มีความสวยงาม น่าสนใจ เนื่องจากเป็นสิ่งแรกที่ผู้อ่านจะได้เห็นหรือประเมินความเป็นมืออาชีพของธุรกิจ ก่อนอ่านรายละเอียดเนื้อหาในแผนธุรกิจ นอกจากนี้ควรมีการเคลือบปกด้วยพลาสติก หรือมีการใช้ปกพลาสติกใสทับหน้าอีกชั้นหนึ่ง เพื่อกันความสกปรกและยังช่วยกันการเลอะเลือนของสีหรือหมึกพิมพ์ ในกรณีมีการพิมพ์ด้วย Inkjet ที่เป็นหมึกพิมพ์ชนิดไม่กันน้ำ รวมถึงการเลือกใช้กระดาษที่เหมาะสมกับการพิมพ์ปกเอกสารที่เหมาะสมตามที่ได้กล่าวมาแล้ว

การเข้าเล่มเอกสาร โดยปกติการเข้าเล่มเอกสารที่เป็นอยู่โดยทั่วไปในปัจจุบันมีอยู่หลายรูปแบบ เช่น การใช้ปกเอกสารสำเร็จรูปไม่ว่าจะเป็นแบบหนีบ หรือการเจาะรูการใช้วิธีเย็บแม็กซ์แล้วปิดเทปผ้าทับ การเข้าเล่มแบบรายงานหรือวิทยานิพนธ์ หรืออาจเป็นการเข้าเล่มโดยใช้แฟ้มห่วงแข็งเหมือนการเก็บเอกสาร เป็นต้น ซึ่งการเข้าเล่มดังกล่าวในวิธีต่างๆเหล่านี้ ถือว่าเป็นวิธีที่ไม่เหมาะสมนักสำหรับการจัดทำแผนธุรกิจ เนื่องจากไม่สะท้อนความเป็นมืออาชีพ และการเข้าเล่มบางแบบที่ไม่สามารถถอดเอกสารออกได้ จะมีข้อจำกัดในการพิจารณาเมื่อต้องการถ่ายเอกสารสำเนา

โดยการเข้าเล่มเอกสารแผนธุรกิจที่เหมาะสม ควรเป็นการเข้าเล่มด้วยห่วงพลาสติกแบบกระดูกงู เนื่องจากเป็นการเข้าเล่มที่สามารถสะท้อนรูปแบบของเอกสารรายงานธุรกิจได้เป็นอย่างดี รวมถึงยังใช้ต้นทุนในการเข้าเล่มไม่สูงอีกด้วย โดยขนาดของห่วงกระดูกงูที่เลือกใช้ควรมีขนาดใหญ่ และเหมาะสมกับความหนาหรือจำนวนของหน้าเอกสารของแผนธุรกิจ เพื่อความสะดวกในการเปิดอ่านจากผู้อ่านแผน รวมทั้งผู้จัดทำแผนยังสามารถทำการการเพิ่มเติม ตัดทอนรายละเอียดของเอกสารแผนธุรกิจในภายหลัง ถ้าผู้จัดทำเห็นว่ายังมีข้อมูลบางส่วนที่มีความจำเป็นต้องเพิ่มเติม หรือเป็นข้อมูลที่ผิดพลาดหรือไม่สอดคล้องกับแผนงาน หรือรายละเอียดส่วนอื่นในแผนธุรกิจ

รวมถึงยังเป็นการสะดวกในการถอดเอกสาร มาทำการถ่ายสำเนาประกอบการพิจารณาอีกด้วย เนื่องจากในข้อเท็จจริงแล้วเอกสารแผนธุรกิจจะมีผู้อ่านแผนธุรกิจหลายคน ไม่เพียงเฉพาะเจ้าหน้าที่ผู้รับแผนเท่านั้น ซึ่งจะได้แก่เจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้อง ผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้าส่วนงานที่พิจารณาแผน หรือคณะกรรมการในการพิจารณาแผน เป็นต้น ทำให้ต้องมีการถ่ายสำเนาเอกสารแผนธุรกิจออกเป็นหลายชุดเสมอ ดังนั้นการเข้าเล่มแผนธุรกิจจึงต้องสามารถถอดเอกสารเพื่อถ่ายสำเนาได้สะดวก เพราะในปัจจุบันที่เครื่องถ่ายเอกสารสามารถถ่ายเอกสาร ในลักษณะการป้อนกระดาษอัตโนมัติ ซึ่งสามารถถ่ายเอกสารจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว แต่ถ้าเป็นการเข้าเล่มเอกสารที่ไม่สามารถถอดเอกสารได้ เมื่อทำการถ่ายเอกสารก็มักจะเกิดการเหลื่อมของหน้ากระดาษ และ
เกิดรอยดำตรงส่วนที่พับระหว่างหน้าจากขั้นตอนการถ่ายเอกสาร และยังเป็นการสิ้นเปลืองเวลาในการถ่ายเอกสารสำเนาชุดต่อไปอีกด้วย

การรักษาความลับหรือการเปิดเผยข้อมูล ในบางกรณีที่ผู้จัดทำแผนธุรกิจต้องการรักษาความลับของธุรกิจ หรือแผนกลยุทธ์ต่างๆในการดำเนินธุรกิจ ไม่ให้เผยแพร่ต่อบุคคลภายนอกหรือคู่แข่งขัน หรืออาจเกรงว่าข้อมูลธุรกิจจะรั่วไหลออกไปจากผู้อ่านแผนธุรกิจของตน เนื่องจากไม่มั่นใจในการรักษาความลับของผู้พิจารณาแผนธุรกิจหรือผู้เกี่ยวข้อง เช่น เป็นธุรกิจที่เป็นนวัตกรรม (Innovation business) เป็นธุรกิจที่มีแนวความคิดใหม่ (New business idea) การจัดทำเอกสารแผนธุรกิจก็จะเป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยในการรักษาความลับได้เช่นกัน

ซึ่งสำหรับในต่างประเทศแล้วมักจะมีการจัดทำจดหมายหรือข้อตกลงในการรักษาความลับหรือการเปิดเผยข้อมูล ระหว่างผู้ประกอบการหรือผู้จัดทำแผนกับหน่วยงานที่พิจารณาหรือให้การสนับสนุนธุรกิจ เช่น ธนาคารหรือสถาบันการเงิน และถ้ามีกรณีที่ข้อมูลรั่วไหลอออกไปจริง ก็จะมีการฟ้องร้องเรียกค่าเสียหายในมูลค่ามหาศาล แต่สำหรับในประเทศไทยเรื่องดังกล่าวมักจะไม่ค่อยให้ความสำคัญนัก หรือแม้ว่าผู้นำเสนอแผนต้องการในเรื่องดังกล่าวเจ้าหน้าที่ของหน่วยงาน ธนาคารหรือสถาบันการเงินก็มักจะหลีกเลี่ยงในการทำข้อตกลงนี้ โดยผู้พิจารณาก็มักจะแจ้งว่ามีจรรยาบรรณในการรักษาความลับของลูกค้า ที่จะไม่เปิดเผยต่อบุคคลภายนอก แต่ก็มักมีปัญหาหรือข้อร้องเรียนที่เกิดขึ้นจากผู้จัดทำแผนธุรกิจ ซึ่งก็มักจะเป็นผู้นำเสนอแผนที่ได้รับการปฏิเสธจากหน่วยงาน ธนาคารหรือสถาบันการเงินนั้น ว่ามีธุรกิจอื่นที่มีแนวความคิดหรือวิธีการดำเนินธุรกิจเหมือนกับตนเอง และธุรกิจที่เกิดขึ้นหรือคู่แข่งนี้ก็มักจะเป็นผู้ได้รับการสนับสนุนจากหน่วยงาน หรือเป็นลูกค้าของทางธนาคารหรือสถาบันการเงิน ที่ผู้จัดทำแผนธุรกิจนั้นได้รับการปฏิเสธมานั่นเอง

ดังนั้นวิธีการหนึ่งที่จะช่วยให้ผู้จัดทำแผนหรือผู้ประกอบการมีความมั่นใจในเรื่องดังกล่าวขึ้นก็คือ การจัดทำเอกสารแผนธุรกิจเพื่อแสดงถึงเจตนาหรือความประสงค์ ที่จะให้ผู้พิจารณาแผนธุรกิจรักษาความลับของธุรกิจของตนเอง เช่น การพิมพ์คำว่า “Confidential” “No Copy” เป็นต้น ในลักษณะของการพิมพ์แบบลายน้ำ (Watermark) ลงในทุกหน้าของเอกสารแผนธุรกิจที่จัดทำขึ้น โดยใช้คุณลักษณะการพิมพ์ที่มีอยู่ในโปรแกรม Microsoft Office หรือใช้การพิมพ์เลขที่ชุดเอกสาร หรือรหัสเอกสารลงในเอกสารแผนธุรกิจทุกเล่มที่ทำการจัดส่ง โดยตกลงกับผู้พิจารณาแผนว่าไม่อนุญาตให้มีการถ่ายสำเนาเอกสาร โดยตนเองจะเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดพิมพ์เอกสารทั้งหมดทุกชุด ตามที่หน่วยงานนั้นกำหนดไม่ว่าจะมีจำนวนกี่ชุดก็ตาม ซึ่งเอกสารแผนธุรกิจแต่ละชุดที่จัดส่งจะมีเลขที่กำกับพร้อมระบุชื่อผู้รับ หรือต้องให้ผู้รับลงนามรับเอกสารทุกครั้ง แต่วิธีการดังกล่าวก็มิใช่จะทำได้ง่ายนักสำหรับธุรกิจในประเทศไทย ที่ผู้ประกอบการหรือผู้จัดจัดทำแผนธุรกิจ จะมีอำนาจต่อรองกับหน่วยงานหรือสถาบันการเงินให้ปฏิบัติตามได้ และก็ไม่แน่ว่าจะสามารถป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลธุรกิจมิให้เกิดขึ้นได้

แต่อย่างไรก็ตามวิธีดังกล่าวจะเป็นผลทางจิตวิทยาต่อผู้รับแผนธุรกิจ ที่จะรักษาข้อมูลในเอกสารแผนธุรกิจที่ตนเองรับผิดชอบอยู่มิให้รั่วไหลออกไป เนื่องจากมีเลขที่หรือชื่อตนเองเป็นผู้รับผิดชอบ นอกจากนี้ในกรณีที่เสร็จสิ้นการพิจารณาแผนธุรกิจ หรือได้รับการปฏิเสธ ผู้จัดทำแผนธุรกิจอาจจะต้องการจะขอรับคืนแผนธุรกิจที่นำเสนอกลับคืนทั้งหมด ซึ่งเงื่อนไขดังกล่าวควรมีการแจ้งล่วงหน้า ให้เจ้าหน้าที่รับผิดชอบได้รับ
ทราบตั้งแต่ต้น ก็จะเป็นการป้องกันความลับของธุรกิจได้ในระดับหนึ่ง แต่พึงระลึกว่าวิธีการจัดทำเอกสารแผนธุรกิจดังกล่าวนี้ มิได้หมายความว่าจะรักษาความลับของธุรกิจได้ 100% เพราะขึ้นอยู่กับจรรยาบรรณของเจ้าหน้าที่ หรือผู้เกี่ยวข้องในการพิจารณาแผนด้วย เช่น อาจมิได้มีการถ่ายสำเนาเอกสาร แต่อาจมีการบันทึกในรูปแบบอื่น เช่น ถ่ายภาพ การจดบันทึก การคัดลอก หรือวิธีการอื่นๆ ซึ่งขึ้นอยู่กับตัวบุคคลเป็นสำคัญ อีกทั้งในข้อเท็จจริงของธุรกิจ การที่ธุรกิจจะมีแนวความคิดที่คล้ายคลึงกัน หรือมีกระบวนการด้านนวัตกรรมที่ใกล้เคียงกันก็เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ โดยมิได้มาจากการเปิดเผยข้อมูลจากเจ้าหน้าที่ของหน่วยงาน หรือจากธนาคารหรือสถาบันการเงินที่ได้เห็นแผนธุรกิจนั้นแต่อย่างใด

การใช้ภาพประกอบหรือแผนภูมิ ภาพประกอบ เช่น รูปภาพ, Graphic, Schedule, Flowchart ต่างๆ จะเป็นสิ่งที่ช่วยอธิบายรายละเอียดต่างๆของแผนธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น เนื่องจากในการอธิบายรายละเอียดต่างๆจากตัวอักษรแต่เพียงอย่างเดียว อาจไม่สามารถสร้างความเข้าใจให้ผู้อ่านแผนได้ดีเพียงพอ รวมถึงในเรื่องของลักษณะรูปแบบสินค้า, บริการ, กระบวนการหรือขั้นตอนการผลิต ซึ่งถ้ามีการใช้ภาพถ่ายประกอบ จะช่วยให้ผู้อ่านรับทราบถึงลักษณะสินค้า ขนาด สี หรือบรรยากาศในการให้บริการของธุรกิจได้อย่างถูกต้องชัดเจน หรือที่เรียกว่า “หนึ่งภาพแทนพันคำพูด” นอกจากนี้ในส่วนของแผนภูมิต่างๆ เช่น ตาราง หรือ Graph แสดงรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับข้อมูลหรือการเปรียบเทียบต่างๆที่ปรากฏในแผนธุรกิจ เช่น การแสดงยอดขายในอดีต, ข้อมูลทางอุตสาหกรรม หรือการพยากรณ์ยอดขายในอนาคต ก็จะเป็นสิ่งที่ช่วยสรุปข้อมูลต่าง โดยเฉพาะด้านตัวเลขต่างๆในแง่ของการเปรียบเทียบ เพื่อให้ผู้อ่านสามารถแปลผลจากข้อมูลในการวิเคราะห์ เกี่ยวกับสมมติฐานต่างๆ ที่กำหนดไว้ในแผนธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น

โดยในส่วนของภาพถ่ายหรือภาพประกอบนั้น อาจจะมาจากการถ่ายภาพโดยใช้กล้องดิจิตอล ซึ่งปัจจุบันมีราคาไม่สูงนัก อีกทั้งคุณภาพของภาพถ่ายก็มีความชัดเจน และการใช้ภาพถ่ายดิจิตอลนี้จะเป็นการสะดวก ในการแทรกหรือคัดลอกลงในในแผนธุรกิจ หรือการใช้เครื่องสแกนเนอร์ในการสแกนภาพถ่ายจากเอกสารของธุรกิจ เช่น โบชัวร์ แผ่นพับ ก็จะมีลักษณะคล้ายคลึงกัน ทั้งนี้ File ข้อมูลภาพประกอบต่างๆนี้ ควรบันทึกในรูปแบบ .jpeg หรือ .jpg มากกว่ารูปแบบ .bmp เนื่องจาก File รูปแบบ .jpeg หรือ .jpg จะกินพื้นที่หน่วยความจำที่น้อยกว่า หรือมีขนาดเล็กกว่า File รูปแบบ .bmp ซึ่งเมื่อคัดลอกลงในแผนธุรกิจ จะช่วยให้ File เอกสารแผนธุรกิจมีขนาดไม่ใหญ่จนเกินไป หรืออีกวิธีหนึ่งคือถ้า File ภาพถ่ายมีขนาดใหญ่ เนื่องจากในการถ่ายภาพตั้งความละเอียดของ pixel ไว้สูง เมื่อคัดลอกลงในเอกสารแผนธุรกิจ ก็อาจใช้การบีบอัดภาพ (Compress picture) จาก Function…Format picture เพื่อลดขนาดภาพลงเหลือเฉพาะเท่าที่จำเป็นในการพิมพ์เอกสาร ก็จะเป็นการช่วยลดขนาดของ File เอกสารแผนธุรกิจลงได้เช่นกัน

แหล่งข้อมูลและการอ้างอิงข้อมูล โดยปกติในแผนธุรกิจจะมีการอ้างอิงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกประกอบแผนธุรกิจอยู่เสมอ โดยเฉพาะในส่วนของการวิเคราะห์สภาวะตลาดและอุตสาหกรรม เช่น ข้อมูลอุตสาหกรรม ข้อมูลการค้า สถิติ งานวิจัย ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะมาจากหน่วยงานหรือสถาบันที่
เชื่อถือได้ เช่น จากหน่วยงานของรัฐ ตัวอย่างเช่น ข้อมูลสรุปผล หรือสถิติต่างๆ จาก ธนาคารแห่งประเทศไทย กระทรวงพาณิชย์ กระทรวงอุตสาหกรรม กรมส่งเสริมการส่งออก กรมศุลกากร เป็นต้น จากสถาบันการศึกษา ตัวอย่างเช่น รายงานการวิจัยหรือแบบสำรวจที่ดำเนินการโดย มหาวิทยาลัย สถาบันการศึกษา เป็นต้น จากหน่วยงานเอกชน ตัวอย่างเช่น รายงานเศรษฐกิจ การคาดการณ์เกี่ยวกับแนวโน้มธุรกิจของศูนย์วิจัยกสิกรไทย หรือจากบทความ บทสัมภาษณ์ รายงานทางการตลาดจากหนังสือพิมพ์ วารสาร หรือนิตยสาร ตัวอย่างเช่น หนังสือพิมพ์ฐานเศรษฐกิจ หนังสือพิมพ์ประชาชาติธุรกิจ หนังสือพิมพ์กรุงเทพธุรกิจ หนังสือพิมพ์ผู้จัดการรายสัปดาห์ นิตยสาร Brand Age เป็นต้น ซึ่งข้อมูลต่างๆในการอ้างอิงนี้

ข้อมูลจากหน่วยงานภาครัฐจัดได้ว่า เป็นข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือมากที่สุด แต่ก็มีข้อจำกัดในเรื่องระยะเวลาสรุปผลของข้อมูลจะล่าช้ากว่า เนื่องจากมักเป็นการสรุปผลจากรอบปีที่ผ่านมา ส่วนข้อมูลจากหน่วยงานเอกชนอาจจะมีความน่าเชื่อถือน้อยกว่า แต่จะมีข้อได้เปรียบที่เป็นข้อมูลล่าสุดหรือมีความทันสมัยมากกว่า ซึ่งทั้งนี้การเลือกใช้ข้อมูลแบบใดควรพิจารณาตามความเหมาะสมกับลักษณะของการอ้างอิง โดยในการนำข้อมูลมาใช้อ้างอิงควรมีการจัดทำเป็นตาราง หรือแผนภูมิประกอบเพื่อให้สะดวกแก่การเข้าใจ และที่สำคัญอย่างยิ่งก็คือควรแสดงแหล่งที่มาในการอ้างอิง ของข้อมูลประกอบให้ชัดเจน ในกรณีที่มีการใช้ข้อมูลอ้างอิงจากภายนอก โดยแสดงถึงแหล่งที่มา เรื่องหรือหัวข้อของข้อมูล และระยะเวลาที่กำหนดหรือการสุปผลของข้อมูลอ้างอิงนั้นด้วยทุกครั้ง

ภาษาในการเขียน การใช้ภาษาในการเขียนหรือจัดทำแผนธุรกิจ ถือเป็นปัญหาประการหนึ่งสำหรับผู้ประกอบการเช่นกัน ซึ่งบางกรณีเป็นเรื่องของผู้เขียนไม่มีความสามารถถ่ายทอด หรือจัดทำเป็นรูปแบบของ “ภาษาเขียน” ของงานเอกสารหรือรายงาน โดยสามารถเขียนออกมาได้เป็น “ภาษาพูด” เหมือนการพูดคุยตามปกติ ซึ่งเรื่องดังกล่าวเป็นเรื่องที่อาจต้องมีการฝึกฝน หรือปรับปรุงภาษาพูดดังกล่าวให้กลายเป็นภาษาเขียน โดยอาจเขียนออกมาเป็นภาษาพูดที่ตนเองถนัดให้ครบถ้วนก่อน แล้วอาศัยบุคคลอื่นที่มีความสามารถเรียบเรียง หรือถ่ายทอดออกมาเป็นภาษาเขียน เพื่อจัดทำเป็นแผนธุรกิจก็ได้เช่นกัน

นอกจากนี้ในบางกรณีสำหรับผู้จัดทำแผนธุรกิจ ที่อยู่ในสายวิทยาศาสตร์หรือเทคโนโลยี มักมีการจัดทำแผนธุรกิจที่มีการใช้ศัพท์เทคนิค ศัพท์บัญญัติ ศัพท์เฉพาะในวงการ หรือที่เรียกกันว่า “Jargon”ซึ่งศัพท์ประเภทดังกล่าวแม้ว่าจะเข้าใจหรือใช้เป็นที่แพร่หลายในวงการ แต่เมื่อผู้พิจารณาแผนธุรกิจโดยเฉพาะจากธนาคารหรือสถาบันการเงิน ซึ่งส่วนใหญ่เป็นเจ้าหน้าที่ด้านการเงิน อาจไม่เข้าใจในความหมายของศัพท์ดังกล่าว ทำให้ไม่เข้าใจในตัวผลิตภัณฑ์หรือสินค้าของธุรกิจ หรือรายละเอียดในการดำเนินการของธุรกิจ ซึ่งเมื่อเกิดกรณีดังกล่าวก็อาจจะทำให้ผู้ประกอบการหรือผู้จัดทำแผนธุรกิจ พลาดโอกาสในการได้รับการสนับสนุนไปอย่างน่าเสียดาย อันมาจากการไม่เข้าใจในศัพ์หรือภาษาที่ใช้ดังกล่าว

ดังนั้นสำหรับผู้จัดทำแผนธุรกิจที่อยู่ในสายวิทยาศาสตร์หรือเทคโนโลยี เมื่อมีการจัดทำแผนธุรกิจควรใช้ศัพท์หรือภาษาที่แม้ว่าผู้ที่ไม่อยู่ในวงการก็สามารถเข้าใจได้ หรือในกรณีที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์ Jargon เหล่านี้ได้ ควรมีการแปลความหมายของศัพท์ Jargon เหล่านี้ประกอบไว้ในแผนธุรกิจด้วยทุกครั้ง

ข้อมูลหรือเอกสารแนบ ข้อมูลหรือเอกสารแนบต่างๆประกอบในแผนธุรกิจ ซึ่งมักจะอยู่ในภาคผนวกของแผนธุรกิจ จะเป็นเอกสารประกอบต่างๆที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ และเป็นเอกสารที่ช่วยสนับสนุนข้อมูลต่างๆที่ปรากฏในแผนธุรกิจ ทั้งในส่วนของแผนการบริหารจัดการ แผนการตลาด แผนการผลิต แผนการเงิน โดยเอกสารแนบในภาคผนวกของแผนธุรกิจจะประกอบด้วย 2 ส่วนคือ เอกสารเกี่ยวกับบริษัทหรือธุรกิจ เช่น คำขอรับการสนับสนุน (Application Form) สำเนาหนังสือรับรองจากกระทรวงพาณิชย์(ควรมีระยะเวลาไม่เกิน 1 เดือน) สำเนาทะเบียนรายชื่อผู้ถือหุ้นของบริษัท (อาจทำการคัดสำเนาใหม่ระยะเวลาไม่เกิน 1 เดือน) งบการเงินย้อนหลังที่ได้รับการรับรองจากผู้ตรวจสอบบัญชีรับอนุญาต ในกรณีที่บริษัทได้ดำเนินกิจการมาก่อนหน้า อย่างน้อย 3 ปี หรือกรณีน้อยกว่าให้ถึงปีล่าสุด สำเนาบัญชีธนาคาร (Bank Statement) ของกิจการย้อนหลังอย่างน้อย 6 เดือน สำเนาบัตรประชาชน / ทะเบียนบ้าน กรรมการผู้มีอำนาจลงนามของบริษัท และเอกสารที่เกี่ยวข้องอื่นๆ เช่น ผลงานในอดีตที่ผ่านมา หรือ Portfolio ของธุรกิจ รางวัลต่างๆที่ผ่านมาของการดำเนินธุรกิจ บทสัมภาษณ์จากสื่อต่างๆ ของธุรกิจ เช่น จากนิตยสาร วารสาร หนังสือพิมพ์ (ถ้ามี) กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ สำเนาเอกสารสำคัญที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ เช่น สำเนาลิขสิทธิ์, สิทธิบัตร หรือเอกสารอื่นๆตามความเหมาะสม และควรแยกเอกสารแนบหรือภาคผนวกนี้ออกจากแผนธุรกิจ จัดทำเป็นเฉพาะเอกสารที่รวบรวมในส่วนภาคผนวกไว้โดยเฉพาะ ในกรณีที่เมื่อรวมเอกสารทั้งแผนหลักและภาคผนวกเข้าด้วยกันแล้ว มีความหนาหรือมีจำนวนหน้ามากเกินไป

ความสอดคล้องและความถูกต้อง ในการจัดทำเอกสารแผนธุรกิจ สิ่งที่ต้องระมัดระวังและให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่งคือ ความสอดคล้องและความถูกต้องในรายละเอียดต่างๆ ที่ระบุไว้ในเอกสารแผนธุรกิจ เนื่องจากในแผนธุรกิจจะมีข้อมูลและแผนงานต่างๆหลายส่วน เช่น ข้อมูลธุรกิจ การวิเคราะห์ตลาดและอุตสาหกรรม แผนการตลาด แผนการผลิตหรือบริการ แผนการบริหารจัดการ และแผนการเงิน ซึ่งข้อมูลต่างๆต้องมีความสอดคล้องและเป็นเหตุเป็นผลซึ่งกันและกันการระบุข้อมูลใดๆในแผนงานใดแผนงานหนึ่งย่อมส่งผลไปยังอีกแผนงานหนึ่งเสมอ ตัวอย่างเช่น การกำหนดเป้าหมายการขาย หรือประมาณการรายได้ในแผนการตลาด ย่อมเชื่อมโยงหรือมีความสัมพันธ์กับการวิเคราะห์ตลาดและอุตสาหกรรม ในแง่ของความเป็นเหตุเป็นผลของที่มาหรือประมาณการต่างๆที่กำหนดขึ้น มีความเชื่อมโยงกับเป้าหมายการผลิตในแผนการผลิตหรือบริการ ในส่วนของเป้าหมายการผลิต และเชื่อมโยงไปยังจำนวนบุคลากร หรือเป้าหมายของธุรกิจในแผนการบริหารจัดการ และส่งผลไปยังตัวเลขของรายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่าย ที่กำหนดไว้ในแผนการเงิน จะเห็นได้ว่าความสัมพันธ์หรือความเชื่อมโยงดังกล่าวในข้อมูลต่างๆนี้ จะเป็นสิ่งที่สร้างความน่าเชื่อถือในตัวเอกสารแผนธุรกิจ

โดยเฉพาะถ้าแผนธุรกิจนั้นมิได้เขียนขึ้นด้วยคนๆเดียว กล่าวคือถูกจัดทำขึ้นจากบุคคลหลายคน หรือจากหลายหน่วยงานในองค์กร ซึ่งอาจจะระบุข้อมูลหรือให้รายละเอียดแต่เฉพาะที่ตนเองทราบ หรือ เฉพาะแผนงานที่หน่วยงานตนเองรับผิดชอบ ทำให้เมื่อนำข้อมูลทั้งหมดมาประกอบเข้าด้วยกันเป็นแผนธุรกิจ จึงมักจะมีข้อมูลหรือรายละเอียดหลายส่วน ที่ไม่สอดคล้องกันหรือมักมีข้อขัดแย้งกันเองในรายละเอียดที่ระบุไว้เสมอ ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่และความรับผิดชอบ ของผู้รับผิดชอบหลักหรือผู้จัดทำแผนธุรกิจที่ต้องตรวจสอบ และปรับปรุงรายละเอียดต่างๆของข้อมูล ให้มีความสอดคล้อง หรือเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันในขั้นตอนสุดท้าย ซึ่งถ้าข้อมูลต่างๆที่ระบุไว้มีความสอดคล้องเป็นเหตุเป็นผลย่อมแสดงว่าแผนธุรกิจนั้นได้รับการวางแผนมาเป็นอย่างดี

นอกจากเรื่องของความสอดคล้องในข้อมูลที่ระบุไว้นี้ ความถูกต้องต่างๆของรายละเอียดต่างๆของแผนธุรกิจ ก็เป็นสิ่งที่ผู้จัดทำแผนธุรกิจต้องให้ความระมัดระวังเช่นเดียวกัน โดยเฉพาะในส่วนที่ถือเป็นสาระสำคัญของแผนธุรกิจ เช่น ตัวเลข และสูตรการคำนวณต่างๆ ในแผนการเงิน ความต้องการใช้เงินในการลงทุน เงื่อนไขหรือข้อตกลงต่างๆในการนำเสนอแผนธุรกิจ ระหว่างผู้ประกอบการกับหน่วยงานที่นำเสนอแผน หรือแม้ว่าจะไม่ใช่สาระสำคัญก็ตาม เช่น ตัวอักษร ตัวสะกด คำศัพท์ต่างๆ การเรียงลำดับเลขหน้า เนื้อเรื่องในแผนธุรกิจ ที่ต้องให้ตรงตามที่ระบุไว้ในสารบัญ และส่วนที่เป็นข้อมูลหรือเอกสารแนบในภาคผนวก เช่น เช่น Profile ธุรกิจ โบรชัวร์ รายชื่อการติดต่อลูกค้ากลุ่มเป้าหมาย ผลงานในอดีต จดหมายโต้ตอบ E-mail เป็นต้น เพราะเป็นสิ่งที่บ่งบอกถึงความเอาใจใส่ในการจัดทำแผนธุรกิจของผู้จัดทำ และคุณภาพของแผนธุรกิจที่นำเสนอด้วย และรวมถึงหัวข้อและรายละเอียดต่างๆของแผนธุรกิจควรมีให้ครบถ้วนตามมาตรฐานของแผนธุรกิจที่ดี

รายละเอียดเพิ่มเติมนอกเหนือจากเอกสารแผนธุรกิจ ในบางกรณีผู้จัดทำแผนธุรกิจอาจให้รายละเอียดข้อมูลเพิ่มเติมบางอย่าง ที่อยู่นอกเหนือจากเอกสารแผนธุรกิจ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นการสนับสนุนรายละเอียดต่างๆของเอกสารแผนธุรกิจ หรือเพื่อสร้างความเข้าใจในการพิจารณาของผู้อ่านแผนธุรกิจ ซึ่งส่วนใหญ่แล้วจะเป็น CD-Rom หรือสื่อบันทึกอื่นๆที่มิใช่อยู่ในรูปของเอกสาร ตัวอย่างเช่น CD ที่บันทึกภาพถ่ายสินค้า ผลิตภัณฑ์ หรือบริการของธุรกิจ CD ที่บันทึกบทสัมภาษณ์ ผู้ประกอบการ ที่ได้เคยให้สัมภาษณ์หรือออกรายการโทรทัศน์ CD แนะนำธุรกิจที่ธุรกิจได้จัดทำขึ้น File PowerPoint Presentation ที่ใช้ในการสรุปประเด็นสำคัญต่างๆ เกี่ยวกับธุรกิจหรือการนำเสนอแผนธุรกิจเป็นต้น

การจัดเก็บเอกสารแผนธุรกิจ ผู้จัดทำแผนธุรกิจควรจัดทำสำเนาแผนธุรกิจเพื่อจัดเก็บเป็นเอกสารอ้างอิง ทั้งส่วนของ File และ เอกสารต่างๆ ทั้งเอกสารแผนธุรกิจและเอกสารแนบ โดยทำการสำรองไว้อย่างน้อย 1 ชุด คือเอกสารแผนธุรกิจฉบับจริงที่เหมือนต้นฉบับที่ได้นำส่ง รวมถึงรายละเอียดเพิ่มเติมนอกเหนือจากเอกสารแผนธุรกิจ และทำการบันทึก File ข้อมูลทั้งหมดของแผนธุรกิจลงในคอมพิวเตอร์ หรือบันทึกในสื่อบันทึกอื่นๆ เช่น CD-Rom โดยสำเนาที่จัดเก็บนี้ควรระบุวันที่จัดทำสำเนา พร้อมกับชื่อของหน่วยงานที่ได้นำส่งเอกสารแผนธุรกิจ เพื่อสะดวกในการใช้อ้างอิงรายละเอียดต่างได้อย่างถูกต้อง

การปรับปรุงเอกสารแผนธุรกิจ ผู้จัดทำแผนธุรกิจควรมีการปรับปรุงแผนธุรกิจให้มีความทันสมัยอยู่เสมอ (อย่างน้อยปีละครั้ง) ไม่ว่าจะมีการนำเสนอแผนธุรกิจต่อผู้อื่นหรือไม่ก็ตาม เพราะสามารถนำแผนธุรกิจไปใช้ได้ทันที ที่ต้องการใช้แผนธุรกิจหรือมีความจำเป็น เช่น เมื่อต้องการวงเงินสินเชื่อเพิ่มเติมเพื่อการขยายกิจการ มีการลงทุนใหม่ในกิจการ หรือเกิดปัญหาทางการเงินขึ้นในธุรกิจ ซงต้องมีการยื่นแผนธุรกิจประกอบการสนับสนุน เนื่องจากไม่ต้องเสียเวลาในการจัดทำแผนธุรกิจขึ้นใหม่ทั้งหมดทั้งฉบับ เพราะข้อมูลบางส่วนของแผนธุรกิจจะเป็นข้อมูลที่มีอยู่แล้วของธุรกิจในปัจจุบัน และข้อมูลในแผนธุรกิจฉบับเดิมที่มีอยู่ เพียงแต่ต้องมีการปรับปรุงให้ทันสมัยและถูกต้องขึ้นเท่านั้นรวมถึงประโยชน์ที่แท้จริงของแผนธุรกิจจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อ ผู้ประกอบการหรือผู้จัดทำแผนธุรกิจนั้นได้บริหารจัดการธุรกิจ ตามแผนธุรกิจที่ได้มีการวางแผนมาเป็นอย่างดี อีกทั้งถ้าได้มีการปรับปรุงเอกสารแผนธุรกิจดังกล่าวทุกปี จะช่วยให้ผู้จัดทำหรือผู้ประกอบการสามารถติดตาม ตรวจสอบ ทบทวน ในการดำเนินการหรือการปฏิบัติ ว่าเป็นไปตามสิ่งการวางแผนไว้ และผลที่เกิดขึ้นนั้นเป็นเช่นใด จำเป็นต้องมีการปรับปรุงแก้ไขตรงจุดใด และด้วยวิธีการดำเนินการแบบใดให้ธุรกิจมีผลลพธ์ที่ดียิ่งขึ้นอีกด้วย

สุดท้ายนี้หวังว่ารายละเอียดทั้งหมดของการจัดทำเอกสารแผนธุรกิจนี้ ตั้งแต่การเลือกใช้กระดาษ การเลือกเครื่องพิมพ์ จำนวนหน้าเอกสารในการจัดทำแผนธุรกิจ การกำหนดชนิดและขนาดอักษร รวมถึงการใช้ Software และการบันทึกไฟล์ข้อมูล ปกหน้า การเข้าเล่มเอกสาร และการรักษาความลับหรือการเปิดเผยข้อมูล ความสอดคล้องและถูกต้องของแผนธุรกิจ รายละเอียดเพิ่มเติมนอกเหนือจากเอกสารแผนธุรกิจ การจัดเก็บเอกสารแผนธุรกิจ การปรับปรุงเอกสารแผนธุรกิจ ซึ่งเป็นรายละเอียดต่างๆเกี่ยวกับการจัดทำเอกสารแผนธุรกิจ (Business plan documentation) หรืองานด้านเอกสารของแผนธุรกิจ ที่ได้ปรับปรุงจากข้อคิด 20 ข้อเกี่ยวกับการจัดทำเอกสารแผนธุรกิจ ที่ผู้เขียนได้เคยเขียนประกอบไว้ ในคู่มือการเขียนแผนธุรกิจของสำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม จะเป็นประโยชน์ต่อผู้ประกอบการ ผู้จัดทำแผนธุรกิจ นักเรียน นักศึกษา ในการจัดทำเอกสารแผนธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งในเรื่องของรูปแบบการจัดทำเอกสาร รวมถึงเข้าใจและตระหนักถึงความสำคัญของการจัดทำเอกสารแผนธุรกิจ ว่ามีความสำคัญในการเป็นสิ่งที่สะท้อนภาพลักษณ์ (Business image) และเป็นสิ่งที่สร้างความประทับใจต่อลูกค้า หรือผู้ได้รับเอกสารของธุรกิจและเป็นปัจจัยหนึ่งต่อโอกาสของความสำเร็จในการขอรับการสนับสนุนของธุรกิจอีกด้วย

รัชกฤช คล่องพยาบาล
ที่ปรึกษา ส่วนบริการปรึกษาการเงินและการร่วมลงทุน
ฝ่ายประสานและบริการ SMEs สำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (สสว.)

แผนธุรกิจ กับ SMEs ตอน….เวลาที่ควรจัดทำแผนธุรกิจ

ช่วงเวลาที่ผู้ประกอบการสมควรมีการจัดทำ แผนธุรกิจนั้น มักเป็นไปตามสภาพการณ์หรือภาวะต่างๆที่เป็นอยู่ของธุรกิจ

ในการที่ผู้ประกอบการ SMEs ส่วนใหญ่จะต้องมีการจัดทำแผนธุรกิจ ส่วนใหญ่แล้วมักจะมาจากภาวะบังคับหรือภาวะจำเป็นที่จะต้องมีการจัดทำแผนธุรกิจขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องการขอวงเงินสินเชื่อจากทางธนาคารหรือสถาบันการเงิน ซึ่งแผนธุรกิจถือเป็นเอกสารสำคัญประกอบการพิจารณา หรือในกรณีที่ผู้ประกอบการนั้นเข้าศึกษาหรืออบรมในโครงการต่างๆ เช่น โครงการเสริมสร้างผู้ประกอบการใหม่ (New Entrepreneur Creation – NEC) หรือโครงการบ่มเพาะวิสาหกิจ (Business Incubation) ที่เมื่อเสร็จสิ้นการอบรมผู้ประกอบการที่เข้ารับการอบรมจะต้องมีการจัดทำแผนธุรกิจ และทำการนำเสนอต่อหน้าคณะกรรมการหรือผู้ทรงคุณวุฒิ เพื่อประเมินว่าผู้ประกอบการที่เข้ารับการอบรมรายดังกล่าว มีความรู้ในการวางแผนธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพจากความรู้ที่ได้รับการอบรมมาหรือไม่

แต่แท้จริงแล้วการจัดทำแผนธุรกิจ ถือว่าเป็นสิ่งที่มีความจำเป็นต่อผู้ประกอบการหรือต่อธุรกิจเอง ซึ่งมิได้ขึ้นอยู่กับช่วงเวลาจำเป็นหรือภาวะที่ถูกบังคับให้จัดทำแต่อย่างใด โดยช่วงเวลาที่ผู้ประกอบการสมควรมีการจัดทำแผนธุรกิจนั้น มักเป็นไปตามสภาพการณ์หรือภาวะต่างๆที่เป็นอยู่ของธุรกิจ เพราะการจัดทำแผนธุรกิจจากการวางแผนธุรกิจอย่างถูกต้อง รัดกุม และมีประสิทธิภาพ จะเป็นกลไกในการสร้างความสามารถและประสิทธิผลในการดำเนินธุรกิจให้เกิดขึ้น โดยช่วงเวลาที่ควรมีการจัดทำแผนธุรกิจและข้อพิจารณาจากการจัดทำ รวมถึงความสำคัญที่ควรมีการจัดทำแผนธุรกิจในช่วงเวลาดังกล่าวประกอบด้วย

ยังไม่เคยมีการจัดทำแผนธุรกิจ สำหรับผู้ประกอบการหรือธุรกิจที่ยังไม่เคยมีการจัดทำแผนธุรกิจ การจัดทำแผนธุรกิจถือเป็นเรื่องสำคัญและเป็นสิ่งที่มีประโยชน์ต่อธุรกิจ เนื่องจากถ้าธุรกิจหรือตัวผู้ประกอบการได้มีการวางแผนอย่างรอบคอบรัดกุม และมีประสิทธิภาพ การจัดทำแผนธุรกิจจะช่วยให้ธุรกิจสามารถใช้เป็นแนวทางในการบริหารจัดการ วิเคราะห์ ติดตาม ทบทวน และประเมินผลการดำเนินของธุรกิจ และสามารถคาดการณ์สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับธุรกิจในอนาคต เพื่อให้ธุรกิจสามารถรับมือต่อการเปลี่ยนแปลง หรือความเสี่ยงต่างๆที่อาจเกิดขึ้นกับธุรกิจได้เป็นอย่างดี แต่น่าเสียดายเป็นอย่างยิ่งที่มีผู้ประกอบการหรือธุรกิจของไทยจำนวนน้อยราย ที่คิดจะมีการจัดทำแผนธุรกิจถ้าธุรกิจของตนเองยังไม่เคยมีการจัดทำแผนธุรกิจมาก่อน

ซึ่งในบางกรณีเกิดจากการที่ผู้ประกอบการสามารถดำเนินธุรกิจให้เติบโตมีผลกำไรได้ด้วยตนเอง โดยไม่เคยต้องมีการจดทำแผนธุรกิจในการบริหารจัดการมาก่อน ทำให้ไม่ตระหนักถึงความสำคัญถึงความจำเป็นของการต้องมีการจัดทำแผน ซึ่งมักเกิดขึ้นกับธุรกิจขนาดเล็กที่ตัวผู้ประกอบการเป็นผู้วางแผน บริหารหรือตัดสินใจด้วยตนเอง และมีจำนวนบุคลากรไม่มากนัก แต่เมื่อธุรกิจเริ่มขยายตัว ตัวผู้ประกอบการก็มักจะไม่สามารถหาแนวทางที่มีประสิทธิภาพ ในการบริหารองค์กรที่มีขนาดใหญ่ขึ้น หรือแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นได้
หรือไม่สามารถดูแลได้อย่างทั่วถึง ซึ่งมีที่มาจากการที่ไม่เคยได้มีการวางแผนธุรกิจอย่างถูกต้อง และเป็นระบบมาก่อน แต่โดยส่วนใหญ่แล้วก็จะมีการจัดทำแผนต่อเมื่อธุรกิจของตนเองประสบปัญหา หรือมีภาวะจำเป็นจนต้องขอรับการสนับสนุนทางการเงินจากทางธนาคารหรือสถาบันการเงิน เนื่องจากเป็นข้อบังคับที่ต้องมีแผนธุรกิจประกอบการขอวงเงินสินเชื่อ

ซึ่งผู้ประกอบการหรือธุรกิจในลักษณะเหล่านี้ก็มักจะประสบปัญหาในการจัดทำ เนื่องจากตนเองหรือธุรกิจไม่เคยได้มีการวางแผนที่ดี หรือวางแผนอย่างถูกต้องมาก่อน รวมถึงการขาดความรู้ความเข้าใจในกระบวนการวางแผนธุรกิจหรือจัดทำแผนธุรกิจ ทำให้เมื่อต้องเร่งรีบในการจัดทำแผนธุรกิจในภาวะจำเป็น แผนธุรกิจที่จัดทำขึ้นมีข้อบกพร่อง และไม่สามารถบอกได้ถึงความสามารถในการวางแผนของธุรกิจหรือตัวผู้ประกอบการ จนอาจเป็นสาเหตุให้พลาดโอกาสในการเข้าถึงแหล่งเงินทุนที่ต้องการได้

หรือในอีกกรณีที่เมื่อต้องเข้ารับการอบรมในโครงการต่างๆ ที่ต้องมีการจัดทำแผนและนำเสนอแผนธุรกิจเพื่อให้ผ่านหลักสูตร ผู้ประกอบการบางส่วนจึงมักมีการจัดทำแผนธุรกิจแบบขอไปที หรือเพียงกรอกหัวข้อให้ครบตามโครงสร้างของแผนธุรกิจ เพียงเพื่อให้จบหลักสูตรตามที่ทางโครงการกำหนด โดยมิได้นำความรู้จากการอบรมมาใช้ประโยชน์ในการวางแผนธุรกิจของตนเองเลย ซึ่งถือเป็นเรื่องที่น่าเสียดายเป็นอย่างยิ่ง ดังนั้นสำหรับธุรกิจที่ยังไม่เคยมีการจัดทำแผนธุรกิจมาก่อน การจัดทำแผนธุรกิจที่ถูกต้องถือเป็นก้าวแรกในการบริหารธุรกิจให้เติบโต ก้าวหน้าและเข้มแข็งอย่างยั่งยืนในอนาคต

ต้องการกู้เงิน ถือเป็นช่วงเวลาบังคับที่ผู้ประกอบการต้องมีการจัดทำแผนธุรกิจ และแผนธุรกิจส่วนใหญ่หรืออาจเรียกได้ว่าเกือบทั้งหมดที่ถูกจัดทำขึ้น ล้วนแล้วแต่มาจากวัตถุประสงค์เพื่อใช้ประกอบการขอวงเงินสินเชื่อแทบทั้งสิ้น โดยสิ่งที่ผู้ประกอบการหรือธุรกิจต้องการหรือคาดหวังจากแผนธุรกิจที่จัดทำขึ้นก็คือ แผนธุรกิจดังกล่าวจะเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้สามารถขอวงเงินสินเชื่อได้ตามที่ตนเองต้องการ นอกเหนือจากความคาดหวังจากทางธนาคารหรือสถาบันการเงิน ที่ใช้แผนธุรกิจในการประเมินความสามารถในการบริหารจัดการของธุรกิจหรือผู้ประกอบการ เพื่อช่วยลดความเสี่ยงในการอนุมัติสินเชื่อให้ธุรกิจดังกล่าว นอกเหนือจากหลักประกันที่ถือเป็นเครื่องมือหลักในการลดความเสี่ยงจากการสูญเสียของการผิดนัดชำระหนี้

แต่ในข้อเท็จจริงแล้วการจัดทำแผนธุรกิจในช่วงเวลาดังกล่าวสำหรับผู้ประกอบการ นอกจากใช้เป็นเอกสารประกอบการขอสินเชื่อแล้ว สิ่งที่ผู้ประกอบการหรือธุรกิจต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่งในการจัดทำแผน ก็คือการวางแผนในการใช้เงินกู้ที่ได้รับมาให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดกับธุรกิจ ซึ่งบ่อยครั้งมักพบว่าผู้ประกอบการส่วนใหญ่ไม่มีการวางแผนเกี่ยวกับจำนวนเงินทุนที่ต้องการใช้อย่างถูกต้อง แม้ว่าตัวผู้ประกอบการหรือธุรกิจจะมีหลักประกัน ที่มีมูลค่าเพียงพอในการค้ำประกันวงเงินสินเชื่อดังกล่าวก็ตาม

ทำให้ในบางกรณีวงเงินสินเชื่อที่ขอก็มีจำนวนน้อยเกินไป หรืออาจมีต้นทุนค่าใช้จ่ายบางส่วนที่ผู้ประกอบการละเลย หรือมิได้คาดคะเนไว้ก่อนหน้า ทำให้วงเงินสินเชื่อที่ได้รับไม่เพียงพอในการดำเนินธุรกิจ หรือเมื่อดำเนินธุรกิจไปช่วงเวลาหนึ่งเงินกู้ที่ได้รับกลับถูกใช้หมดไปเสียก่อน ซึ่งจะเกิดปัญหาสำหรับผู้ประกอบการเป็นอย่างยิ่ง หรืออีกกรณีหนึ่งคือขอวงเงินสินเชื่อมากเกินกว่าความจำเป็น ทำให้มีเงินสดเหลืออยู่ในมือเกินกว่าที่ธุรกิจจำเป็นต้องใช้ เนื่องจากผู้ประกอบการคิดว่าถ้ามีเงินสดคงเหลืออยู่ จะเป็นการสร้างความปลอดภัย และความมั่นใจให้เกิดขึ้นในการดำเนินธุรกิจในอนาคต โดยตนเองยอมเสียดอกเบี้ยในของเงินกู้ส่วนเกินดังกล่าว

แต่สิ่งที่มักพบได้อยู่เสมอก็คือเมื่อผู้ประกอบการมีเงินสดส่วนเกินที่มาจากเงินกู้ดังกล่าวนั้น มักจะนำเงินดังกล่าวไปใช้จ่ายในส่วนที่ไม่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการซื้อรถยนต์ใหม่ การซื้ออสังหาริมทรัพย์ การซื้อหลักทรัพย์ ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของกรรมการหรือผู้บริการ การเก็งกำไรต่างๆ หรืออาจกล่าวได้ว่าเป็นการใช้เงินผิดประเภท หรือผิดวัตถุประสงค์จากการกู้เงินเพื่อทำธุรกิจนั่นเอง ซึ่งมักมีข้ออ้างว่าเป็นการ “ลงทุน” ที่ให้ผลตอบแทน ดีกว่าที่จะทิ้งเงินสดไว้ในธนาคารเฉยๆเพื่อรอรับดอกเบี้ย

โดยมักพบว่ามีผู้ประกอบการเพียงจำนวนน้อยราย ที่จะประสบความสำเร็จจากวิธีดังกล่าว และเมื่อมีความจำเป็นต้องการใช้เงินทุนในการทำธุรกิจจริงๆ ก็มักจะไม่สามารถนำเงินจากการ “ลงทุน” ของธุรกิจมาใช้ได้ ซึ่งก็จะเกิดปัญหาเช่นเดียวกัน โดยสิ่งที่พึงระลึกอยู่เสมอคือเงินที่ได้รับมานั้นมาจากการกู้ยืม คือการมีเจ้าหนี้ซึ่งเป็นธนาคารหรือสถาบันการเงินเกิดขึ้นในธุรกิจ ซึ่งแตกต่างจากเจ้าหนี้การค้าของธุรกิจ ที่อาจเจรจาผลัดผ่อนหรือประวิงเวลาการชำระหนี้ทางการค้าได้ถ้าธุรกิจของตนกำลังประสบปัญหา

ดังนั้นไม่ว่าธุรกิจจะประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว จะมีกำไรหรือขาดทุน ธุรกิจมีหน้าที่ที่จะต้องชำระหนี้คืน ให้กับธนาคารหรือสถาบันการเงินที่ให้เงินกู้ยืมมาตามกำหนด ดังนั้นการจัดทำแผนธุรกิจเมื่อต้องการขอกู้เงินหรือขอวงเงินสินเชื่อ จึงต้องให้ความสำคัญในการใช้เงินกู้ที่ได้รับมาให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ต้องสามารถสร้างผลกำไร และธุรกิจต้องมีเงินสดเพียงพอ ที่จะสามารถชำระเงินกู้คืนได้สม่ำเสมอตามกำหนดหรือตามข้อสัญญาเงินกู้ เนื่องจากการผิดนัดชำระหนี้กับทางธนาคารหรือสถาบันการเงิน จนกลายเป็น NPL ถือเป็นสิ่งที่ส่งผลร้ายอย่างยิ่งสำหรับการดำเนินธุรกิจ เพราะจะทำให้ธุรกิจไม่สามารถเข้าถึงแหล่งเงินทุนอื่นๆอีกได้เลยในอนาคต
ต้องการเริ่มต้นธุรกิจ ในช่วงเวลาที่ผู้ประกอบการต้องการเริ่มต้นธุรกิจ การจัดทำแผนธุรกิจถือได้ว่าเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำในลักษณะของการศึกษาความเป็นได้ของโครงการ (Project feasibility study) หรือจะเป็นการจัดทำแผนธุรกิจเต็มรูปแบบก็ตาม ซึ่งนอกเหนือจากการใช้แผนธุรกิจ เพื่อเป็นแนวทางในการบริหารจัดการธุรกิจให้มีประสิทธิภาพต่อไปในอนาคตแล้ว การจัดทำแผนธุรกิจจะเป็นส่วนช่วยในการกำหนดโครงสร้างของการลงทุน และการวางแผนการเงินของธุรกิจอย่างถูกต้องและเหมาะสมอีกด้วย โดยประเด็นสำคัญในการจัดทำแผนเพื่อการเริ่มต้นธุรกิจนี้ สิ่งที่ผู้ประกอบการต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง คือเรื่องของการลงทุนเริ่มต้น (Initial investment) ซึ่งส่วนใหญ่แล้วธุรกิจจะมีการลงทุนเริ่มต้นใน 3 ส่วน กล่าวคือ

ส่วนแรกจะเป็นการลงทุนในส่วนของสินทรัพย์ ซึ่งได้แก่ ที่ดิน อาคาร สิ่งปลูกสร้าง การตกแต่งปรับปรุงต่างๆ เครื่องจักร อุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ ยานพาหนะ เป็นต้น

ส่วนที่สองจะเป็นเรื่องของค่าใช้จ่ายก่อนดำเนินการ เช่น ค่าใช้จ่ายในการจัดตั้งกิจการ ค่าที่ปรึกษา ค่าธรรมเนียมราชการต่างๆ หรือค่าใช้จ่ายอื่นใดที่เกิดขึ้นก่อนที่ธุรกิจจะเริ่มดำเนินการ

และส่วนสุดท้ายจะเป็นเรื่องของค่าใช้จ่ายด้านเงินทุนหมุนเวียน รวมถึงค่าใช้จ่ายต่างๆของธุรกิจเมื่อเริ่มดำเนินการไปแล้ว เช่น ค่าวัตถุดิบ ค่าสินค้าซื้อมาเพื่อการผลิตหรือบริการ ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค ค่าโฆษณาประชาสัมพันธ์ต่างๆ ค่าใช้จ่ายด้านค่าแรงหรือเงินเดือน
พนักงาน เป็นต้น

ดังนั้นการจัดทำแผนธุรกิจสำหรับการเริ่มต้นธุรกิจ จึงต้องประมาณการในต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายเริ่มต้นเหล่านี้ให้ถูกต้อง หรือมีความใกล้เคียงกับความเป็นจริงหรือสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคตให้มากที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องของความเข้าใจเกี่ยวกับกระแสเงินสดที่เกิดขึ้นในธุรกิจ ซึ่งในช่วงเริ่มต้นของธุรกิจนั้นจะมีรายการค่าใช้จ่ายต่างๆเกิดขึ้นเป็นจำนวนมาก ในขณะที่รายรับหรือรายได้ของธุรกิจจะมีจำนวนน้อย เนื่องจากลูกค้ายังไม่รู้จักสินค้าหรือบริการของธุรกิจ หรือมาจากระยะเวลาสำหรับเครดิตการค้าในการขายสินค้า ในขณะที่ธุรกิจจำเป็นต้องจ่ายเงินสดในการซื้อวัตถุดิบ สินค้า เนื่องจากเป็นธุรกิจใหม่ยังไม่มีเครดิตหรือความน่าเชื่อถือเพียงพอสำหรับคู่ค้า ค่าแรงหรือเงินเดือนที่ต้องจ่ายให้พนักงานทุกเดือนตั้งแต่เริ่มดำเนินการ

ซึ่งส่วนใหญ่แล้วผู้ประกอบการมักจะไม่ได้มีการวางแผนในเรื่องดังกล่าว ทำให้เงินทุนที่มีส่วนใหญ่หรือเกือบทั้งหมด จะถูกใช้ในการลงทุนในส่วนสินทรัพย์ของกิจการ โดยไม่เหลือในส่วนของค่าใช้จ่ายหรือเงินทุนหมุนเวียนของกิจการเมื่อดำเนินกิจการเลย ทำให้เมื่อธุรกิจดำเนินการไปช่วงเวลาหนึ่งมักประสบปัญหาขาดแคลนเงินสดในการทำธุรกิจอยู่เสมอ หรือมีเงินสดจ่ายมากกว่าเงินสดรับ ทำให้ต้องขอวงเงินสินเชื่อจากทางธนาคารหรือสถาบันการเงิน เนื่องจากการขาดการวางแผนการเงินของธุรกิจที่ดีนั่นเอง ซึ่งเป็นสิ่งที่พบเห็นได้ทั่วไปสำหรับการดำเนินธุรกิจของผู้ประกอบการ SMEs ในปัจจุบัน

ต้องการหาผู้ร่วมลงทุน ในการทำธุรกิจสำหรับผู้ประกอบการที่มีเงินทุนไม่เพียงพอที่จะดำเนินธุรกิจด้วยเงินทุนของตนเองทั้งหมด หรือต้องการขยายกิจการ โดยอาจไม่ต้องการขอวงเงินสินเชื่อจากทางธนาคารหรือสถาบันการเงิน เนื่องจากไม่ต้องการมีภาระหนี้ หรือมีข้อจำกัดของธุรกิจที่ไม่สามารถขอวงเงินสินเชื่อตามปกติได้ หรือข้อจำกัดจากการขาดหลักประกันที่ถือเป็นข้อกำหนดสำคัญ สำหรับการขอวงเงินสินเชื่อในระบบธนาคารหรือสถาบันการเงินของไทย ทำให้การระดมทุนจากแหล่งเงินทุนภายนอกจึงถือเป็นทางเลือกหนึ่งสำหรับผู้ประกอบการ ไม่ว่าจะเป็นจากบุคคลธรรมดา เช่น ญาติ พี่น้อง เพื่อนฝูง หรือนักลงทุนเอกชน รวมถึงจากนิติบุคคลหรือจากกองทุนร่วมลงทุน (Venture capital) ซึ่งอาจเข้ามาในรูปแบบของผู้ถือหุ้นโดยตรง หรือเข้ามาเป็นกรรมการบริหารและผู้ถือหุ้น หรือแม้แต่อยู่ในลักษณะของเจ้าหนี้ก็ตาม

การจัดทำแผนธุรกิจจะใช้เป็นเครื่องมือหนึ่ง ในการแสดงถึงประสิทธิภาพในการบริหารจัดการธุรกิจ และแสดงให้เห็นถึงผลตอบแทนของธุรกิจ ผู้ลงทุนจะได้รับ จากการเข้าหุ้นหรือร่วมลงทุนในธุรกิจ รวมถึงสามารถใช้เป็นข้อตกลงระหว่างคู่สัญญาหรือผู้เกี่ยวข้อง ทั้งภายในหรือภายนอกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นระหว่างธุรกิจกับผู้ถือหุ้น ระหว่างธุรกิจกับผู้ลงทุน ระหว่างธุรกิจกับเจ้าหนี้ ระหว่างธุรกิจกับคู่ค้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าผู้ลงทุนซึ่งอาจเป็นผู้ถือหุ้นนั้น ไม่ได้มีส่วนร่วมในการบริหารจัดการธุรกิจโดยตรงหรือเป็นบุคคลภายนอก

เนื่องจากแผนธุรกิจจะระบุเกี่ยวกับกลยุทธ์ต่างๆในการดำเนินการของธุรกิจ ขั้นตอน ระยะเวลาการดำเนินการ ค่าใช้จ่าย งบประมาณ ซึ่งถ้าแผนธุรกิจได้มีการระบุถึงสิ่งที่จะดำเนินการต่างๆนั้นอย่างชัดเจน ก็จะเป็นเหมือนกับข้อตกลงในการปฏิบัติระหว่างธุรกิจกับผู้เกี่ยวข้อง ว่าธุรกิจจะดำเนินการอะไรบ้าง มีการตัดสินใจใดๆที่ส่งผลผูกพันหรือมีผลกระทบกับธุรกิจหรือผู้ถือหุ้น ซึ่งจะเป็นการช่วยลดความขัดแย้งระหว่างผู้เกี่ยวข้องได้เป็นอย่างดี

ดังนั้นการจัดทำแผนธุรกิจในช่วงเวลาที่ต้องการหาผู้ร่วมลงทุน จึงต้องให้ความสำคัญเกี่ยวกับการแสดงถึงเงื่อนไขต่างๆ เกี่ยวกับผลตอบแทนจากการลงทุนอย่างชัดเจนสำหรับผู้ลงทุนทั่วไป ว่าจะได้รับผลตอบแทนในลักษณะใด หรือเป็นจำนวนเท่าใด หรือแสดงให้เห็นถึงขั้นตอนการถอนตัว (Exit) ของธุรกิจจากกองทุนร่วมลงทุน ว่าธุรกิจจะมีการดำเนินการอย่างไร ถ้าเป็นการระดมทุนจากกองทุนร่วมลงทุน เป็นต้น เนื่องจากถือเป็นประเด็นสำคัญสำหรับการพิจารณาในการเข้าร่วมลงทุนของธุรกิจ
มีการลงทุนใหม่ในกิจการ ในเวลาธุรกิจที่จะมีการลงทุนใหม่สำหรับกิจการที่ดำเนินการอยู่เดิม เช่น การสร้างโรงงานใหม่ การซื้อเครื่องจักรใหม่ ออกผลิตภัณฑ์ใหม่ ขยายสาขาใหม่ในประเทศ หรือเปิดสาขาในต่างประเทศ เป็นต้น การจัดทำแผนธุรกิจในช่วงเวลาดังกล่าวนี้ ถือเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องมีการจัดทำขึ้นเช่นเดียวกัน โดยอาจเริ่มต้นจัดทำในรูปแบบของการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการก่อน แล้วจึงค่อยปรับหรือลงรายละเอียดในแผนธุรกิจก็เป็นได้ ซงโดยส่วนใหญ่แล้วเพื่อใช้พิจารณาถึงความคุ้มค่าในการลงทุน

แต่ประเด็นสำคัญที่แท้จริงจะอยู่ที่การจัดทำแผนธุรกิจสำหรับการลงทุนใหม่ในกิจการนั้น ใช้เพื่อการวางแผนของธุรกิจให้มีประสิทธิภาพเพื่อรองรับต่อการลงทุนที่จะเกิดขึ้น เช่น แผนงานด้านบุคลากร ที่ต้องพิจารณาถึงจำนวนหรือความพร้อมในด้านประสิทธิภาพการทำงาน ว่าสอดคล้องและรองรับต่อการลงทุนใหม่หรือไม่ ไม่ว่าจะเป็นบุคลากรด้านการผลิต หรือด้านการตลาด เป็นต้น แผนงานด้านการตลาดว่ากลยุทธ์ทางการตลาดที่ดำเนินการอยู่นั้น เหมาะสมและมีประสิทธิภาพต่อสภาพการตลาดของธุรกิจ ที่อาจเปลี่ยนแปลงไปอันมาจากการลงทุนใหม่นั้นหรือไม่ แผนงานด้านการผลิตหรือบริการ ที่ต้องพิจารณาว่าจากการลงทุนใหม่นั้น เป้าหมายการผลิตหรือบริการของธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไร ต้นทุนค่าใช้จ่ายต่างๆมีการเปลี่ยนแปลงในลักษณะใด และแผนงานด้านการเงิน ที่ต้องพิจารณาว่าจากการลงทุนใหม่นั้น เงินทุนที่ใช้ในการลงทุนใหม่นั้นส่งผลกระทบต่อกิจการอย่างไร ทั้งในแง่ของการบริการเงินทุนหมุนเวียน ที่ธุรกิจอาจต้องมีการใช้เงินทุนหมุนเวียนมากขึ้น ซึ่งเป็นผลจากการลงทุนใหม่นั้น ปริมาณเงินสดที่มีอยู่ของธุรกิจจะมีความเพียงพอต่อการลงทุนหรือไม่

ซึ่งถ้าไม่เพียงพอธุรกิจจะจัดหาแหล่งเงินทุนจากแหล่งใด ไม่ว่าจะเป็นการใช้แหล่งเงินทุนภายในกิจการเอง เช่น จากผู้ถือหุ้น จากกำไรสะสมของกิจการ หรือจากแหล่งเงินทุนภายนอก เช่น เงินกู้จากทางธนาคารหรือสถาบันการเงิน เพื่อดูว่าเงินทุนจากแหล่งเงินทุนใดที่จะก่อประโยชน์สูงสุดต่อธุรกิจ ซึ่งถ้าผู้ประกอบการได้มีการวางแผนและจัดทำแผนธุรกิจที่ดีและมีประสิทธิภาพ ในการรองรับการลงทุนที่เกิดขึ้น ธุรกิจก็จะไม่ประสบปัญหาและสามารถบริหารหรือดำเนินการได้อย่างราบรื่น หรือถ้าเกิดปัญหาขึ้นแผนธุรกิจที่จัดทำขึ้น ก็จะเป็นเครื่องมือในการเตรียมความพร้อมล่วงหน้าสำหรับธุรกิจ ในการกำหนดวิธีการหรือแนวทางในการแก้ไขปัญหา ที่อาจเกิดขึ้นจากการลงทุนได้อย่างเหมาะสม

การเข้ารับการอบรม ในช่วงเวลาที่เข้ารับการอบรมในโครงการต่างๆ เช่น โครงการเสริมสร้างผู้ประกอบการใหม่ (New Entrepreneur Creation – NEC) หรือโครงการบ่มเพาะวิสาหกิจ (Business Incubation) การจัดทำแผนธุรกิจถือเป็นหัวข้อสำคัญหรือข้อบังคับของโครงการ ที่ผู้ประกอบการที่เข้ารับ
การอบรมจะต้องมีการจัดทำแผนและนำเสนอแผนธุรกิจ โดยวัตถุประสงค์ของการจัดทำแผนธุรกิจเพื่อต้องการให้ผู้ประกอบการที่เข้าอบรม สามารถประยุกต์ความรู้ที่ได้จากการอบรมมาใช้ในการวางแผนธุรกิจของตนเอง ไม่ว่าจะเป็นแนวคิดต่างๆในการเป็นผู้ประกอบการ การบริหารจัดการธุรกิจ การบริหารทรัพยากรบุคคล การตลาด การผลิตหรือบริการ การเงิน การจัดทำระบบบัญชี กฎหมายต่างๆที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ เป็นต้น ซึ่งผู้ประกอบการควรจะสามารถรวบรวมและประมวลความรู้เหล่านี้ มาใช้ในการวางแผนธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมีความคุ้นเคยในรูปแบบของการจัดทำแผนธุรกิจที่เป็นมาตรฐานอย่างถูกต้อง

ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจที่ยังไม่เริ่มดำเนินการ หรือแม้แต่จะเป็นธุรกิจที่มีอยู่เดิมก็ตาม แต่ที่ปรากฎอยู่เสมอก็คือผู้ประกอบการที่เข้ารับการอบรมส่วนใหญ่ ไม่สามารถจะจัดทำแผนธุรกิจได้อย่างถูกต้อง ทั้งที่รายละเอียดหรือสิ่งต่างๆที่จำเป็นต้องระบุไว้ในแผนธุรกิจ ก็ล้วนแล้วแต่เป็นเนื้อหาในวิชาหรือหัวข้อต่างๆจากการอบรมนั่นเอง ซึ่งสาเหตุสำคัญมักมาจากการที่ผู้ประกอบการไม่สามารถรวบรวมความรู้ที่ได้จากการอบรม มาประยุกต์ในการวางแผนในทางปฏิบัติ หรือไม่สามารถนำทฤษฎีจากการเรียนการสอนการอบรม มาใช้ในการวางแผนธุรกิจจริงของตนเองได้

ดังนั้นแผนธุรกิจส่วนใหญ่ของผู้ประกอบการที่เข้าอบรมในโครงการเหล่านี้ จึงมักมีการระบุสิ่งที่จะดำเนินการที่ไม่มีความสอดคล้องกับสภาพความเป็นจริงของธุรกิจ เน้นหนักด้านทฤษฎีต่างๆโดยไม่มีเหตุผลรองรับ ซึ่งสร้างความไม่น่าเชื่อถือในประสิทธิภาพของการวางแผนธุรกิจ หรืออาจเป็นการคัดลอกแผนธุรกิจที่มีเผยแพร่อยู่ในแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่เป็นธุรกิจเดียวกันกับของตนเองมาใช้นำเสนอต่อโครงการ หรือเพียงกรอกหัวข้อให้ครบตามโครงสร้างของแผนธุรกิจ เพียงเพื่อให้จบหลักสูตรตามที่ทางโครงการกำหนดเท่านั้น

ทั้งนี้อาจเนื่องจากในช่วงเวลาที่ต้องมีการจัดทำแผนธุรกิจ มักจะอยู่ในช่วงท้ายของโครงการ ทำให้มีระยะเวลาที่กระชั้นหรือสั้นจนเกินไป สำหรับผู้ประกอบการที่ขาดการเตรียมพร้อม โดยเฉพาะถ้าทางโครงการไม่มีความเข้มงวดในการให้ผู้ประกอบการเรียนรู้ถึงความสำคัญของแผนธุรกิจ กระบวนการจัดทำแผนธุรกิจที่ถูกต้อง การเก็บและการรวบรวมข้อมูลต่างๆเพื่อใช้ในการจัดทำแผนธุรกิจ จึงทำให้ผู้ประกอบการที่ไม่ตระหนักถึงความสำคัญของการจัดทำแผนธุรกิจและไม่มีข้อมูลเพียงพอ จะไม่สามารถจัดทำแผนธุรกิจของตนเองได้ในระยะเวลาจำกัด จึงจำเป็นต้องใช้วิธี “ทางลัด” ตามที่กล่าวมา แต่การกระทำหรือการใช้วิธี “ทางลัด” ดังกล่าวนี้จะไม่ก่อประโยชน์ใดๆ ให้กับผู้ประกอบการที่เข้ารับการอบรมเลย

ดังนั้นการจัดทำแผนธุรกิจในช่วงเวลาที่เข้ารับการอบรมนั้น ผู้ประกอบการควรให้ความสำคัญกับการที่จะนำความรู้ต่างๆที่ได้รับการอบรมมาประยุกต์ ให้มีความเป็นไปได้และเหมาะสมกับธุรกิจอย่างแท้จริง ซึ่งข้อดีของการจัดทำแผนธุรกิจในช่วงเวลาที่เข้ารับการอบรมนั้นก็คือ ถ้าผู้ประกอบการมีข้อสงสัยหรือข้อติดขัดต่างๆ สามารถที่จะสอบถามหรือขอข้อแนะนำ จากวิทยากรหรือที่ปรึกษาของโครงการ ในการปรับปรุงแผนธุรกิจให้มีประสิทธิภาพมากที่สุดได้ และเกิดประโยชน์ที่สุดต่อธุรกิจของตนเอง

รวมถึงการนำเสนอแผนธุรกิจต่อคณะกรรมการหรือผู้ทรงคุณวุฒินั้น จะเป็นสิ่งที่ช่วยให้ผู้ประกอบการมีความคุ้นเคย ในการนำเสนอแผนธุรกิจต่อบุคคลภายนอก ซึ่งสามารถนำไปใช้ในการนำเสนอแผนธุรกิจในโลกธุรกิจจริง เช่น การนำเสนอ ต่อเจ้าหน้าที่ธนาคารหรือสถาบันการเงิน และข้อคิดเห็น ข้อแนะนำ ประเด็นคำถามต่างๆ จากคณะกรรมการหรือผู้ทรงคุณวุฒินั้น ถ้าผู้ประกอบการนำไปใช้ปรับปรุงในการวางแผนธุรกิจ จะเป็นสิ่งที่เป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อตัวธุรกิจหรือผู้ประกอบการเองในอนาคต เพราะแผนธุรกิจที่ได้ปรับปรุงอย่างถูกต้องสมบูรณ์นี้ จะเป็นเครื่องมือช่วยในการวางแผนบริหารจัดการธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถนำไปใช้ในวัตถุประสงค์อื่นได้อย่างหลากหลายในอนาคต ถ้าผู้ประกอบการต้องการหรือมีความจำเป็น ดังนั้นในช่วงเวลาของการอบรมดังกล่าวนี้ผู้ประกอบการที่เข้ารับการอบรม ควรตระหนักถึงความสำคัญของการจัดทำแผนธุรกิจ และใช้ช่วงเวลาดังกล่าวให้คุ้มค่าและเกิดประโยชน์ต่อตนเองให้มากที่สุด

มีการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี ในช่วงเวลาที่มีการเปลี่ยนแปลงสำคัญของเทคโนโลยีเกิดขึ้นในอุตสาหกรรมหรือในธุรกิจ เช่น มีเทคโนโลยีการผลิตสินค้าแบบใหม่ มีเครื่องจักรแบบใหม่ มีกระบวนการใหม่ๆด้านเทคโนโลยีที่ช่วยให้ผลิตภัณฑ์หรือสินค้ามีคุณภาพมากกว่าเดิม ธุรกิจควรมีการจัดทำแผนธุรกิจเพื่อประเมินว่า จากการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีดังกล่าว จะส่งผลต่อธุรกิจอย่างไร เช่น ถ้าธุรกิจคู่แข่งมีการลงทุนในเทคโนโลยีดังกล่าว อาจทำให้ผลิตภัณฑ์หรือสินค้าของคู่แข่งมีคุณภาพดีกว่า หรือสามารถตั้งราคาได้ต่ำกว่าผลิตภัณฑ์หรือสินค้าของผู้ประกอบการ

ซึ่งย่อมส่งผลให้รายได้ของธุรกิจลดลง หรือผลิตภัณฑ์หรือสินค้าของผู้ประกอบการไม่สามารถแข่งขันกับธุรกิจอื่นได้ ถ้ายังคงใช้รูปแบบการดำเนินการโดยใช้แรงงานหรือทักษะของบุคลากรเป็นหลัก หรือยังมีการใช้เทคโนโลยีการผลิตแบบเดิมอยู่ ซึ่งอาจล้าสมัยเมื่อเทียบกับเทคโนโลยีแบบใหม่ดังกล่าว หรือในทางกลับกันถ้าธุรกิจเลือกที่จะลงทุนในเทคโนโลยีแบบใหม่ดังกล่าว จะมีความคุ้มค่ากับการลงทุนหรือไม่ เช่น สามารถลดจำนวนแรงงานลงได้ ลดเวลาในกระบวนการในการผลิตลง ผลิตภัณฑ์หรือสินค้ามีคุณภาพที่ดีขึ้น ผลิตภัณฑ์หรือสินค้ามีมาตรฐานมากขึ้น ผลิตภัณฑ์หรือสินค้ามีราคาที่ต่ำลง ซึ่งก็ถือได้ว่าเป็นการสร้างความได้เปรียบด้านการแข่งขันประการหนึ่ง

นอกจากนี้ยังอาจรวมถึงเทคโนโลยีแบบอื่นๆ ที่แม้ว่าจะไม่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการของธุรกิจโดยตรง แต่การนำเทคโนโลยีดังกล่าวมาใช้อาจเป็นการช่วยลดต้นทุน หรือช่วยให้การบริหารจัดการธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การใช้ Software ด้านบริหารจัดการองค์กร การใช้ Software ด้านบริหารทรัพยากรในองค์กร การใช้เทคโนโลยี RFID เพื่อควบคุมจำนวนสต๊อคสินค้าคงเหลือ เป็นต้น ดังนั้นการจัดทำแผนธุรกิจในช่วงเวลาที่มีการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี อาจมุ่งเน้นที่การวางแผนงานเกี่ยวกับทางเลือกต่างๆที่อาจเกิดขึ้น จากการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี ไม่ว่าจะเป็นสิ่งที่เกิดจากฝั่งของคู่แข่งขัน หรือจากฝั่งของธุรกิจเอง เพื่อแสวงหาคำตอบที่เหมาะสมที่สุดในการดำเนินการ หรือใช้ในการตัดสินใจของธุรกิจ

สูญเสียลูกค้าสำคัญ ในช่วงเวลาที่ธุรกิจสูญเสียลูกค้าสำคัญของธุรกิจไปให้กับธุรกิจอื่น หรือโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นการสูญเสียให้กับธุรกิจที่เป็นคู่แข่ง และลูกค้าสำคัญดังกล่าวถือเป็นลูกค้าหลักที่สร้างรายได้ส่วนใหญ่ให้กับธุรกิจ หรือการสูญเสียลูกค้าดังกล่าวนี้อาจส่งผลให้ธุรกิจประสบปัญหาทางการเงินขึ้น การจัดทำแผนธุรกิจหรือทบทวนแผนธุรกิจที่มีอยู่ จะถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการ ประเมินสภาพของกิจการว่าจะดำเนินการแก้ไขปัญหาดังกล่าวอย่างไร โดยส่วนที่ต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษ คือแผนงานด้านการตลาดโดยเฉพาะด้านแผนปฏิบัติการ เช่น วิธีการหาลูกค้าใหม่เพื่อทดแทนลูกค้าเดิม หรือสร้างยอดขายให้เพิ่มขึ้นเพื่อชดเชยรายรับที่สูญเสียไปจากฐานลูกค้าเดิมที่ยังมีอยู่ และการรักษาลูกค้าเดิมที่มีอยู่มิให้สูญเสียไปอีก เป็นต้น

นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับแผนงานด้านการผลิตและแผนงานด้านบริการ ที่อาจต้องมีการเปลี่ยนแปลงเป้าหมายการผลิตหรือบริการให้สอดคล้องกับจำนวนลูกค้าที่มีอยู่ การควบคุมต้นทุนค่าใช้จ่ายต่างๆให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด เพื่อรักษาอัตราผลกำไรหรือผลประกอบการของธุรกิจ ให้อยู่ในระดับที่ไม่ก่อให้เกิดปัญหาขึ้นในธุรกิจ หรืออยู่ในระดับที่ควบคุมได้ ซึ่งล้วนแล้วแต่เป็นเรื่องสำคัญที่การวางแผนและการจัดทำแผนธุรกิจอย่างถูกต้อง จะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจในช่วงเวลาดังกล่าว

เปลี่ยนแปลงการบริหาร ในช่วงเวลาที่ธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงการบริหาร ไม่ว่าจากสภาพการเปลี่ยนแปลงในรูปแบบการดำเนินกิจการตามกฎหมาย เช่น จากการดำเนินธุรกิจแบบบุคคลธรรมดา ไปสู่การดำเนินธุรกิจในรูปของนิติบุคคล หรือแม้แต่ในกรณีที่เป็นนิติบุคคลประเภทห้างหุ้นส่วนจำกัดไปสู่บริษัทจำกัดก็ตาม เพราะอาจมีข้อกำหนดบางอย่างซึ่งจะมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในการดำเนินการของธุรกิจ เช่น รูปแบบโครงสร้างองค์กร กระบวนการหรือขั้นตอนทางกฎหมายที่เกิดขึ้น โดยเฉพาะทางด้านภาษีหรือต้นทุนค่าใช้จ่ายต่างๆ รวมถึงระบบบัญชีที่เกี่ยวข้อง ซึ่งอาจเกิดผลทั้งด้านบวกหรือด้านลบกับธุรกิจ เช่น ธุรกิจสามารถนำค่าใช้จ่ายมาหักภาษีได้ตามที่เกิดขึ้นจริง

แต่ขณะเดียวกันก็ต้องมีเอกสารรับรองที่ถูกต้องตามกฎหมาย สิทธิประโยชน์ต่างๆทางภาษีที่ได้รับจากการประกอบธุรกิจ แทนที่จะเป็นการหักแบบเหมาจ่ายเหมือนเดิม แต่ก็จะเกิดต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการจัดทำระบบบัญชี การยื่นแบบรายการเพื่อเสียภาษี รวมถึงค่าใช้จ่ายอื่นๆอีกบางส่วน หรือในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงในโครงสร้างการบริหาร เช่น จากระบบการบริหารแบบครอบครัวไปสู่ระบบการบริหารโดยใช้มืออาชีพ การมีผู้ถือหุ้นรายใหม่เข้ามือถือหุ้นในกิจการ ที่อาจมีข้อตกลงในอำนาจการบริหารจัดการ การให้ผลตอบแทนหรือสิทธิประโยชน์ต่างๆ

ซึ่งส่งผลต่อรูปแบบการบริหารจัดการแบบเดิม การจัดทำแผนธุรกิจที่ได้มีการวางแผนให้สอดคล้องกับสภาพธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป รวมถึงการวางแผนงานที่สอดรับต่อการเปลี่ยนแปลงต่อลักษณะการดำเนินการ หรือการบริหารจัดการของธุรกิจ เช่นการวางแผนระบบการดำเนินการด้านบุคลากร การบริหารจัดการภายใน แผนงานต่างๆของธุรกิจ ขั้นตอนตามข้อกฎหมาย หรือการใช้งบประมาณต่างๆ เป็นต้น จึงเป็นสิ่งที่จะช่วยในการบริหารจัดการธุรกิจให้มีประสิทธิภาพ และไม่เกิดข้อขัดแย้งระหว่างกัน นอกจากนี้ในกรณีการเปลี่ยนแปลงการบริหารดังกล่าวนี้ ยังอาจรวมถึงการที่ผู้บริหารหลักของธุรกิจได้ลาออกจากธุรกิจไปอีกด้วย

ซึ่งอาจจะไม่ส่งผลกระทบให้เกิดขึ้นกับธุรกิจเลย หรือมีผลกระทบเพียงเล็กน้อยสำหรับบางธุรกิจ แต่ในบางกรณีถ้ามีความเป็นไปได้ว่าผู้บริหารหลักที่ลาออกจากธุรกิจ จะทำให้รายได้ของธุรกิจลดลง หรือก่อให้เกิดความเสี่ยงขึ้นกับธุรกิจ เช่น อาจดึงลูกค้าสำคัญของธุรกิจไปสู่ธุรกิจคู่แข่งที่ไปอยู่ใหม่ หรือลาออกไปเพื่อทำธุรกิจในลักษณะเดียวกันกับผู้ประกอบการ หรือเป็นผู้บริหารที่รู้ความลับในกระบวนการดำเนินงานสำคัญของธุรกิจ เช่น สูตรการผลิต ความลับในกระบวนการผลิต เทคโนโลยีสำคัญ หรือเป็นความชำนาญเฉพาะทางที่ถือเป็นหัวใจของธุรกิจ การประเมินความเสี่ยงต่างๆที่อาจเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงการบริหารในแผนธุรกิจ ก็จะเป็นส่วนช่วยให้ธุรกิจมีการวางแผนเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงได้อย่างมีประสิทธิภาพได้เช่นกัน

รายได้ลดต้นทุนเพิ่ม ในช่วงเวลาที่ธุรกิจรายได้ของธุรกิจลดลงในขณะที่ต้นทุนเท่าเดิม หรือต้นทุนค่าใช้จ่ายของธุรกิจเพิ่มในขณะที่รายได้ของธุรกิจคงเดิม หรือทั้งด้านรายได้ของธุรกิจก็ลดลงและต้นทุนค่าใช้จ่ายก็เพิ่มขึ้น ล้วนแล้วแต่ส่งผลให้ธุรกิจมีผลกำไรที่ลดลง ซึ่งขึ้นอยู่กับอัตราการลดลงของรายได้หรืออัตราการเพิ่มขึ้นของต้นทุนค่าใช้จ่าย การจัดทำแผนธุรกิจจะมีวัตถุประสงค์เพื่อประเมินสภาพการณ์ของธุรกิจว่าภายใต้ภาวะดังกล่าว จะเกิดผลเช่นใดกับธุรกิจ หรือธุรกิจยังสามารถดำเนินการหรืออยู่รอดได้หรือไม่ ดังนั้นแผนธุรกิจที่จัดทำขึ้นจึงอาจมุ่งเน้นการวิเคราะห์ในโครงสร้างด้านการเงินเป็นสำคัญ เช่น มูลค่ายอดขาย โครงสร้างของรายได้ โดยเฉพาะเกี่ยวกับด้านต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายของธุรกิจ เช่น ต้นทุนการผลิต ตั้งแต่ต้นทุนวัตถุดิบ ต้นทุนสินค้าซื้อมาเพื่อการผลิต ค่าใช้จ่ายด้านการผลิต ค่าแรงงานการผลิต ค่าใช้จ่ายในส่วนการขายและการบริหารต่างๆ

โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อพิจารณาว่าในกรณีที่รายได้ลดลงนั้นมีผลกระทบด้านการเงินอย่างไร หรือสามารถที่จะควบคุมต้นทุนค่าใช้จ่ายเช่นใด หรือสามารถจัดสรรการใช้เงินทุนของกิจการอย่างไร จึงจะเกิดประสิทธิภาพสูงสุดหรือเกิดปัญหาน้อยที่สุดกับธุรกิจ เพื่อยังคงรักษาอัตราผลกำไรของธุรกิจให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้ โดยงบกระแสเงินสดถือเป็นงบการเงินสำคัญที่ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษ เนื่องจากในกรณีที่เกิดผลกระทบจากการที่ธุรกิจมีรายได้ลดลงและต้นทุนเพิ่มขึ้น สิ่งแรกที่จะเกิดผลกระทบขึ้นคือเรื่องของกระแสเงินสดในกิจการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าธุรกิจยังคงมีภาระหนี้กับสถาบันการเงิน การให้ความสำคัญเกี่ยวกับกับจำนวนกระแสเงินสด ให้อยู่ในระดับเพียงพอและเหมาะสมที่จะชำระหนี้เงินกู้ให้เป็นไปตามสัญญา ถือเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากในช่วงภาวะที่ธุรกิจมีรายได้ลดลงและต้นทุนเพิ่มขึ้น ธุรกิจมักเกิดการผิดนัดชำระหนี้กับธนาคารหรือสถาบันการเงินได้โดยง่าย ซึ่งจะกลายเป็นปัญหาผูกพันที่แก้ไขได้ยาก ถ้าไม่มีการเตรียมตัวในการวางแผนและจัดทำแผนธุรกิจไว้ก่อนล่วงหน้าทันทีที่เริ่มเกิดภาวะดังกล่าวขึ้น

ดำเนินการไม่เป็นไปตามเป้าหมาย ในกรณีที่ธุรกิจไม่สามารถดำเนินการให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ เมื่อได้มีการประเมินผลการดำเนินงานจากแผนงานที่กำหนด โดยเฉพาะเป้าหมายระยะสั้น เช่น ยอดขายต่ำกว่าเป้าหมาย จำนวนลูกค้าลดลง ปริมาณสินค้าคืนมากขึ้น กระบวนการในการผลิตกินระยะเวลานานกว่าที่วางแผนเหล่านี้ การจัดทำแผนธุรกิจหรือการปรับปรุงแผนธุรกิจที่มีอยู่ถือเป็นสิ่งหนึ่งที่จะช่วยในการวิเคราะห์ถึงสาเหตุ และแนวทางแก้ไขปรับปรุงในสิ่งที่เกิดขึ้นได้ โดยการพิจารณาหรือจัดทำแผนอาจมุ่งเน้นในแผนการปฏิบัติหรือแผนดำเนินการ (Action plan) ในรายละเอียดต่างๆของแผนงานต่างๆของธุรกิจว่าถูกต้อง หรือมีความสอดคล้องเชื่อมโยงกันอย่างเหมาะสมหรือไม่ หรือเป็นการค้นหาในส่วนของปัญหาและสาเหตุแห่งปัญหา (Problems and causes) ที่เกิดขึ้นนั้น ว่าเป็นสิ่งที่ทำให้ธุรกิจไม่สามารถดำเนินการตามเป้าหมายใช่ หรือไม่ เพื่อที่จะได้สามารถปรับปรุงกระบวนการดำเนินงานต่างๆให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น รวมถึงจะได้ไม่ส่งผลกระทบไปยังเป้าหมายระยะกลาง หรือระยะยาวของธุรกิจที่ตั้งเป้าหมายไว้ในอนาคตอีกด้วย

ธุรกิจแข่งขันอย่างรุนแรง ในสภาวะปัจจุบันที่ธุรกิจมีการแข่งขันอย่างรุนแรง ทั้งจากคู่แข่งในประเทศหรือจากต่างประเทศ การจัดทำแผนธุรกิจถือเป็นสิ่งสำคัญในช่วงเวลานี้ เนื่องจากในหัวข้อต่างๆในโครงสร้างของแผนธุรกิจ ตั้งแต่การกำหนดแนวคิดในการดำเนินธุรกิจ การวิเคราะห์สภาวะตลาดและอุตสาหกรรม ข้อมูลคู่แข่งขันและสภาพการแข่งขัน ปัจจัยเสี่ยงหรือผลกระทบต่างๆที่อาจเกิดขึ้นกับธุรกิจ การกำหนดกลยุทธ์ทางการตลาดที่มีประสิทธิภาพ การกำหนดแผนงานด้านการผลิตหรือบริการ การวางแผนในการบริหารทางการเงินที่มีประสิทธิภาพ รายละเอียดต่างๆเหล่านี้ในแผนธุรกิจถ้าผู้ประกอบการได้มีการวางแผนและจัดทำอย่างถูกต้อง ก็จะเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับผู้ประกอบการ ในการวิเคราะห์และวางแผนงานต่างๆในการรับมือต่อสภาพการแข่งขัน หรือการสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันขึ้นสำหรับธุรกิจ เพื่อให้สามารถอยู่รอดและเติบโตได้ในภาวะการแข่งขันเช่นในภาวะปัจจุบันนี้ ที่ผู้ประกอบการไทยไม่สามารถใช้ข้อได้เปรียบด้านทรัพยากรและแรงงานราคาต่ำเหมือนในอดีต

สุดท้ายนี้หวังว่ารายละเอียดทั้งหมดของเนื้อหาเรื่องของเวลาที่ควรจัดทำแผนธุรกิจ จะเป็นประโยชน์ต่อผู้ประกอบการ ให้ตระหนักถึงความสำคัญของการจัดทำแผนธุรกิจในช่วงเวลาต่างๆ โดยมิใช่จัดทำเมื่อต้องการวงเงินสินเชื่อ หรืออยู่ในภาวะบังคับให้ต้องจัดทำเมื่อเข้ารับการอบรม ซึ่งการจัดทำแผนธุรกิจนั้นเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจและผู้ประกอบการ ดังนั้นอย่ารีรอที่จะจัดทำแผนธุรกิจถ้าท่านยังไม่เคยจัดทำแผนธุรกิจมาก่อน หรือนำเอาแผนธุรกิจที่มาอยู่มาทบทวนปรับปรุงให้เหมาะสม เพื่อการพัฒนาประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจและสร้างความเข้มแข็งเติบโตอย่างยั่งยืนในอนาคต

รัชกฤช คล่องพยาบาล
ที่ปรึกษา SMEs ด้านการเงินและการร่วมลงทุน
ฝ่ายประสานและบริการ SMEs สำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (สสว.)